Πώς να προσθέσετε μια επαφή στο Microsoft Outlook 2019

Όταν δεν είναι αυτό που ξέρεις αλλά ποιος ξέρεις, χρειάζεσαι ένα καλό εργαλείο για να παρακολουθείς ποιος είναι ποιος. Το Microsoft Outlook 2019 είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη διαχείριση των ονομάτων και των διευθύνσεών σας και είναι εξίσου εύκολο στη χρήση με το «μικρό μαύρο βιβλίο» σας.

Για να εισαγάγετε μια νέα επαφή, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Άτομα στη γραμμή πλοήγησης για να μεταβείτε στη μονάδα Άτομα εάν χρειάζεται.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα επαφή στην καρτέλα Αρχική σελίδα της Κορδέλας.

Ανοίγει η φόρμα καταχώρισης νέας επαφής.

3. Συμπληρώστε τα κενά στη φόρμα.

Το παρακάτω σχήμα δείχνει ένα παράδειγμα.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο στην Κορδέλα.

Presto — έχετε μια λίστα επαφών.

Συμπληρώστε τη φόρμα για να δημιουργήσετε την επαφή.

Η δυνατότητα Επαφές του Outlook μπορεί να είναι κάτι πολύ περισσότερο από ένα φυσικό βιβλίο διευθύνσεων — εάν γνωρίζετε τα σχοινιά.

Αν θέλετε, μπορείτε να εισαγάγετε πολλές λεπτομέρειες για κάθε άτομο στη λίστα Επαφών σας και να επιλέξετε από κυριολεκτικά δεκάδες επιλογές, αλλά αν το μόνο που κάνετε είναι να εισάγετε τα βασικά και να προχωρήσετε, δεν πειράζει. Εάν είστε πιο λεπτομέρεια, ακολουθεί ο τρόπος για να εισάγετε κάθε σημείωση και τίτλο για κάθε εγγραφή επαφής:

1. Στη λειτουργική μονάδα People, κάντε κλικ στο κουμπί Νέα επαφή.

Ανοίγει η νέα φόρμα επικοινωνίας.

Για να είστε πολύ γρήγοροι, πατήστε Ctrl+N για να δείτε τη φόρμα επικοινωνίας.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Πλήρες όνομα.

Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος πλήρους ονόματος, όπως φαίνεται εδώ.

Το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος πλήρους ονόματος.

3. Κάντε μερικά ή όλα τα παρακάτω:

• Κάντε κλικ στο τρίγωνο (που ονομάζεται κουμπί κύλισης προς τα κάτω ) στη δεξιά άκρη του πλαισίου κειμένου Τίτλος. Είτε επιλέξτε έναν τίτλο (όπως κ. , κα , ή δόκτωρ ) από τη λίστα που εμφανίζεται ή πληκτρολογήστε έναν (όπως Reverend , Guru ή Swami ).
• Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Πρώτο και πληκτρολογήστε το όνομα της επαφής.
• Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Μεσαίο και πληκτρολογήστε το μεσαίο αρχικό της επαφής (εάν υπάρχει). Εάν δεν υπάρχει μεσαίο αρχικό, μπορείτε να αφήσετε αυτό το πλαίσιο κενό. Αυτό είναι επίσης ένα καλό μέρος για να βάλετε πλήρη μεσαία ονόματα εάν θέλετε.
• Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Τελευταίο και πληκτρολογήστε το επώνυμο της επαφής.
• Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Επίθημα. Διαλέξτε μια επιλογή (όπως Jr. ή III ) ή πληκτρολογήστε μία στο πλαίσιο (όπως Ph.D. , DDS ή BPOE ).

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος πλήρους ονόματος κλείνει και επιστρέφετε στη φόρμα νέας επαφής, όπου το όνομα που εισαγάγατε βρίσκεται στα πλαίσια κειμένου Πλήρες όνομα και Αρχείο ως.

5. Κάντε κλικ στο κατάλληλο πλαίσιο και εισαγάγετε τις πληροφορίες που ζητούνται στη φόρμα Νέας Επικοινωνίας.

Εάν οι πληροφορίες δεν είναι διαθέσιμες — για παράδειγμα, εάν η επαφή δεν έχει τίτλο εργασίας — αφήστε το πλαίσιο κενό. Ένα τρίγωνο μετά το πλαίσιο σημαίνει ότι υπάρχουν περισσότερες επιλογές. Εάν η επιλογή σας δεν αναφέρεται, πληκτρολογήστε την στο πλαίσιο.

• Εάν έχετε εισαγάγει ένα όνομα στο πλαίσιο Πλήρες όνομα, το πλαίσιο Αρχείο ως θα εμφανίζει ήδη αυτό το όνομα.

• Εάν θέλετε αυτό το άτομο να καταχωριστεί με κάτι διαφορετικό από το όνομά του, κάντε κλικ στο πλαίσιο Αρχείο ως και πληκτρολογήστε την ονομασία που προτιμάτε. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να καταχωρήσετε το όνομα του οδοντιάτρου σας με τον όρο Οδοντίατρος και όχι με το όνομα. Εάν τοποθετήσετε τον Οδοντίατρο στο πλαίσιο Αρχείο ως, το όνομα εμφανίζεται κάτω από τον Οδοντίατρο στην αλφαβητική λίστα και όχι κάτω από το ίδιο το όνομα. Οι ονομασίες Πλήρες Όνομα και Αρχείο Ως υπάρχουν στη λίστα επαφών σας. Με αυτόν τον τρόπο (για παράδειγμα), μπορείτε να αναζητήσετε τον οδοντίατρό σας είτε με το όνομα είτε με τη λέξη Οδοντίατρος.

6. Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Email και εισαγάγετε τη διεύθυνση email της επαφής σας.

Εάν η επαφή σας έχει περισσότερες από μία διευθύνσεις email, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Email, όπως φαίνεται εδώ, επιλέξτε Email 2, κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τη δεύτερη διεύθυνση.

Μπορείτε να εισαγάγετε περισσότερες από μία διευθύνσεις email για κάθε άτομο στη λίστα επαφών σας.

7. Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου δίπλα στο πλαίσιο Τηλέφωνο επιχείρησης και πληκτρολογήστε τον αριθμό τηλεφώνου της επιχείρησης της επαφής.

8. Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου δίπλα στο πλαίσιο Τηλέφωνο Οικίας και πληκτρολογήστε τον αριθμό τηλεφώνου του σπιτιού της επαφής.

Για αριθμούς εκτός από τα τηλέφωνα της επιχείρησης και του σπιτιού, κάντε κλικ στο τρίγωνο δίπλα σε μια επιλογή αριθμού, επιλέξτε το είδος του αριθμού που εισάγετε και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τον αριθμό.

Η φόρμα νέας επικοινωνίας έχει τέσσερα μπλοκ αριθμών τηλεφώνου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιονδήποτε από αυτούς για οποιονδήποτε από τους 19 τύπους αριθμών τηλεφώνου που είναι διαθέσιμοι στο αναπτυσσόμενο μενού — όπως φαίνεται εδώ — ανάλογα με τους τύπους αριθμών τηλεφώνου που έχουν οι επαφές σας.

Μπορείτε πάντα να επικοινωνήσετε με την επαφή σας σε έναν από αυτούς τους αριθμούς τηλεφώνου.

9. Κάντε κλικ στο τρίγωνο στην ενότητα Διευθύνσεις για να επιλέξετε τον τύπο της διεύθυνσης που θέλετε να εισαγάγετε.

Μπορείτε να επιλέξετε Business, Home ή Other.

10. Κάντε κλικ στο κουμπί στην ενότητα Διευθύνσεις.

Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος διεύθυνσης.

11. Εισαγάγετε τις ακόλουθες πληροφορίες στα κατάλληλα πλαίσια:

• Δρόμος
• Πόλη
• Πολιτεία/Επαρχία
• Ταχυδρομικός κώδικας
• Χώρα/Περιοχή

Δείτε την παρακάτω εικόνα για μια ματιά σε ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος διεύθυνσης.

Το παράθυρο διαλόγου Έλεγχος διεύθυνσης.

12. Κάντε κλικ στο OK.

Το παράθυρο διαλόγου Έλεγχος διεύθυνσης κλείνει.

13. Στη φόρμα Νέα επαφή, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου This Is the Mailing Address, εάν η διεύθυνση που μόλις εισαγάγατε είναι αυτή που θα χρησιμοποιήσετε για την αποστολή αλληλογραφίας στην επαφή.

14. Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Διεύθυνση ιστοσελίδας και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση μιας σελίδας εάν θέλετε να συνδεθείτε με αυτήν τη σελίδα απευθείας από την Κάρτα διεύθυνσης.

Για να δείτε την ιστοσελίδα μιας επαφής, ανοίξτε την εγγραφή επαφής, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα στην καρτέλα Επαφή της Κορδέλας και επιλέξτε Ιστοσελίδα (ή πατήστε Ctrl+Shift+X). Το πρόγραμμα περιήγησής σας ξεκινά και ανοίγει τη σελίδα.

Στο πρόγραμμα περιήγησής σας, μπορείτε να δείτε μια ιστοσελίδα εισάγοντας τη διεύθυνση URL για τη σελίδα στο πλαίσιο Διεύθυνση. Εάν ένα άτομο ή εταιρεία στη λίστα επαφών του Outlook έχει μια ιστοσελίδα, μπορείτε να εισαγάγετε τη διεύθυνση URL για αυτήν τη σελίδα στο πλαίσιο κειμένου Διεύθυνση ιστοσελίδας.

Το URL είναι ένα φανταχτερό όνομα για τη διεύθυνση μιας σελίδας στον Παγκόσμιο Ιστό. Όταν βλέπετε διαφημίσεις στην τηλεόραση που παραπέμπουν στο www.discovery.com ή στο www.dummies.com, αυτό που βλέπετε είναι ένας Ενιαίος Εντοπιστής Πόρων (ο ακόμα πιο εντυπωσιακός όρος που αντιπροσωπεύει το URL — ουσιαστικά μια διεύθυνση Διαδικτύου).

15. Κάντε κλικ στο πλαίσιο Σημειώσεις κάτω δεξιά στη φόρμα και πληκτρολογήστε οτιδήποτε θέλετε.

Μπορείτε να εισαγάγετε οδηγίες, λεπτομέρειες συνάντησης, τη Διακήρυξη της Ανεξαρτησίας — οτιδήποτε θέλετε (κατά προτίμηση κάτι που μπορεί να σας βοηθήσει στις συναλλαγές σας με την επαφή).

Μορφοποιήστε το κείμενο στο μεγάλο πλαίσιο κειμένου, όπως φαίνεται εδώ, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Μορφοποίηση κειμένου της Κορδέλας και χρησιμοποιώντας τα κουμπιά σε αυτήν την καρτέλα. Τα εργαλεία στην καρτέλα Μορφοποίηση κειμένου είναι ακριβώς όπως αυτά που χρησιμοποιούν όλα τα άλλα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου: γραμματοσειρά, μέγεθος σημείου, έντονη γραφή, πλάγια γραφή, αιτιολόγηση και χρώμα. Επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να μορφοποιήσετε. Μπορείτε να αλλάξετε τη μορφοποίηση ενός μεμονωμένου γράμματος ή ολόκληρου του πλαισίου κειμένου. Δεν μπορείτε να μορφοποιήσετε το κείμενο στα μικρότερα πλαίσια κειμένου δεδομένων στα άλλα μέρη της φόρμας επικοινωνίας — μόνο το κείμενο στο πλαίσιο Σημειώσεις.

Διασκεδάστε με τη μορφοποίηση στο πλαίσιο κειμένου Σημειώσεις.

16. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο στην καρτέλα Επαφή της Κορδέλας.

Αφού εισαγάγετε οτιδήποτε θέλετε ή χρειάζεστε (ή μπορεί να χρειαστεί) να γνωρίζετε για άτομα με τα οποία συναλλάσσεστε στη δουλειά, είστε έτοιμοι να αρχίσετε να ασχολείστε.