Πώς να προσθέσετε εγγραφές σε λίστες δεδομένων στο Excel 2019

Αφού δημιουργήσετε τα ονόματα των πεδίων στο Excel και μια εγγραφή της λίστας δεδομένων και τα μορφοποιήσετε ως πίνακα , είστε έτοιμοι να αρχίσετε να εισάγετε τα υπόλοιπα δεδομένα του ως εγγραφές στις επόμενες σειρές της λίστας. Ο πιο άμεσος τρόπος για να το κάνετε αυτό στο Excel 2019 είναι να πατήσετε το πλήκτρο Tab όταν ο δρομέας του κελιού βρίσκεται στο τελευταίο κελί της πρώτης εγγραφής. Κάνοντας αυτό, το Excel θα προσθέσει μια επιπλέον σειρά στη λίστα δεδομένων όπου μπορείτε να εισαγάγετε τις κατάλληλες πληροφορίες για την επόμενη εγγραφή.

Όταν κάνετε την εισαγωγή δεδομένων απευθείας σε έναν πίνακα λίστας δεδομένων, πατήστε το πλήκτρο Tab για να προχωρήσετε στο επόμενο πεδίο στη νέα εγγραφή αντί στο πλήκτρο →. Με αυτόν τον τρόπο, όταν ολοκληρώσετε την καταχώριση στο τελευταίο πεδίο της εγγραφής, επεκτείνετε αυτόματα τη λίστα δεδομένων, προσθέτετε μια νέα εγγραφή και τοποθετείτε τον δρομέα κελιού στο πρώτο πεδίο αυτής της εγγραφής. Εάν πατήσετε → για να ολοκληρώσετε την καταχώριση, το Excel απλώς μετακινεί τον κέρσορα κελιού στο επόμενο κελί έξω από τον πίνακα της λίστας δεδομένων.

Χρησιμοποιώντας το κουμπί Φόρμα για να προσθέσετε εγγραφές σε λίστες δεδομένων του Excel

Αντί να εισάγετε τις εγγραφές μιας λίστας δεδομένων απευθείας στον πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα δεδομένων του Excel για να κάνετε τις καταχωρήσεις. Το μόνο πρόβλημα με τη χρήση της φόρμας δεδομένων είναι ότι η εντολή για την εμφάνιση της φόρμας σε ένα φύλλο εργασίας με λίστα δεδομένων δεν αποτελεί μέρος των εντολών Ribbon. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη φόρμα δεδομένων μόνο προσθέτοντας το κουμπί εντολής στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης ή σε μια προσαρμοσμένη καρτέλα Κορδέλα.

Για να προσθέσετε αυτό το κουμπί εντολής στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης του Excel, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης στο τέλος της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Περισσότερες εντολές στο κάτω μέρος του αναπτυσσόμενου μενού.

Το Excel ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel με επιλεγμένη την καρτέλα Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Το κουμπί εντολής Φόρμα που θέλετε να προσθέσετε στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης είναι διαθέσιμο μόνο όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Εντολές όχι στην Κορδέλα στην αναπτυσσόμενη λίστα Επιλογή εντολών από.

Κάντε κλικ στην επιλογή Commands Not in the Ribbon κοντά στην κορυφή της αναπτυσσόμενης λίστας Choose Commands From.

Κάντε κλικ στο Form στο πλαίσιο λίστας Choose Commands From και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Add.
Το Excel προσθέτει το κουμπί Φόρμα στο τέλος της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Εάν το επιθυμείτε, μπορείτε να κάνετε κλικ στα κουμπιά Μετακίνηση προς τα επάνω και Μετακίνηση προς τα κάτω για να επανατοποθετήσετε το κουμπί Φόρμα σε αυτήν τη γραμμή εργαλείων.

Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel και να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας με τη λίστα δεδομένων.

Προσθήκη εγγραφών στο Excel μέσω της φόρμας δεδομένων

Την πρώτη φορά που κάνετε κλικ στο κουμπί προσαρμοσμένης φόρμας που προσθέσατε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, το Excel αναλύει τη σειρά των ονομάτων πεδίων και των καταχωρήσεων για την πρώτη εγγραφή και δημιουργεί μια φόρμα δεδομένων. Αυτή η φόρμα δεδομένων παραθέτει τα ονόματα των πεδίων στην αριστερή πλευρά της φόρμας με τις εγγραφές για την πρώτη εγγραφή στα κατάλληλα πλαίσια κειμένου δίπλα τους. Εδώ, μπορείτε να δείτε τη φόρμα δεδομένων για τη νέα βάση δεδομένων Employee Data. μοιάζει με ένα προσαρμοσμένο παράθυρο διαλόγου.

Εισαγάγετε τη δεύτερη εγγραφή της λίστας δεδομένων στη φόρμα δεδομένων της.

Η φόρμα δεδομένων που δημιουργεί το Excel περιλαμβάνει τις εγγραφές που κάνατε στην πρώτη εγγραφή. Η φόρμα δεδομένων περιέχει επίσης μια σειρά από κουμπιά (στη δεξιά πλευρά) που χρησιμοποιείτε για να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να βρείτε συγκεκριμένες εγγραφές στη βάση δεδομένων. Ακριβώς πάνω από το πρώτο κουμπί (Νέο), η φόρμα δεδομένων παραθέτει τον αριθμό της εγγραφής που βλέπετε ακολουθούμενη από τον συνολικό αριθμό εγγραφών (1 από 1 όταν δημιουργείτε για πρώτη φορά τη φόρμα δεδομένων). Όταν δημιουργείτε νέες εγγραφές, θα εμφανίζει Νέα εγγραφή πάνω από αυτό το κουμπί αντί για τον αριθμό εγγραφής.

Όλη η μορφοποίηση που εκχωρείτε στις συγκεκριμένες καταχωρήσεις στην πρώτη εγγραφή εφαρμόζεται αυτόματα σε αυτά τα πεδία στις επόμενες εγγραφές που εισάγετε και χρησιμοποιείται στη φόρμα δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν η λίστα δεδομένων σας περιέχει ένα πεδίο τηλεφώνου, πρέπει να εισαγάγετε μόνο τα δέκα ψηφία του αριθμού τηλεφώνου στο πεδίο Τηλέφωνο της φόρμας δεδομένων εάν η αρχική καταχώριση αριθμού τηλεφώνου έχει μορφοποιηθεί στην πρώτη εγγραφή με τη μορφή Ειδικού αριθμού τηλεφώνου . Με αυτόν τον τρόπο, το Excel παίρνει μια νέα καταχώρηση στο αρχείο Τηλέφωνο, όπως 3075550045, για παράδειγμα, και τη μορφοποιεί αυτόματα έτσι ώστε να εμφανίζεται ως (307) 555-0045 στο κατάλληλο κελί της λίστας δεδομένων.

Η διαδικασία για την προσθήκη εγγραφών σε μια λίστα δεδομένων με τη φόρμα δεδομένων είναι απλή. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Νέο, το Excel εμφανίζει μια κενή φόρμα δεδομένων (με την ένδειξη New Record στη δεξιά πλευρά της φόρμας δεδομένων), την οποία μπορείτε να συμπληρώσετε.

Αφού εισαγάγετε τις πληροφορίες για το πρώτο πεδίο, πατήστε το πλήκτρο Tab για να προχωρήσετε στο επόμενο πεδίο της εγγραφής.

Ουάου! Μην πατήσετε το πλήκτρο Enter για να προχωρήσετε στο επόμενο πεδίο μιας εγγραφής. Εάν το κάνετε, θα εισαγάγετε τη νέα, ημιτελή εγγραφή στη βάση δεδομένων.

Συνεχίστε να εισάγετε πληροφορίες για κάθε πεδίο και πατήστε Tab για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο της βάσης δεδομένων.

Εάν παρατηρήσετε ότι κάνατε ένα σφάλμα και θέλετε να επεξεργαστείτε μια καταχώριση σε ένα πεδίο που έχετε ήδη περάσει, πατήστε Shift+Tab για να επιστρέψετε σε αυτό το πεδίο.

Για να αντικαταστήσετε την καταχώριση, απλώς ξεκινήστε να πληκτρολογείτε.

Για να επεξεργαστείτε ορισμένους από τους χαρακτήρες στο πεδίο, πατήστε ← ή κάντε κλικ στον δείκτη I-beam στην καταχώρηση για να εντοπίσετε το σημείο εισαγωγής. στη συνέχεια επεξεργαστείτε την καταχώρηση από εκεί.

Όταν εισάγετε πληροφορίες σε ένα συγκεκριμένο πεδίο, μπορείτε να αντιγράψετε την καταχώρηση που έγινε σε αυτό το πεδίο από την προηγούμενη εγγραφή πατώντας Ctrl+' (απόστροφο). Πατήστε Ctrl+', για παράδειγμα, για να μεταφέρετε την ίδια καταχώρηση στο πεδίο Κατάσταση κάθε νέας εγγραφής κατά την εισαγωγή μιας σειράς εγγραφών για άτομα που ζουν όλοι στην ίδια πολιτεία.

Όταν εισάγετε ημερομηνίες σε ένα πεδίο ημερομηνίας, χρησιμοποιήστε μια συνεπή μορφή ημερομηνίας που γνωρίζει το Excel. (Για παράδειγμα, εισαγάγετε κάτι σαν 21/7/98 .) Όταν εισάγετε ταχυδρομικούς κώδικες που μερικές φορές χρησιμοποιούν μηδενικά που δεν θέλετε να εξαφανιστούν από την καταχώριση (όπως ταχυδρομικός κώδικας 00102), μορφοποιήστε την πρώτη καταχώρηση πεδίου με το Ειδικό Μορφή αριθμού ταχυδρομικού κώδικα . Στην περίπτωση άλλων αριθμών που χρησιμοποιούν αρχικά μηδενικά, μπορείτε να τον μορφοποιήσετε χρησιμοποιώντας τη μορφή κειμένου ή να βάλετε ένα ' (απόστροφο) πριν από το πρώτο 0. Η απόστροφος λέει στο Excel να χειριστεί τον αριθμό σαν ετικέτα κειμένου, αλλά δεν εμφανίζεται στην ίδια τη βάση δεδομένων. (Το μόνο μέρος που μπορείτε να δείτε την απόστροφο είναι στη γραμμή τύπου όταν ο δρομέας του κελιού βρίσκεται στο κελί με την αριθμητική καταχώρηση.)

Πατήστε το πλήκτρο ↓ όταν εισάγετε όλες τις πληροφορίες για τη νέα εγγραφή. Ή, αντί για το πλήκτρο ↓, μπορείτε να πατήσετε Enter ή να κάνετε κλικ στο κουμπί Νέο. Το Excel εισάγει τη νέα εγγραφή ως την τελευταία εγγραφή στη βάση δεδομένων στο φύλλο εργασίας και εμφανίζει μια κενή φόρμα δεδομένων στην οποία μπορείτε να εισαγάγετε την επόμενη εγγραφή.

Όταν προχωράτε σε μια νέα εγγραφή στη φόρμα δεδομένων, το Excel εισάγει την εγγραφή που μόλις ολοκληρώθηκε ως την τελευταία σειρά της λίστας.

Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη εγγραφών στη βάση δεδομένων, πατήστε το πλήκτρο Esc ή κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου για να κλείσετε τη φόρμα δεδομένων.

Επεξεργασία εγγραφών στο Excel στη φόρμα δεδομένων

Αφού η βάση δεδομένων είναι σε εξέλιξη και είστε κολλημένοι με την εισαγωγή νέων εγγραφών, μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τη φόρμα δεδομένων για να πραγματοποιείτε τακτική συντήρηση στη βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα δεδομένων για να εντοπίσετε μια εγγραφή που θέλετε να αλλάξετε και στη συνέχεια να κάνετε τις αλλαγές στα συγκεκριμένα πεδία. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα δεδομένων για να βρείτε μια συγκεκριμένη εγγραφή που θέλετε να καταργήσετε και στη συνέχεια να τη διαγράψετε από τη βάση δεδομένων.

• Εντοπίστε την εγγραφή που θέλετε να επεξεργαστείτε στη βάση δεδομένων, εμφανίζοντας τη φόρμα δεδομένων της.
• Για να επεξεργαστείτε τα πεδία της τρέχουσας εγγραφής, μετακινηθείτε σε αυτό το πεδίο πατώντας Tab ή Shift+Tab και αντικαταστήστε την καταχώριση πληκτρολογώντας μια νέα.
• Εναλλακτικά, πατήστε ← ή → ή κάντε κλικ στον κέρσορα I-beam για να επανατοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής και, στη συνέχεια, κάντε τις αλλαγές σας.
• Για να διαγράψετε εντελώς ένα πεδίο, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή.

Τρόποι για να φτάσετε σε ένα συγκεκριμένο αρχείο στο Excel 2019

Για να διαγράψετε ολόκληρη την εγγραφή από τη βάση δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή στη φόρμα δεδομένων. Το Excel εμφανίζει ένα πλαίσιο ειδοποίησης με την ακόλουθη τρομερή προειδοποίηση:

Η εμφανιζόμενη εγγραφή θα διαγραφεί οριστικά

Για να διαγράψετε την εγγραφή που εμφανίζεται στη φόρμα δεδομένων, κάντε κλικ στο OK. Για να το παίξετε με ασφάλεια και να διατηρήσετε ανέπαφο το αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Άκυρο.

Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αναίρεσης για να επαναφέρετε μια εγγραφή που αφαιρέσατε με το κουμπί Διαγραφή! Το Excel σίγουρα δεν αστειεύεται όταν προειδοποιεί ότι διαγράφεται οριστικά. Ως προφύλαξη, αποθηκεύετε πάντα μια εφεδρική έκδοση του φύλλου εργασίας με τη βάση δεδομένων προτού ξεκινήσετε την αφαίρεση παλιών εγγραφών.