Το Word 2013 έχει μια χρήσιμη δυνατότητα που ονομάζεται συγχώνευση αλληλογραφίας. Μια συγχώνευση αλληλογραφίας συνδυάζει μια λίστα δεδομένων, συνήθως με ονόματα και διευθύνσεις (δηλαδή, πληροφορίες αλληλογραφίας), με μια επιστολή φόρμας, μια ετικέτα ή ένα πρότυπο φακέλου για την παραγωγή προσαρμοσμένων αντιγράφων της επιστολής για κάθε άτομο.
Οι μεγάλες εταιρείες χρησιμοποιούν τη συγχώνευση αλληλογραφίας για την αποστολή προσαρμοσμένων διαφημίσεων, αλλά δεν είναι μόνο για επιχειρήσεις. Οι οικιακοί χρήστες μπορούν να επωφεληθούν από τη συγχώνευση αλληλογραφίας για ετικέτες αλληλογραφίας χριστουγεννιάτικων καρτών, προσκλήσεις σε πάρτι, ενημερωτικά δελτία κλαμπ και πολλά άλλα.
Η εκτέλεση μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι μια διαδικασία τριών βημάτων:
Δημιουργήστε (ή αναγνωρίστε) την πηγή δεδομένων.
Δημιουργήστε το κύριο έγγραφο και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τους κωδικούς συγχώνευσης σε αυτό.
Εκτελέστε τη λειτουργία συγχώνευσης μεταξύ της προέλευσης δεδομένων και του κύριου εγγράφου.
Η πηγή δεδομένων πρέπει να είναι ένα οριοθετημένο αρχείο . Με άλλα λόγια, πρέπει να υπάρχει κάποιος συνεπής τρόπος διάκρισης μεταξύ μιας στήλης ή μιας σειράς δεδομένων και της επόμενης. Ακολουθούν ορισμένοι πιθανοί τύποι πηγών δεδομένων:
Πίνακας Excel ή Word: Εάν η προέλευση δεδομένων είναι υπολογιστικό φύλλο Excel, κάθε τύπος πληροφοριών βρίσκεται σε ξεχωριστή στήλη. Το ίδιο ισχύει αν η προέλευση δεδομένων είναι ένας πίνακας του Word.
Απλό κείμενο: Εάν η προέλευση δεδομένων είναι αρχείο απλού κειμένου, κάθε στήλη οριοθετείται (διαχωρίζεται) από έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα, όπως μια καρτέλα ή ένα κόμμα. Όταν ένα οριοθετημένο αρχείο κειμένου χρησιμοποιεί κόμματα, είναι αρχείο τιμών διαχωρισμένων με κόμμα ή CSV.
Outlook: Εάν η προέλευση δεδομένων είναι μια λίστα επαφών του Outlook, κάθε τύπος πληροφοριών βρίσκεται σε ξεχωριστό πεδίο.
Λίστα λέξεων: Εάν δεν έχετε ήδη πηγή δεδομένων, επιλέξτε Αλληλογραφία→Επιλογή παραληπτών→Πληκτρολογήστε νέα λίστα για να δημιουργήσετε μία με τη δυνατότητα Τύπος νέας λίστας στο Word.
Ένα αρχείο δεδομένων δεν πρέπει να περιέχει τίποτα εκτός από τα δεδομένα (και ίσως μια μεμονωμένη σειρά ετικετών πεδίων, με Όνομα, Διεύθυνση, Πόλη, Πολιτεία και ΤΚ). Μην χρησιμοποιείτε κενές σειρές ή τίτλους στο επάνω μέρος της σελίδας γιατί αυτό προκαλεί σύγχυση στο βοηθητικό πρόγραμμα Mail Merge. Ελέγξτε το αρχείο δεδομένων σας για να αφαιρέσετε τις ξένες σειρές πριν χρησιμοποιήσετε το αρχείο ως πηγή συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Μετά την προετοιμασία του αρχείου δεδομένων, ρυθμίζετε το κύριο έγγραφο. Μπορείτε είτε να δημιουργήσετε το κύριο έγγραφο από την αρχή είτε μπορείτε να ξεκινήσετε με ένα υπάρχον έγγραφο και να το μετατρέψετε σε κύριο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Το κύριο έγγραφο αποτελείται από κανονικό κείμενο συν κωδικούς που δείχνουν πού πρέπει να εισαχθούν τα πεδία συγχώνευσης.
Στη συνέχεια, ως το τελευταίο βήμα στη διαδικασία συγχώνευσης, φέρνετε μαζί τα δύο κομμάτια. Μπορείτε να το κάνετε είτε στέλνοντας τα αποτελέσματα απευθείας στον εκτυπωτή είτε δημιουργώντας ένα νέο έγγραφο που περιέχει τη συγχώνευση, το οποίο μπορείτε στη συνέχεια να επεξεργαστείτε όπως απαιτείται και στη συνέχεια να εκτυπώσετε.
Πώς να αποκλείσετε το Microsoft Word από το άνοιγμα αρχείων σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση στα Windows Το Microsoft Word ανοίγει αρχεία σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση, καθιστώντας αδύνατη την επεξεργασία του; Μην ανησυχείτε, οι μέθοδοι είναι παρακάτω
Τρόπος διόρθωσης σφαλμάτων κατά την εκτύπωση λανθασμένων εγγράφων του Microsoft Word Τα σφάλματα στην εκτύπωση εγγράφων Word με αλλαγμένες γραμματοσειρές, ακατάστατες παραγράφους, κείμενο που λείπει ή χαμένο περιεχόμενο είναι αρκετά συνηθισμένα. Ωστόσο, μην το κάνετε
Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το στυλό ή το highlighter για να σχεδιάσετε στις διαφάνειες του PowerPoint κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα σχέδια για την επόμενη παρουσίαση ή να τα σβήσετε, ώστε την επόμενη φορά που θα το δείξετε να ξεκινήσετε με καθαρές διαφάνειες PowerPoint. Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες για να διαγράψετε σχέδια με στυλό και επισημάνσεις: Σβήσιμο γραμμών μία στο […]
Η βιβλιοθήκη στυλ περιέχει αρχεία CSS, αρχεία επεκτάσιμης γλώσσας φύλλου στυλ (XSL) και εικόνες που χρησιμοποιούνται από προκαθορισμένες κύριες σελίδες, διατάξεις σελίδων και στοιχεία ελέγχου στο SharePoint 2010. Για να εντοπίσετε αρχεία CSS στη βιβλιοθήκη στυλ μιας τοποθεσίας δημοσίευσης: Επιλέξτε Ενέργειες τοποθεσίας→ Προβολή Όλο το περιεχόμενο του ιστότοπου. Εμφανίζεται το περιεχόμενο του ιστότοπου. Η βιβλιοθήκη Style βρίσκεται στο […]
Μην κατακλύζετε το κοινό σας με τεράστιους αριθμούς. Στο Microsoft Excel, μπορείτε να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα των πινάκων εργαλείων και των αναφορών σας μορφοποιώντας τους αριθμούς σας ώστε να εμφανίζονται σε χιλιάδες ή εκατομμύρια.
Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία κοινωνικής δικτύωσης του SharePoints που επιτρέπουν σε άτομα και ομάδες να επικοινωνούν, να συνεργάζονται, να μοιράζονται και να συνδέονται.
Οι ημερομηνίες του Ιουλιανού χρησιμοποιούνται συχνά σε περιβάλλοντα παραγωγής ως χρονική σήμανση και γρήγορη αναφορά για έναν αριθμό παρτίδας. Αυτός ο τύπος κωδικοποίησης ημερομηνίας επιτρέπει στους λιανοπωλητές, τους καταναλωτές και τους αντιπροσώπους υπηρεσιών να προσδιορίσουν πότε κατασκευάστηκε ένα προϊόν και, επομένως, την ηλικία του προϊόντος. Οι ημερομηνίες του Ιουλιανού χρησιμοποιούνται επίσης στον προγραμματισμό, τον στρατό και την αστρονομία. Διαφορετικές […]
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εφαρμογή Ιστού στην Access 2016. Τι είναι λοιπόν μια εφαρμογή Ιστού; Λοιπόν, ο Ιστός σημαίνει ότι είναι διαδικτυακός και η εφαρμογή είναι απλώς συντομογραφία της «εφαρμογής». Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή Ιστού είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή βάσης δεδομένων στην οποία έχει πρόσβαση από το cloud χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης. Δημιουργείτε και συντηρείτε την εφαρμογή Ιστού στην έκδοση για υπολογιστές […]
Οι περισσότερες σελίδες στο SharePoint 2010 εμφανίζουν μια λίστα με συνδέσμους πλοήγησης στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Η γραμμή γρήγορης εκκίνησης εμφανίζει συνδέσμους προς επιλεγμένο περιεχόμενο ιστότοπου, όπως λίστες, βιβλιοθήκες, τοποθεσίες και σελίδες δημοσίευσης. Η γραμμή γρήγορης εκκίνησης περιλαμβάνει δύο πολύ σημαντικούς συνδέσμους: Σύνδεσμος όλου του περιεχομένου του ιστότοπου: Η […]
Για απλά προβλήματα, ο Επίλυση στο Excel συνήθως βρίσκει γρήγορα τις βέλτιστες τιμές μεταβλητής Επίλυσης για τη συνάρτηση αντικειμένου. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, ο Επίλυση δυσκολεύεται να βρει τις τιμές της μεταβλητής Επίλυσης που βελτιστοποιούν τη συνάρτηση στόχου. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο Επίλυση εμφανίζει συνήθως ένα μήνυμα ή ένα μήνυμα σφάλματος που περιγράφει ή συζητά το πρόβλημα που […]
