Πώς να μοιράζεστε πόρους στο Project 2013

Όταν ένας οργανισμός εμπλέκεται σε έργα παρόμοιας φύσης ταυτόχρονα, η άντληση από μια κεντρική δεξαμενή πόρων μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο επειδή δεν χρειάζεται να δημιουργήσει πόρους που ήδη υπάρχουν. Η παρακολούθηση πόρων στα έργα μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη.

Πολλοί οργανισμοί διαχειρίζονται πολλά έργα ταυτόχρονα. Μερικές φορές, ένα έργο είναι το μόνο έργο του τύπου του σε μια εταιρεία, όπως η οργάνωση μιας μετακόμισης γραφείου. Άλλα, όπως ένα έργο σχεδιασμού κτιρίου σε ένα αρχιτεκτονικό γραφείο, συμβαίνουν ταυτόχρονα με πολλά άλλα παρόμοια έργα και βασίζονται σε πολλούς από τους ίδιους πόρους, όπως αρχιτέκτονες και σχεδιαστές.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια άλλη λειτουργία Project 2013 που εξοικονομεί χρόνο για να αντλήσετε υπάρχοντες πόρους από ένα βιβλίο διευθύνσεων εταιρείας ή από το δικό σας Βιβλίο διευθύνσεων στο Outlook.

Απόσπαση από τις δεξαμενές πόρων

Εάν χρησιμοποιείτε το Project 2013 σε όλη την επιχείρησή σας, ενδέχεται να έχετε μια ομάδα πόρων, μια κεντρική αποθήκη κοινών πόρων που επιτρέπει στους διαχειριστές έργων να εκχωρούν αυτούς τους πόρους στα διάφορα έργα τους. Χρησιμοποιώντας μια ομάδα πόρων, μπορείτε να σχηματίσετε μια πιο ρεαλιστική ιδέα για το πόσο απασχολημένοι είναι οι πόροι σε όλα τα έργα ανά πάσα στιγμή.

Μην συγχέετε τις ομάδες πόρων με τους εταιρικούς πόρους, οι οποίοι απαιτούν τη ρύθμιση του Project Professional, του Project Server και της εφαρμογής web του Microsoft Office Project. Μια ομάδα πόρων είναι απλώς ένα αρχείο Project που περιέχει μόνο μια λίστα πόρων σε προβολή φύλλου πόρων και αποθηκεύεται σε μια κοινόχρηστη μονάδα δίσκου δικτύου για την ομάδα εργασίας σας ή στον διακομιστή της εταιρείας σας.

Οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο της ομάδας πόρων μπορεί να εκχωρήσει τους πόρους που περιέχει σε έργα. Μια ομάδα πόρων εξοικονομεί όλους από τον κόπο να χρειάζεται να δημιουργούν επανειλημμένα αυτούς τους πόρους στα μεμονωμένα έργα τους.

Εάν συνδυάσετε ξεχωριστά έργα σε ένα κύριο έργο σε οποιοδήποτε σημείο, το Project 2013 σάς επιτρέπει να έχετε διπλούς πόρους. Εάν συνδέσετε τα συνδυασμένα έργα και στη συνέχεια διαγράψετε έναν διπλότυπο πόρο στο κύριο έργο, θα διαγραφεί και στο υποέργο.

Μια καλύτερη πρακτική είναι να έχετε όλα τα ξεχωριστά έργα να μοιράζονται πόρους από μια ομάδα πόρων, έτσι ώστε να μην υπάρχουν διπλοί πόροι όταν δημιουργείτε το κύριο αρχείο έργου.

Εισαγωγή πόρων από το Outlook

Το Project σάς επιτρέπει να εξοικονομήσετε χρόνο για την εισαγωγή πληροφοριών πόρων, επιτρέποντάς σας να αντλήσετε πόρους από το Outlook.

Για να αντλήσετε πόρους από το Outlook, πρέπει να το ορίσετε ως το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Ανοίξτε το Outlook και όταν ερωτηθείτε εάν θέλετε να είναι το προεπιλεγμένο σας πρόγραμμα, πείτε ναι.

Όταν εισάγετε έναν ή περισσότερους πόρους του Outlook στο έργο σας, προστίθενται στη λίστα έργων σας, χρησιμοποιώντας το όνομα του πόρου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως υπάρχουν στο Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook. Το προεπιλεγμένο αρχικό πρώτου γράμματος και ο τύπος εργασίας έχουν επίσης εκ των προτέρων εκχωρηθεί. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε στον πόρο όποιες λεπτομέρειες θέλετε.

Για να εισαγάγετε πόρους από το Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook, εμφανίστε την προβολή φύλλου πόρων και ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε Πόρων→Προσθήκη πόρων→Βιβλίο διευθύνσεων.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή πόρων.

Κάντε κλικ στο όνομα ενός πόρου στη λίστα Όνομα.

Κάντε κλικ στην Προσθήκη για να τοποθετήσετε το επιλεγμένο όνομα στη λίστα Πόροι.

Επαναλάβετε τα βήματα 2 και 3 για να προσθέσετε στο έργο σας όλα τα ονόματα πόρων που θέλετε να εισαγάγετε.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Τα ονόματα εμφανίζονται τώρα στη λίστα πόρων του έργου, έτοιμα για να τα εκχωρήσετε σε εργασίες.