Πώς να κάνετε ερώτημα σε μια εξωτερική βάση δεδομένων στο Excel

Το Excel παρέχει μια ισχυρή μέθοδο για την ανάκτηση πληροφοριών από εξωτερικές βάσεις δεδομένων. Δεν περιορίζεστε στην απλή συλλογή όλων των πληροφοριών από έναν καθορισμένο πίνακα. Μπορείτε, εναλλακτικά, να ρωτήσετε μια βάση δεδομένων.

Υποβάλλοντας ερώτημα σε μια βάση δεδομένων, ανακτάτε μόνο πληροφορίες από έναν πίνακα που ταιριάζουν με τα κριτήριά σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα για να συνδυάσετε πληροφορίες από δύο ή περισσότερους πίνακες. Επομένως, χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα για να κάνετε μασάζ και να φιλτράρετε τα δεδομένα πριν τοποθετηθούν πραγματικά στο βιβλίο εργασίας του Excel.

Το ερώτημα είναι συχνά η καλύτερη προσέγγιση όταν θέλετε να συνδυάσετε δεδομένα πριν τα εισαγάγετε και όταν πρέπει να φιλτράρετε τα δεδομένα πριν τα εισαγάγετε.

Για να εκτελέσετε ένα ερώτημα βάσης δεδομένων και να εισαγάγετε αποτελέσματα ερωτήματος, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1 Από την καρτέλα Δεδομένα, επιλέξτε Από άλλες πηγές→ Από το Microsoft Query.

Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή προέλευσης δεδομένων.

2 Χρησιμοποιώντας την καρτέλα Βάσεις δεδομένων, προσδιορίστε τον τύπο της βάσης δεδομένων που θέλετε να υποβάλετε ερώτημα.

Για παράδειγμα, για να υποβάλετε ερώτημα σε μια βάση δεδομένων της Microsoft Access, κάντε κλικ στην καταχώρηση της βάσης δεδομένων MS Access και, στη συνέχεια, OK.

Μπορείτε να ρωτήσετε τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος κάνοντας κλικ στην καρτέλα Ερωτήματα και, στη συνέχεια, επιλέγοντας ένα από τα στοιχεία που αναφέρονται εκεί.

Μπορείτε επίσης να ρωτήσετε έναν κύβο OLAP και να πάρετε πληροφορίες από αυτόν. Εάν θέλετε να υποβάλετε ερώτημα σε ένα ερώτημα ή έναν κύβο OLAP, συμβουλευτείτε τον διαχειριστή της βάσης δεδομένων. Ο διαχειριστής της βάσης δεδομένων μπορεί να σας πει από ποιο ερώτημα ή κύβο OLAP θέλετε να συλλάβετε δεδομένα.

3 Επιλέξτε τη βάση δεδομένων.

Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή βάσης δεδομένων. Χρησιμοποιήστε αυτό το πλαίσιο διαλόγου για να προσδιορίσετε τόσο τη θέση όσο και το όνομα της βάσης δεδομένων που θέλετε να υποβάλετε ερώτημα.

4 Επιλέξτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να υποβάλετε ερώτημα από τη λίστα καταλόγων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Το Excel εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Query Wizard – Choose Columns.

Χρησιμοποιείτε το πλαίσιο διαλόγου Query Wizard – Choose Columns για να επιλέξετε ποιοι πίνακες και ποια πεδία πίνακα θέλετε να εμφανίζονται στα αποτελέσματα του ερωτήματός σας. Στο πλαίσιο Διαθέσιμοι πίνακες και στήλες, το Excel παραθέτει πίνακες και πεδία. Αρχικά, αυτή η λίστα εμφανίζει μόνο πίνακες, αλλά μπορείτε να δείτε τα πεδία ενός πίνακα κάνοντας κλικ στο σύμβολο + δίπλα στον πίνακα.

5 Όταν δείτε ένα πεδίο που θέλετε ως στήλη στη λίστα του Excel, κάντε κλικ στο πεδίο του και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί με το δεξί βέλος που δείχνει στο πλαίσιο λίστας Στήλες στο ερώτημά σας.

Για να προσθέσετε όλα τα πεδία ενός πίνακα στη λίστα σας, κάντε κλικ στο όνομα του πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί με το δεξί βέλος που δείχνει στο πλαίσιο λίστας Στήλες στο ερώτημά σας.

Για να καταργήσετε ένα πεδίο, επιλέξτε το πεδίο στο πλαίσιο λίστας Στήλες στο ερώτημά σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί με το αριστερό βέλος που δείχνει στο πλαίσιο λίστας Διαθέσιμοι πίνακες και στήλες.

Όλα αυτά ακούγονται πολύ περίπλοκα, αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι. Ουσιαστικά, το μόνο που κάνετε είναι να προσδιορίσετε τις στήλες πληροφοριών που θέλετε στη λίστα του Excel.

6 Αφού προσδιορίσετε ποιες στήλες θέλετε στο ερώτημά σας, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να φιλτράρετε τα δεδομένα ερωτήματος όπως απαιτείται.

Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Query Wizard – Filter Data.

Μπορείτε να φιλτράρετε τα δεδομένα που επιστρέφονται ως μέρος του ερώτημά σας, χρησιμοποιώντας τα πλαίσια κειμένου Συμπερίληψη μόνο σειρών όπου. Για παράδειγμα, για να συμπεριλάβετε μόνο σειρές στις οποίες το πεδίο συντομογραφίας κατάστασης εμφανίζει ΑΠ, κάντε κλικ στο πεδίο state_abbrev στο πλαίσιο λίστας Στήλη σε φίλτρο. Στη συνέχεια, επιλέξτε τη λειτουργία φιλτραρίσματος Equals από την πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα και εισαγάγετε ή επιλέξτε την τιμή CA στη δεύτερη αναπτυσσόμενη λίστα.

Το πλαίσιο διαλόγου Query Wizard – Filter Data εκτελεί τα ίδια είδη φιλτραρίσματος που μπορείτε να εκτελέσετε με την εντολή AutoFilter και την εντολή Advanced Filter.

7 Φιλτράρετε τα δεδομένα σας με βάση πολλαπλά φίλτρα επιλέγοντας τα κουμπιά επιλογής Και ή Ή.

Και: Η χρήση φίλτρων Και σημαίνει ότι για να συμπεριληφθεί μια σειρά, πρέπει να πληροί καθεμία από τις απαιτήσεις φίλτρου.

Ή: Η χρήση φίλτρων Ή σημαίνει ότι εάν μια σειρά πληροί οποιαδήποτε φιλτραρισμένη συνθήκη, η σειρά περιλαμβάνεται.

8 Κάντε κλικ στο Επόμενο.

Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Query Wizard – Sort Order.

9 Επιλέξτε μια σειρά ταξινόμησης για τα δεδομένα αποτελέσματος ερωτήματος από το πλαίσιο διαλόγου Query Wizard – Sort Order.

Επιλέξτε το πεδίο ή τη στήλη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για ταξινόμηση από την αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση κατά. Επιλέγοντας είτε το κουμπί επιλογής Αύξουσα είτε Φθίνουσα, επιλέξτε εάν το πεδίο θα πρέπει να ταξινομηθεί σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά, αντίστοιχα.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε πρόσθετα πλήκτρα ταξινόμησης επιλέγοντας πεδία στην πρώτη και στη δεύτερη αναπτυσσόμενη λίστα Στη συνέχεια κατά.

Ταξινομείτε τα αποτελέσματα του ερωτήματος με τον ίδιο τρόπο που ταξινομείτε τις σειρές σε έναν πίνακα του Excel. Η ταξινόμηση λειτουργεί το ίδιο είτε μιλάτε για αποτελέσματα ερωτημάτων είτε για σειρές σε μια λίστα.

10 Κάντε κλικ στο Επόμενο.

Το Excel εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Query Wizard – Finish.

11 Στο παράθυρο διαλόγου Query Wizard – Finish, καθορίστε πού θα τοποθετήσει το Excel τα αποτελέσματα του ερωτήματος.

Αυτό το πλαίσιο διαλόγου παρέχει κουμπιά επιλογής, από τα οποία επιλέγετε πού θέλετε να τοποθετήσετε τα αποτελέσματα του ερωτήματός σας: στο Excel, σε ένα παράθυρο του Microsoft Query που μπορείτε στη συνέχεια να ελέγξετε ή σε έναν κύβο OLAP. Συνήθως, θέλετε απλώς να επιστρέψετε τα δεδομένα στο Microsoft Excel και να τοποθετήσετε τα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας. Για να κάνετε αυτήν την επιλογή, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Επιστροφή δεδομένων στο Microsoft Office Excel.

12 Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Τέλος για να ολοκληρώσετε τον Οδηγό ερωτημάτων, το Excel εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων.

13 Στο πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων, επιλέξτε τη θέση του φύλλου εργασίας για τα δεδομένα αποτελέσματος ερωτήματος.

Χρησιμοποιήστε αυτό το πλαίσιο διαλόγου για να καθορίσετε πού θα τοποθετηθούν τα δεδομένα αποτελέσματος ερωτήματος.

Για να τοποθετήσετε τα δεδομένα αποτελέσματος ερωτήματος σε ένα υπάρχον φύλλο εργασίας, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Υπάρχον φύλλο εργασίας. Στη συνέχεια, αναγνωρίστε το κελί στην επάνω αριστερή γωνία της περιοχής του φύλλου εργασίας και εισαγάγετε το στο πλαίσιο κειμένου Υπάρχον φύλλο εργασίας.

Εναλλακτικά, για να τοποθετήσετε τα δεδομένα σε ένα νέο φύλλο εργασίας, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Νέο φύλλο εργασίας.

14 Κάντε κλικ στο OK.

Το Excel τοποθετεί τα δεδομένα στη θέση που επιλέξατε.