Πώς να προσθέσετε επαφές στο Outlook 2019

Το Outlook αναφέρεται στις πληροφορίες που αποθηκεύετε για άτομα και οργανισμούς ως πληροφορίες επικοινωνίας και τις αποθηκεύει σε ένα φάκελο που ονομάζεται Επαφές. Για πρόσβαση στο φάκελο Επαφές, κάντε κλικ στο εικονίδιο Επαφές (που μοιάζει με δύο άτομα) στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου του Outlook.

Ο φάκελος "Επαφές" εμφανίζει κάθε επαφή που έχετε εισαγάγει στο Outlook 2019 .

Αν και η παραπάνω εικόνα δείχνει πολλές επαφές, δεν έχετε καμία όταν ξεκινάτε. Πρέπει να εισάγετε το καθένα ξεχωριστά.

Για να αποθηκεύσετε τα στοιχεία επικοινωνίας κάποιου, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Από το παράθυρο Επαφές, κάντε κλικ στο κουμπί Νέα επαφή στην επάνω αριστερή γωνία.

Εμφανίζεται ένα νέο παράθυρο Untitled – Contact.

Στο βήμα 1, μπορείτε επίσης να επιλέξετε Αρχική σελίδα → Νέα επαφή ή να πατήσετε Ctrl+N για να ξεκινήσετε μια νέα επαφή. Δείτε αυτές τις άλλες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Outlook 2019 .

Συμπληρώστε τις πληροφορίες που θέλετε να αποθηκεύσετε για το άτομο ή τον οργανισμό.

Μπορείτε να συμπληρώσετε όσα ή λίγα θέλετε.

Όσο πιο ολοκληρωμένη κάνετε μια καταχώριση για ένα άτομο, τόσο πιο χρήσιμο μπορεί να είναι το Outlook. Ωστόσο, χρειάζεται περισσότερος χρόνος για να εισαγάγετε όλα τα στοιχεία που απαιτούνται για μια πλήρη εγγραφή από το να εισαγάγετε απλώς ένα όνομα και μια διεύθυνση email. Κανένα από τα πεδία δεν είναι υποχρεωτικό.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο στην Κορδέλα. Η επαφή προστίθεται στη λίστα επαφών σας.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την εισαγωγή στοιχείων επικοινωνίας στο Outlook 2019:

• Ό,τι πληκτρολογήσετε στο πεδίο Πλήρες όνομα αντικαθιστά αμέσως το Untitled στη γραμμή τίτλου του πλαισίου διαλόγου.
• Στο πεδίο Αρχείο ως, καθορίστε τον τρόπο αλφαβητοποίησης αυτής της καταχώρησης. Η προεπιλογή είναι το επώνυμο, επομένως αντιστρέφει ό,τι βάζετε στο πεδίο Πλήρες όνομα. Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε John Doe στο πεδίο Πλήρες όνομα, το Αρχείο ως εμφανίζεται ως Doe, John . Για τα ονόματα των ανθρώπων, αυτός είναι συνήθως ο καλύτερος τρόπος. Ωστόσο, για ένα όνομα εταιρείας (όπως η ACME Corporation), μάλλον δεν θέλετε να αλφαβητιστεί ως Corporation, ACME. Για να το διορθώσετε, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα Αρχείο ως και επιλέξτε ACME Corporation .
• Εάν εισαγάγετε ένα όνομα εταιρείας (στο πεδίο Εταιρεία), υπάρχουν ακόμη περισσότερες επιλογές από τη λίστα Αρχείο ως. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να αλφαβητίσετε με το όνομα της εταιρείας αντί για το άτομο και να βάλετε το άτομο ή το όνομα της εταιρείας σε παρένθεση, όπως παρακάτω:
  • ACME Corporation (Doe, John)
  • Doe, John (ACME Corporation)

• Μπορείτε να αποθηκεύσετε πολλές διευθύνσεις email για το ίδιο άτομο. Σημειώστε ότι το email δεν είναι απλώς μια ετικέτα πεδίου, αλλά και μια αναπτυσσόμενη λίστα. Ανοίξτε τη λίστα και επιλέξτε Email 2, Email 3 και ούτω καθεξής για πρόσθετες διευθύνσεις.
• Όλα τα πεδία Αριθμοί τηλεφώνου έχουν επίσης αναπτυσσόμενες λίστες που σχετίζονται με τις ετικέτες τους. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τέσσερις αριθμούς τηλεφώνου για ένα άτομο και μπορείτε να επιλέξετε ποιες ετικέτες θα φέρει καθένας από αυτούς. Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιστοιχίσετε την ετικέτα Κινητό σε έναν από τους αριθμούς τηλεφώνου.
• Μπορείτε να έχετε τρεις διευθύνσεις για ένα άτομο: Business, Home και Other. Κάντε εναλλαγή μεταξύ τους με την αναπτυσσόμενη λίστα στην ενότητα Διευθύνσεις.
• Όταν εισάγετε μια διεύθυνση αλλά δεν την εισάγετε με τη σωστή μορφή αλληλογραφίας (διεύθυνση, πόλη, πολιτεία και ταχυδρομικός κώδικας), ένα παράθυρο διαλόγου θα σας ζητήσει να τις συμπληρώσετε. Αυτό είναι για τη δική σας προστασία: για να βεβαιωθείτε ότι κάθε διεύθυνση που εισάγετε είναι χρησιμοποιήσιμο.
• Χρησιμοποιήστε το παράθυρο Σημειώσεις για να αποθηκεύσετε τυχόν πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το άτομο που δεν ταιριάζουν με κανένα από τα πεδία.
• Τα προεπιλεγμένα πεδία που εμφανίζονται ονομάζονται πεδία Γενικά. Υπάρχουν περισσότερα διαθέσιμα πεδία. Στην καρτέλα Επαφές, στην ομάδα Εμφάνιση, κάντε κλικ στην επιλογή Λεπτομέρειες για να δείτε άλλα.
• Για να προσαρμόσετε τον τρόπο εμφάνισης των Επαφών σας, επιλέξτε από σύνολα πεδίων διαφορετικά από τα προεπιλεγμένα.