Εάν τα δεδομένα που μεταφέρονται στη βάση δεδομένων σας μέσω πινάκων και φορμών είναι σκουπίδια, τότε οποιαδήποτε έξοδος ή ανάλυση κάνετε με ερωτήματα και αναφορές θα σας δώσει επίσης σκουπίδια. Ευτυχώς, η Access προσφέρει πολλά εργαλεία για να σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που πηγαίνουν σε κάθε πεδίο είναι τα δεδομένα που υποτίθεται ότι υπάρχουν σε αυτό το πεδίο. Μπορείτε να βρείτε πολλά από τα εργαλεία για να κρατήσετε τα σκουπίδια έξω στην προβολή Σχεδίασης πίνακα:
-
Τύπος δεδομένων : Χρησιμοποιήστε τον σωστό τύπο δεδομένων για να αποτρέψετε την εισαγωγή δεδομένων λανθασμένου τύπου.
-
Μέγεθος πεδίου: Περιορίζει τον αριθμό των χαρακτήρων. Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε ότι ένα πεδίο δεν πρέπει ποτέ να υπερβαίνει τους τέσσερις χαρακτήρες, ορίστε το μέγεθος του πεδίου σε 4 χαρακτήρες.
-
Μορφή: Κάνει τα δεδομένα να φαίνονται σωστά. Για παράδειγμα, μπορείτε να αλλάξετε το κείμενο σε όλα τα κεφαλαία ή όλα τα πεζά. Οι μάσκες εισαγωγής, για παράδειγμα, λειτουργούν με την ιδιότητα πεδίου Μορφοποίηση.
-
Input Mask : Μια μάσκα εισαγωγής περιορίζει τις πληροφορίες που επιτρέπονται σε ένα πεδίο καθορίζοντας τους χαρακτήρες που μπορείτε να εισαγάγετε. Χρησιμοποιήστε μια μάσκα εισαγωγής όταν γνωρίζετε τη μορφή που πρέπει να έχουν τα δεδομένα — για παράδειγμα, εάν ένας αριθμός παραγγελίας έχει δύο γράμματα ακολουθούμενα από τέσσερα ψηφία. Οι αριθμοί τηλεφώνου και οι ταχυδρομικοί κώδικες είναι άλλα παραδείγματα πεδίων όπου οι μάσκες εισαγωγής είναι χρήσιμες.
-
Προεπιλεγμένη τιμή : Καθορίζει μια τιμή που εμφανίζεται από προεπιλογή εάν δεν έχει εισαχθεί άλλη τιμή. Η προεπιλεγμένη τιμή εμφανίζεται στο πεδίο μέχρι να εισαχθεί άλλη τιμή.
-
Κανόνας επικύρωσης πεδίου ή εγγραφής : Ένας κανόνας που πρέπει να περάσουν τα δεδομένα πριν εισαχθούν. Αυτή η ιδιότητα λειτουργεί με τον κανόνα ιδιότητας κειμένου επικύρωσης.
-
Required : Καθορίζει ότι το πεδίο πρέπει να έχει μια τιμή για να αποθηκεύσετε την εγγραφή. Όταν δεν έχει εισαχθεί καμία τιμή, η Access δεν δημιουργεί νέα εγγραφή όταν πατηθεί το Tab ή το Enter και το κουμπί Νέα εγγραφή είναι γκριζαρισμένο.
-
Allow Zero Length : Καθορίζει εάν επιτρέπεται μια καταχώρηση μηδενικού μήκους, όπως "" (εισαγωγικά χωρίς κενό μεταξύ τους) (μόνο για τα πεδία Κείμενο, Σημείωση και Υπερσύνδεση). Ένα πεδίο μηδενικού μήκους σάς επιτρέπει να διαφοροποιήσετε τις πληροφορίες που δεν υπάρχουν και μια μηδενική τιμή (κενή) που είναι άγνωστη ή δεν έχει εισαχθεί. Όταν οριστεί αυτή η επιλογή, επιτρέπει μια συμβολοσειρά μηδενικού μήκους σε ένα απαιτούμενο πεδίο. Μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια μάσκα εισαγωγής για να κάνετε ένα πεδίο μηδενικού μήκους να φαίνεται διαφορετικό από μια μηδενική τιμή όταν επιτρέπονται και τα δύο.
-
Ευρετηριασμένο: Όταν επιλέγετε να δημιουργήσετε ευρετήριο σε ένα πεδίο, μπορείτε να καθορίσετε ότι δεν επιτρέπονται διπλότυπες τιμές στο πεδίο. Αυτή η ιδιότητα είναι επίσης προσβάσιμη από την προβολή φύλλου δεδομένων — είναι ένα πλαίσιο ελέγχου στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων της Κορδέλας.
-
Πεδία αναζήτησης : Επιτρέπει στον χρήστη να επιλέξει μια τιμή για ένα πεδίο που είναι αποθηκευμένο σε άλλο πεδίο. Αυτό εξαλείφει πολλά ορθογραφικά λάθη και τυποποιεί τις επιλογές για το πεδίο. Χρησιμοποιήστε τον Οδηγό αναζήτησης για να δημιουργήσετε ένα πεδίο αναζήτησης.