Πώς να μοιράζεστε βιβλία εργασίας του Excel 2019 που είναι αποθηκευμένα στο OneDrive σας

Για να κάνετε κοινή χρήση βιβλίων εργασίας του Excel 2019 από το OneDrive σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Ανοίξτε το αρχείο βιβλίου εργασίας που θέλετε να μοιραστείτε στο Excel 2019 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση στη δεξιά πλευρά της σειράς με την Κορδέλα. Εάν δεν έχετε αποθηκεύσει ακόμη το βιβλίο εργασίας στο OneDrive, εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου Κοινή χρήση που σας προσκαλεί να ανεβάσετε το αρχείο του βιβλίου εργασίας στο OneDrive. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί OneDrive και το αρχείο μεταφορτωθεί στο cloud, το πλαίσιο διαλόγου Κοινή χρήση αλλάζει στο πλαίσιο διαλόγου Αποστολή συνδέσμου (παρόμοιο με αυτό που φαίνεται στην εικόνα), όπου καθορίζετε τα άτομα με τα οποία θα μοιραστείτε το αρχείο.

Αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα ή τη διεύθυνση e-mail του πρώτου ατόμου με το οποίο θέλετε να μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας στο πλαίσιο κειμένου με το σημείο εισαγωγής. Όταν το Excel βρει μια αντιστοιχία με το όνομα του ατόμου στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook ή επαληθεύσει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καταχωρίσατε, κάντε κλικ στο κουμπί κάτω από αυτό το πλαίσιο κειμένου για να προσθέσετε αυτόν τον παραλήπτη.

(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί Οποιοσδήποτε με αυτόν τον σύνδεσμο μπορεί να επεξεργαστεί για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις συνδέσμου όπου μπορείτε να τροποποιήσετε τα άτομα για τα οποία λειτουργεί ο σύνδεσμος, να αρνηθείτε τα δικαιώματα επεξεργασίας σε αυτούς με τους οποίους μοιράζεστε το αρχείο και/ή να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης μετά την οποία ο σύνδεσμος δεν είναι πλέον λειτουργικός πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή.

Από προεπιλογή, το Excel 2019 δημιουργεί έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης που επιτρέπει σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο του βιβλίου εργασίας διαδικτυακή πρόσβαση στο αρχείο ακόμα και όταν δεν είναι συνδεδεμένος στο Office 365 ή στο OneDrive.

• Για να περιορίσετε την πρόσβαση μόνο σε συναδέλφους στην εταιρεία σας που είναι συνδεδεμένοι στο Office 365, κάντε κλικ στην επιλογή Άτομα σε < οργανισμός > (όπου οργανισμός είναι το όνομα της εταιρείας σας όπως στο People in Mind Over Media, το όνομα της εταιρείας μου).
• Για να περιορίσετε την κοινή χρήση αρχείων μόνο σε εκείνους στους οποίους έχετε δώσει προηγούμενη πρόσβαση στο αρχείο του βιβλίου εργασίας ή στον φάκελό του στην τοποθεσία σας SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Άτομα με υπάρχουσα πρόσβαση.
• Για να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης που μπορούν να χρησιμοποιήσουν μόνο συγκεκριμένα άτομα, κάντε κλικ στην επιλογή Ειδικά άτομα πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή.

Στη συνέχεια, στο πλαίσιο διαλόγου Αποστολή συνδέσμου, κάντε κλικ στην έλλειψη (…) στα δεξιά του τίτλου Αποστολή συνδέσμου και κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση πρόσβασης στο αναπτυσσόμενο μενού για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Δικαιώματα όπου επιλέγετε τα ονόματα των ατόμων με τα οποία θα μοιραστείτε το αρχείο του βιβλίου εργασίας πριν κάνετε κλικ στο κουμπί πίσω βέλους για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Αποστολή συνδέσμου.

Από προεπιλογή, το Excel επιτρέπει στα άτομα με τα οποία μοιράζεστε τα βιβλία εργασίας σας να κάνουν αλλαγές επεξεργασίας στο βιβλίο εργασίας που αποθηκεύονται αυτόματα στο OneDrive σας. Εάν θέλετε να περιορίσετε τους παραλήπτες σας να ελέγχουν τα δεδομένα χωρίς να μπορείτε να κάνετε αλλαγές, φροντίστε να κάνετε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Να επιτρέπεται η επεξεργασία για να αφαιρέσετε το σημάδι επιλογής του προτού κάνετε κλικ στο Εφαρμογή.

Εάν θέλετε να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης μετά την οποία ο σύνδεσμος κοινής χρήσης δεν θα λειτουργεί πλέον, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός ημερομηνίας λήξης για να ανοίξετε το αναδυόμενο ημερολόγιο όπου επιλέγετε μια ημερομηνία λήξης κάνοντας κλικ σε αυτό στο ημερολόγιο. Αφού επιλέξετε την ημερομηνία λήξης, κάντε κλικ κάπου στο παράθυρο διαλόγου για να κλείσετε το αναδυόμενο ημερολόγιο και εισαγάγετε την ημερομηνία στο πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις σύνδεσης.

5. (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Προσθήκη μηνύματος και πληκτρολογήστε οποιοδήποτε προσωπικό μήνυμα που θέλετε να ενσωματώσετε ως μέρος του e-mail με τη γενική πρόσκληση για κοινή χρήση του αρχείου.

Από προεπιλογή, το Excel δημιουργεί μια γενική πρόσκληση.

6. Αφού προσθέσετε όλους τους παραλήπτες με τους οποίους θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο του βιβλίου εργασίας με αυτόν τον τρόπο, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή στο παράθυρο Αποστολή συνδέσμου.

Μόλις κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί Κοινή χρήση, το Excel στέλνει με email την πρόσκληση για κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας σε κάθε έναν από τους παραλήπτες.

Όλα τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε ένα βιβλίο εργασίας λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει μια υπερ-σύνδεση προς το βιβλίο εργασίας στο OneDrive σας. Όταν ακολουθήσουν αυτόν τον σύνδεσμο (και συνδεθούν στον ιστότοπο, εάν αυτό απαιτείται), ανοίγει ένα αντίγραφο του βιβλίου εργασίας σε μια νέα σελίδα στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησής τους στον ιστό χρησιμοποιώντας την εφαρμογή ιστού Excel Online. Εάν έχετε δώσει στον χρήστη άδεια να επεξεργαστεί το αρχείο, η εφαρμογή Ιστού περιέχει ένα αναπτυσσόμενο κουμπί Επεξεργασία βιβλίου εργασίας.

Όταν οι συνάδελφοι με τους οποίους έχετε μοιραστεί το βιβλίο εργασίας κάνουν κλικ σε αυτό το κουμπί στο Excel Online, έχουν την επιλογή μεταξύ της επιλογής Επεξεργασία στο Excel ή Επεξεργασία στο Excel Online από το αναπτυσσόμενο μενού. Όταν ο χρήστης επιλέγει Επεξεργασία στο Excel, γίνεται λήψη του βιβλίου εργασίας και ανοίγει στην έκδοση του Excel. Όταν ο χρήστης επιλέγει Επεξεργασία στο Excel Online, το πρόγραμμα περιήγησης ανοίγει το βιβλίο εργασίας σε μια νέα έκδοση του Excel Online, που περιέχει τις καρτέλες Home, Insert, Data, Review και View, καθεμία με πιο περιορισμένο σύνολο επιλογών εντολών από το Excel 2019, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την πραγματοποίηση τυχόν απαραίτητων αλλαγών και οι οποίες αποθηκεύονται αυτόματα στο βιβλίο εργασίας στο OneDrive όταν κλείνετε το Excel Online.

Κατά την κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας με την προεπιλεγμένη επιλογή Οποιοσδήποτε μπορεί να επεξεργαστεί, όλες οι αλλαγές που πραγματοποιούνται από τα άτομα με τα οποία έχετε μοιραστεί το βιβλίο εργασίας αποθηκεύονται αυτόματα από τη λειτουργία Αυτόματη αποθήκευση. Εάν τύχει να έχετε ανοιχτό το βιβλίο εργασίας στο Excel 2019 στον υπολογιστή σας με το ίδιο φύλλο εργασίας να εμφανίζεται, οι αλλαγές επεξεργασίας του εμφανίζονται αυτόματα στο φύλλο εργασίας σας (σε πραγματικό χρόνο όσο παρέχει η ταχύτητα της πρόσβασής σας στο Διαδίκτυο). Ομοίως, όλες οι αλλαγές επεξεργασίας που κάνετε στο βιβλίο εργασίας στο Excel 2019 ενημερώνονται αυτόματα στα βιβλία εργασίας τους στο Excel Online. Η Microsoft αναφέρεται σε αυτήν τη διαδικασία ως συν-συγγραφέα.

Εάν εμφανιστεί μια αμφισβητήσιμη αλλαγή επεξεργασίας στο φύλλο εργασίας σας όταν συντάσσετε από κοινού με έναν συνάδελφο, προσθέστε ένα σχόλιο στο κελί που περιέχει την ερώτηση επεξεργασίας (Επισκόπηση–>Νέο σχόλιο) που γνωστοποιεί τις επιφυλάξεις σας σχετικά με την αλλαγή που έκανε. Στη συνέχεια, εμφανίζεται ένα μικρό μπαλόνι πάνω από το κελί όπου κάνατε το σχόλιο στο φύλλο εργασίας του χρήστη στο Excel Online. Όταν ο συνάδελφος κάνει κλικ σε αυτό το μπαλόνι, το Excel Online εμφανίζει το κείμενο του σχολίου σας που θέτει υπό αμφισβήτηση την επεξεργασία του σε ένα παράθυρο εργασιών σχολίων. Στη συνέχεια, μπορούν να απαντήσουν στις κρατήσεις σας πληκτρολογώντας την εξήγησή τους για την αλλαγή στο ίδιο σχόλιο σε αυτό το παράθυρο εργασιών και, στη συνέχεια, ενημερώνοντάς το στο βιβλίο εργασίας σας κάνοντας κλικ στο κουμπί Δημοσίευση ή μπορούν απλώς να προχωρήσουν και να κάνουν τυχόν απαραίτητες ενημερώσεις που αντικατοπτρίζουν τις κρατήσεις σας απευθείας στο το φύλλο εργασίας στο Excel Online.