Πώς να εξάγετε δεδομένα στην Access 2016

Κάθε αντικείμενο Access 2016 μπορεί να εξαχθεί. Οι πιο συνηθισμένες εργασίες εξαγωγής είναι η εξαγωγή δεδομένων σε έναν πίνακα ή ένα ερώτημα σε άλλο πρόγραμμα (όπως ένα υπολογιστικό φύλλο) και η εξαγωγή μιας αναφοράς ως φορητής μορφής εγγράφου (κοινώς γνωστή ως PDF).

Η εξαγωγή ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος περιλαμβάνει την αναδιοργάνωση των δεδομένων που περιέχει σε διαφορετική μορφή. Όπως και με την εισαγωγή, η Access μπορεί να μεταφράσει τα δεδομένα σε διάφορες μορφές αρχείων, ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Επειδή κάθε αντικείμενο της Access μπορεί να εξαχθεί, η καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα σάς παρουσιάζει όλες τις μορφές αρχείων στις οποίες μπορεί να εξαχθεί το αντικείμενο. Εάν δεν μπορείτε να το εξαγάγετε σε μια συγκεκριμένη μορφή, το κουμπί αυτής της μορφής είναι απενεργοποιημένο.

Μορφές εξαγωγής

Πρόσβαση στις εξαγωγές στις ίδιες μορφές που εισάγει. Η Access εξάγει επίσης σε PDF (αρχεία Adobe Acrobat), XPS (Προδιαγραφές χαρτιού XML), Microsoft Word και σε συνημμένο email.

Εξαγωγή δεδομένων πίνακα ή ερωτήματος

Τα βήματα για την εξαγωγή ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος είναι απλά:

Με ανοιχτή τη βάση δεδομένων, κάντε κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα που θέλετε να εξαγάγετε. Όλα τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων βρίσκονται στο παράθυρο περιήγησης.

Το όνομα του πίνακα ή του ερωτήματος επισημαίνεται.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα.

Η ομάδα κουμπιών Εξαγωγή.

Η ομάδα κουμπιών Εξαγωγή εμφανίζεται στην Κορδέλα. Σημειώστε τα ακόλουθα χαρακτηριστικά της ομάδας κουμπιών Εξαγωγή:

• Οι κοινές εργασίες εξαγωγής έχουν τα δικά τους κουμπιά.

• Οι μορφές που χρησιμοποιούνται σπάνια συγκεντρώνονται. μπορείτε να τους προσεγγίσετε με το κουμπί Περισσότερα.

Κάντε κλικ στο κουμπί που ταιριάζει με το πρόγραμμα στο οποίο θα εξαγάγετε τα δεδομένα σας.

Το βήμα 1 του πλαισίου διαλόγου Εξαγωγή – Υπολογιστικό φύλλο Excel ολοκληρώθηκε.

Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου Εξαγωγή προσαρμοσμένο στη μορφή της επιλογής σας.

Ακολουθήστε τα βήματα στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή για να ολοκληρώσετε την εξαγωγή.

Το πλαίσιο διαλόγου Εξαγωγή εμφανίζει τις επιλογές για τη μορφή του αρχείου εξαγωγής:

• Κάθε επιλογή ζητά ένα όνομα αρχείου (συμπεριλαμβανομένης της διαδρομής) για τα εξαγόμενα δεδομένα σας.

• Ορισμένες διαδικασίες εξαγωγής ρωτούν επίσης εάν θέλετε να ανοίξετε το νέο σας αρχείο μετά την ολοκλήρωση της εξαγωγής.

  Αυτή η τελευταία δυνατότητα μπορεί να αποτρέψει μια απογοητευτική αναζήτηση μετά την αποθήκευση του αρχείου.

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση βημάτων εξαγωγής εάν γνωρίζετε ότι θα κάνετε ξανά αυτήν την εξαγωγή.

Το πλαίσιο ελέγχου βρίσκεται στην τελευταία οθόνη του Οδηγού εξαγωγής. Αφού επιλέξετε το πλαίσιο, θα σας ζητηθεί ένα όνομα για την εξαγωγή σας.

Η Κορδέλα περιέχει ένα κουμπί που ονομάζεται Αποθηκευμένες εξαγωγές. Χρησιμοποιήστε αυτό το κουμπί εάν θέλετε να διευκολύνετε τη συχνή εξαγωγή ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος. Εδώ, βλέπετε έναν πίνακα που εξάγεται από την Access όπως εμφανίζεται στο Excel. Όταν εκτελείτε μια αποθηκευμένη εξαγωγή περισσότερες από μία φορές, η Access σάς ενημερώνει ότι το αρχείο προορισμού υπάρχει ήδη

Ο εξαγόμενος πίνακας Εθελοντών στο Excel, έτοιμος για όλα.

Εξαγωγή αναφοράς σε PDF

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εξαγάγετε μια αναφορά σε PDF:

Με ανοιχτή τη βάση δεδομένων, κάντε κλικ στην αναφορά που θέλετε να εξαγάγετε. Όλα τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων βρίσκονται στο παράθυρο περιήγησης.

Το όνομα της αναφοράς επισημαίνεται.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα.

Η ομάδα κουμπιών Εξαγωγή εμφανίζεται στην Κορδέλα.

Κάντε κλικ στο κουμπί PDF ή XPS στην ομάδα Εξαγωγή.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Δημοσίευση ως PDF ή XPS.

Εξαγωγή της αναφοράς συμβάντων ανά τύπο σε PDF.

Μεταβείτε στον φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.

Κάντε κλικ στο Δημοσίευση.

Η αναφορά αποθηκεύεται ως PDF στο φάκελο και με το όνομα αρχείου που καθορίσατε.