Πώς να ενσωματώσετε το Dynamics 365 με το Outlook email

Η Microsoft λαμβάνει σοβαρά υπόψη την ενοποίηση μεταξύ του Outlook και των άλλων εφαρμογών της και το Dynamics 365 σίγουρα δεν αποτελεί εξαίρεση. Εξάλλου, οι περισσότεροι επιχειρησιακοί χρήστες απαντούν στα email όλη την ημέρα. Τα email που λαμβάνετε συχνά υπαγορεύουν σε ποιες εργασίες θα εστιάσετε.

Ο τρόπος επικοινωνίας με τους συναδέλφους και τους πελάτες είναι κυρίως μέσω email. Έτσι, εάν το σύστημα email σας είναι ξεχωριστό από το CRM του front-office (αυτοματισμός δύναμης πωλήσεων και εξυπηρέτηση πελατών) και το back-office ERP (οικονομικά και λειτουργίες), θα κάνετε εναλλαγή μεταξύ αποσυνδεδεμένων εφαρμογών, αποκοπή και επικόλληση δεδομένων, λήψη συνημμένων αρχείων με κόπο, περιηγηθείτε για να βρείτε αυτά τα αρχεία και, στη συνέχεια, δημιουργήστε νέα συνημμένα αρχεία. Οι επαφές στο σύστημα CRM ή ERP σας θα πρέπει να προστεθούν μη αυτόματα στις επαφές email σας ή οι διευθύνσεις email θα πρέπει να αποκοπούν και να επικολληθούν εμπρός και πίσω. Σαφώς, το να μην υπάρχει στενή ενοποίηση μεταξύ των κρίσιμων για την αποστολή εφαρμογών front-office, back-office και email είναι αναποτελεσματική, επιρρεπής σε σφάλματα και χρονοβόρα.

Η απάντηση της Microsoft στην ενσωμάτωση email του Outlook με το Dynamics 365 είναι η Dynamics 365 App for Outlook. Αυτή η εφαρμογή, η οποία είναι ένα πρόσθετο του Microsoft Office, είναι η προτιμώμενη εφαρμογή, ειδικά εάν χρησιμοποιείτε το Dynamics 365 σε κινητές συσκευές.

Προηγουμένως, μια εφαρμογή που ονομάζεται Dynamics 365 for Outlook (το παλιό όνομα δεν περιέχει τη λέξη app) ήταν η ενσωμάτωση που παρείχε η Microsoft. Η παλαιότερη εφαρμογή (μερικές φορές ονομάζεται Dynamics 365 for Outlook-πελάτης) εξακολουθεί να είναι διαθέσιμη για λόγους συμβατότητας προς τα πίσω.

Οι ακόλουθες νεότερες δυνατότητες περιλαμβάνονται στην εφαρμογή Dynamics 365 για το Outlook, αλλά έλειπαν από το Dynamics 365 για Outlook:

• Επιτρέπει τη δυνατότητα με ένα κλικ για να ορίσετε μια σχετική εγγραφή (με άλλα λόγια, να συνδέσετε μια εγγραφή στο Dynamics 365, όπως έναν λογαριασμό πελάτη, σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook).
• Εμφανίζει μια σύνοψη πληροφοριών από το Dynamics 365 για παραλήπτες email στο Outlook.
• Εμφανίζει τη σύνοψη Regarding Record στο email ή στο ραντεβού.
• Συμβατό με την εφαρμογή Web του Outlook.
• Συμβατό με το Outlook για Mac.
• Συμβατό με smartphone και tablet.
• Δυνατότητα παρακολούθησης απεσταλμένων email.
• Δυνατότητα δημιουργίας εγγράφων συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word.

Ευτυχώς, ανεξάρτητα από την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε, η εφαρμογή Dynamics 365 για το Outlook είναι διαθέσιμη για πρόσφατες εκδόσεις για όλες αυτές τις εκδόσεις του Outlook:

• Outlook για την επιφάνεια εργασίας
• Outlook Web App (περιλαμβάνεται στο Office 365)
• Outlook Mobile App (για smartphone και tablet)

Όταν είναι εγκατεστημένη η εφαρμογή Dynamics 365 για το Outlook, εμφανίζεται ένα παράθυρο Dynamics 365 στα δεξιά του μηνύματος email σας. Αυτό το ίδιο παράθυρο εμφανίζεται κάθε φορά που ρυθμίζετε μια σύσκεψη. Με ένα μόνο κλικ, μπορείτε να συνδέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια εγγραφή του Dynamics 365, όπως μια θήκη στην Εξυπηρέτηση πελατών του Dynamics 365. Το συνδεδεμένο email γίνεται αυτόματα δραστηριότητα στην υπόθεση. Με άλλα λόγια, το email είναι πλέον μέρος μιας υπόθεσης εξυπηρέτησης πελατών και επομένως είναι ορατό και στις δύο εφαρμογές. (Σημειώστε ότι ένας τύπος ενοποίησης που επιτρέπει τη μεταφορά δεδομένων και προς τις δύο κατευθύνσεις ονομάζεται αμφίδρομη ολοκλήρωση ή συγχρονισμός .)

Για να εκκινήσετε το παράθυρο Dynamics 365 στο Outlook, κάντε κλικ στο εικονίδιο Dynamics 365 — αυτό το funky λογότυπο που αποτελείται από δύο τρίγωνα και ένα τραπέζιο. Γνωρίστε αυτό το λογότυπο γιατί υποδηλώνει το Dynamics 365 Finance and Operations (Enterprise ERP system) και επειδή εμφανίζεται συχνά σε άλλες εφαρμογές όπου είναι διαθέσιμη μια ενοποίηση με το Dynamics 365.

Το λογότυπο Dynamics 365.

Χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες που είναι διαθέσιμες στην εφαρμογή Dynamics 365 για το Outlook, μπορείτε

• Δείτε πληροφορίες σχετικά με τις επαφές και τους δυνητικούς πελάτες του Dynamics 365 ενώ προβάλλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συσκέψεις ή συναντήσεις στο Outlook.
• Συνδέστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συσκέψεις και συναντήσεις με έναν λογαριασμό (πελάτη), μια ευκαιρία πωλήσεων, μια υπόθεση ή οποιαδήποτε προσαρμοσμένη οντότητα που έχετε δημιουργήσει στο Dynamics 365.
• Ανοίξτε λογαριασμούς Dynamics 365 (πελάτες), ευκαιρίες ή περιπτώσεις απευθείας από το Outlook.
• Προσθέστε δραστηριότητες (με άλλα λόγια, τηλεφωνικές κλήσεις, εργασίες ή συναντήσεις) στο Dynamics 365 απευθείας από το Outlook.
• Συμπεριλάβετε, κατά τη δημιουργία ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ενός ραντεβού, άρθρα γνώσεων και βιβλιογραφία πωλήσεων από το Dynamics 365 στο email ή στο ραντεβού σας στο Outlook.
• Παρακολουθήστε τις επαφές του Outlook απευθείας στο Dynamics 365.

Απαιτείται συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή των εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας για να χρησιμοποιήσετε το Dynamics 365 App for Outlook. Ο διαχειριστής του συστήματός σας μπορεί να χρειαστεί να κάνει αλλαγές στον τρόπο διαμόρφωσης του email για τον οργανισμό σας. Αυτές οι αλλαγές διαμόρφωσης περιλαμβάνουν τη συνδρομή σας στο Exchange Online και το προφίλ διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το Microsoft Exchange Online και τον ορισμό της προεπιλεγμένης μεθόδου συγχρονισμού. Αφού ρυθμιστούν όλα αυτά, ο συγχρονισμός πραγματοποιείται κάθε 5 λεπτά. Αυτή η συχνότητα αυξάνεται σε κάθε 2 λεπτά αυτόματα εάν ο χρήστης έχει πολλά εισερχόμενα μηνύματα email.

Για να συνδέσετε ένα μήνυμα email με έναν λογαριασμό Dynamics 365, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στο κουμπί Dynamics 365 στο παράθυρο email.
Εμφανίζεται το παράθυρο Προεπισκόπηση.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Set Regarding/Link (τα δύο επικαλυπτόμενα οβάλ που μοιάζουν με συνδέσμους σε μια αλυσίδα).
Εμφανίζεται ένα πλαίσιο αναζήτησης.

Εισαγάγετε το κείμενο αναζήτησης και κάντε κλικ στο εικονίδιο του μεγεθυντικού φακού.
Κάτω από αυτήν εμφανίζεται μια λίστα λογαριασμών και άλλων εγγραφών που ταιριάζουν με το κείμενο των κριτηρίων αναζήτησής σας. Μπορείτε να περιορίσετε τη λίστα εγγραφών σε λογαριασμούς μόνο κάνοντας κλικ στο κουμπί Λογαριασμοί, το οποίο βρίσκεται πάνω από τη λίστα εγγραφών.

Για να συνδέσετε το email, κάντε κλικ στον λογαριασμό στον οποίο θέλετε να το συνδέσετε.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε χωρίς να λαμβάνετε υπόψη, πράγμα που σημαίνει ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολουθείται στο Dynamics 365, αλλά δεν σχετίζεται (συνδέεται με) με έναν συγκεκριμένο λογαριασμό, επαφή ή άλλη οντότητα εντός του Dynamics 365. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζεται στο Dynamics 365 στη λίστα σας των παρακολουθούμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν εμφανίζεται σε συνδυασμό με την προβολή μιας συγκεκριμένης εγγραφής.

Οι όροι που χρησιμοποιούνται από τη Microsoft για την περιγραφή αυτής της λειτουργικότητας παρακολουθούνται, συνδέονται και ρυθμίζονται σχετικά. Αυτοί οι τρεις όροι χρησιμοποιούνται αρκετά εναλλακτικά για να περιγράψουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι ενσωματωμένα μεταξύ του Outlook και του Dynamics 365.

Μια χρήσιμη δυνατότητα της εφαρμογής Dynamics 365 για το Outlook είναι η δυνατότητα αυτόματης προσθήκης επαφής ή δυνητικού πελάτη στο σύστημα Dynamics 365 Customer Engagement (με άλλα λόγια, CRM) βάσει ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε λάβει. Με αυτόν τον τρόπο αποθηκεύονται οι πληκτρολογήσεις, αποφεύγοντας την ανάγκη εναλλαγής μεταξύ εφαρμογών, αποκοπής και επικόλλησης δεδομένων ή, χειρότερα, επανάληψης πληκτρολόγησης των ίδιων δεδομένων πολλές φορές.

Για να προσθέσετε μια επαφή στο Dynamics 365 από έναν παραλήπτη email στο Outlook χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Dynamics 365 για το Outlook, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Στο παράθυρο Dynamics 365 που εμφανίζεται στο Outlook, κάντε κλικ στο σύμβολο συν (+).
Στο μενού που εμφανίζεται, σας δίνεται η επιλογή μεταξύ Επαφής ή Υπεύθυνου.

Επιλέξτε Επαφή.
Η επαφή προστίθεται στην εφαρμογή Dynamics 365 Customer Engagement.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εργασία, μια συνάντηση ή μια τηλεφωνική κλήση από το παράθυρο Dynamics 365. Με άλλα λόγια, δεν χρειάζεται να κάνετε πλοήγηση, εναλλαγή ή εναλλαγή εφαρμογών. Το παράθυρο Dynamics 365 είναι ενσωματωμένο απευθείας στο Outlook. είναι μέρος του Outlook, ωστόσο προσθέτετε νέες εγγραφές στο Dynamics 365 CRM. (Αυτή είναι μια βαθιά ενοποίηση.)

Για να προσθέσετε μια υπενθύμιση τηλεφωνικής κλήσης από το Outlook στο Dynamics 365 Customer Engagement (CRM), χρησιμοποιώντας το παράθυρο Dynamics 365 της εφαρμογής Dynamics 365 για Outlook, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Ανοίξτε ένα μήνυμα email στο Outlook όπως θα κάνατε συνήθως.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Dynamics 365.
Το παράθυρο Dynamics 365 εμφανίζεται στο Outlook στα δεξιά του παραθύρου.

Παρακολουθήστε το email (αν δεν έχει ήδη παρακολουθηθεί).

Ορίστε το Regarding για σύνδεση του email με μια συγκεκριμένη επαφή στο Dynamics 365.

Κάντε κλικ στο μπλε σύμβολο συν στον κύκλο που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου σχετικά με την επαφή.

Εμφανίζεται ένα αναπτυσσόμενο μενού, με τις επιλογές Εργασία, Ραντεβού και Τηλεφωνική κλήση στη λίστα.

Επιλέξτε Τηλεφωνική κλήση.
Εμφανίζεται το παράθυρο Δημιουργία τηλεφωνικής κλήσης.

Ορίστε την προτεραιότητα και την ημερομηνία λήξης.
Αυτά τα πεδία είναι προαιρετικά. Τα υποχρεωτικά πεδία προηγούνται με κόκκινο αστερίσκο.

Η ημερομηνία λήξης περιλαμβάνει μια ώρα, επομένως φροντίστε να ορίσετε την ώρα της ημέρας που σκοπεύετε να καλέσετε αυτήν την επαφή, εάν είχε προκαθοριστεί μια συγκεκριμένη ώρα.

Το πεδίο Θέμα, το οποίο είναι υποχρεωτικό πεδίο, συμπληρώνεται αυτόματα με το θέμα του μηνύματος email ως προεπιλογή.

Μπορείτε να αντικαταστήσετε το θέμα.

Call From and Call To συμπληρώνεται αυτόματα με το όνομα χρήστη σας (Call From) και το όνομα της επαφής (Call To).

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Εμφανίζεται ένα μήνυμα (με πράσινο), που λέει ότι η τηλεφωνική κλήση δημιουργήθηκε με επιτυχία. Η τηλεφωνική κλήση συσχετίζεται με την επαφή στο Dynamics 365 και θα σας υπενθυμιστεί στο Dynamics 365 να παρακολουθήσετε και να πραγματοποιήσετε την τηλεφωνική κλήση την ημερομηνία λήξης την καθορισμένη ώρα.