Πώς να ενοποιήσετε τα φύλλα εργασίας στο Excel 2016

Το Excel 2016 σάς επιτρέπει να ενοποιήσετε δεδομένα από διαφορετικά φύλλα εργασίας σε ένα μόνο φύλλο εργασίας. Χρησιμοποιώντας το κουμπί εντολής Ενοποίηση του προγράμματος στην καρτέλα Δεδομένα της Κορδέλας, μπορείτε εύκολα να συνδυάσετε δεδομένα από πολλά υπολογιστικά φύλλα.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Ενοποίηση για να αθροίσετε όλα τα υπολογιστικά φύλλα προϋπολογισμού που έχουν ετοιμάσει κάθε τμήμα της εταιρείας ή να δημιουργήσετε συνοπτικά σύνολα για τις καταστάσεις αποτελεσμάτων για μια περίοδο αρκετών ετών. Εάν χρησιμοποιήσατε ένα πρότυπο για τη δημιουργία κάθε φύλλου εργασίας που ενοποιείτε ή μια πανομοιότυπη διάταξη, το Excel μπορεί να ενοποιήσει γρήγορα τις τιμές λόγω της κοινής τους θέσης στα αντίστοιχα φύλλα εργασίας τους. Ωστόσο, ακόμη και όταν οι καταχωρίσεις δεδομένων διατάσσονται διαφορετικά σε κάθε υπολογιστικό φύλλο, το Excel μπορεί να τις ενοποιήσει, υπό την προϋπόθεση ότι έχετε χρησιμοποιήσει τις ίδιες ετικέτες για να περιγράψετε τις καταχωρίσεις δεδομένων στα αντίστοιχα φύλλα εργασίας τους.

Τις περισσότερες φορές, θέλετε να αθροίσετε τα δεδομένα που συγκεντρώνετε από τα διάφορα φύλλα εργασίας. Από προεπιλογή, το Excel χρησιμοποιεί τη συνάρτηση SUM για να αθροίσει όλα τα κελιά στα φύλλα εργασίας που μοιράζονται τις ίδιες αναφορές κελιών (όταν κάνετε ενοποίηση ανά θέση) ή που χρησιμοποιούν τις ίδιες ετικέτες (όταν ενοποιείτε ανά κατηγορία). Μπορείτε, ωστόσο, να ζητήσετε από το Excel να χρησιμοποιεί οποιαδήποτε από τις ακόλουθες στατιστικές συναρτήσεις όταν κάνετε μια ενοποίηση: AVERAGE, COUNT, COUNTA, MAX, MIN, PRODUCT, STDEV, STDEVP, VAR ή VARP.

Για να ξεκινήσετε την ενοποίηση των φύλλων στο ίδιο βιβλίο εργασίας, επιλέγετε ένα νέο φύλλο εργασίας για να αποθηκεύσετε τα ενοποιημένα δεδομένα. (Εάν χρειάζεται, εισαγάγετε ένα νέο φύλλο στο βιβλίο εργασίας κάνοντας κλικ στο κουμπί Εισαγωγή φύλλου εργασίας.) Για να ξεκινήσετε την ενοποίηση φύλλων σε διαφορετικά βιβλία εργασίας, ανοίξτε ένα νέο βιβλίο εργασίας. Εάν τα φύλλα στα διάφορα βιβλία εργασίας δημιουργούνται από ένα πρότυπο, ανοίξτε το νέο βιβλίο εργασίας για τα συγκεντρωτικά δεδομένα από αυτό το πρότυπο.

Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία ενοποίησης στο νέο φύλλο εργασίας, επιλέγετε το εύρος κελιών ή κελιών σε αυτό το φύλλο εργασίας όπου θα εμφανίζονται τα ενοποιημένα δεδομένα. (Αυτό το εύρος ονομάζεται περιοχή προορισμού. ) Εάν επιλέξετε ένα μεμονωμένο κελί, το Excel επεκτείνει την περιοχή προορισμού σε στήλες στα δεξιά και σε γραμμές παρακάτω, όπως απαιτείται, για να χωρέσει τα συγκεντρωτικά δεδομένα. Εάν επιλέξετε μία μεμονωμένη σειρά, το πρόγραμμα επεκτείνει την περιοχή προορισμού στις επόμενες σειρές του φύλλου εργασίας, εάν απαιτείται για την υποδοχή των δεδομένων. Εάν επιλέξετε μία στήλη, το Excel επεκτείνει την περιοχή προορισμού στις στήλες προς τα δεξιά, εάν απαιτείται για την αποθήκευση των δεδομένων. Εάν, ωστόσο, επιλέξετε μια περιοχή πολλών κελιών ως περιοχή προορισμού, το πρόγραμμα δεν επεκτείνει την περιοχή προορισμού και περιορίζει τα συγκεντρωτικά δεδομένα μόνο στην επιλογή κελιών.

Εάν θέλετε το Excel να χρησιμοποιεί μια συγκεκριμένη περιοχή στο φύλλο εργασίας για όλες τις ενοποιήσεις που εκτελείτε σε ένα φύλλο εργασίας, αντιστοιχίστε το όνομα περιοχής Consolidate_Area σε αυτήν την περιοχή κελιών. Στη συνέχεια, το Excel ενοποιεί δεδομένα σε αυτό το εύρος κάθε φορά που χρησιμοποιείτε την εντολή Consolidate.

Κατά την ενοποίηση δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε δεδομένα σε φύλλα σε βιβλία εργασίας που έχετε ανοίξει στο Excel ή σε φύλλα σε μη ανοιγμένα βιβλία εργασίας που είναι αποθηκευμένα στο δίσκο. Τα κελιά που καθορίζετε για ενοποίηση αναφέρονται ως η περιοχή προέλευσης και τα φύλλα εργασίας που περιέχουν τις περιοχές προέλευσης είναι γνωστά ως φύλλα εργασίας προέλευσης.

Εάν τα φύλλα εργασίας προέλευσης είναι ανοιχτά στο Excel, μπορείτε να καθορίσετε τις αναφορές των περιοχών προέλευσης δείχνοντας τις αναφορές κελιών (ακόμα και όταν είναι ανοιχτό το πλαίσιο διαλόγου Ενοποίηση, το Excel θα σας επιτρέψει να ενεργοποιήσετε διαφορετικά φύλλα εργασίας και να πραγματοποιήσετε κύλιση μεταξύ τους καθώς επιλέγετε το αναφορές κελιών για την περιοχή πηγής). Εάν τα φύλλα εργασίας προέλευσης δεν είναι ανοιχτά στο Excel, πρέπει να πληκτρολογήσετε τις αναφορές κελιών ως εξωτερικές αναφορές, ακολουθώντας τις ίδιες οδηγίες που χρησιμοποιείτε όταν πληκτρολογείτε έναν τύπο σύνδεσης με μια εξωτερική αναφορά (εκτός από το ότι δεν πληκτρολογείτε =). Για παράδειγμα, για να καθορίσετε τα δεδομένα στην περιοχή B4:R21 στο Φύλλο1 σε ένα βιβλίο εργασίας που ονομάζεται CG Music – 2014 Sales.xlsx ως περιοχή πηγής, εισάγετε την ακόλουθη εξωτερική αναφορά:

'[CG Music – 2014 Sales.xlsx]Sheet1'!$b$4:$r$21

Λάβετε υπόψη ότι εάν θέλετε να ενοποιήσετε το ίδιο εύρος δεδομένων σε όλα τα φύλλα εργασίας που χρησιμοποιούν παρόμοιο όνομα αρχείου (για παράδειγμα, CG Music – 2012 Sales, CG Music – 2013 Sales, CG Music – 2014 Sales και ούτω καθεξής), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ο αστερίσκος (*) ή το ερωτηματικό (?) ως χαρακτήρες μπαλαντέρ για να αντιπροσωπεύουν χαρακτήρες που λείπουν όπως στο

'[CG Music - 20?? Sales.xlsx]Φύλλο1'!$B$4:$R$21

Σε αυτό το παράδειγμα, το Excel ενοποιεί το εύρος A2:R21 στο Φύλλο1 όλων των εκδόσεων των βιβλίων εργασίας που χρησιμοποιούν "CG – Music – 20" στο κύριο αρχείο, όταν αυτό το όνομα ακολουθείται από άλλους δύο χαρακτήρες (είτε είναι 12, 13, 14, 15, και ούτω καθεξής).

Όταν ενοποιείτε δεδομένα, το Excel χρησιμοποιεί μόνο τα κελιά στις περιοχές προέλευσης που περιέχουν τιμές. Εάν τα κελιά περιέχουν τύπους, το Excel χρησιμοποιεί τις υπολογισμένες τιμές τους, αλλά εάν τα κελιά περιέχουν κείμενο, το Excel τα αγνοεί και τα αντιμετωπίζει σαν να ήταν κενά (εκτός από την περίπτωση των ετικετών κατηγορίας όταν ενοποιείτε τα δεδομένα σας ανά κατηγορία).