Πώς να εκτελέσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word 2013

Το Word 2013 έχει μια χρήσιμη δυνατότητα που ονομάζεται συγχώνευση αλληλογραφίας. Μια συγχώνευση αλληλογραφίας συνδυάζει μια λίστα δεδομένων, συνήθως με ονόματα και διευθύνσεις (δηλαδή, πληροφορίες αλληλογραφίας), με μια επιστολή φόρμας, μια ετικέτα ή ένα πρότυπο φακέλου για την παραγωγή προσαρμοσμένων αντιγράφων της επιστολής για κάθε άτομο.

Οι μεγάλες εταιρείες χρησιμοποιούν τη συγχώνευση αλληλογραφίας για την αποστολή προσαρμοσμένων διαφημίσεων, αλλά δεν είναι μόνο για επιχειρήσεις. Οι οικιακοί χρήστες μπορούν να επωφεληθούν από τη συγχώνευση αλληλογραφίας για ετικέτες αλληλογραφίας χριστουγεννιάτικων καρτών, προσκλήσεις σε πάρτι, ενημερωτικά δελτία κλαμπ και πολλά άλλα.

Η εκτέλεση μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι μια διαδικασία τριών βημάτων:

Δημιουργήστε (ή αναγνωρίστε) την πηγή δεδομένων.

Δημιουργήστε το κύριο έγγραφο και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τους κωδικούς συγχώνευσης σε αυτό.

Εκτελέστε τη λειτουργία συγχώνευσης μεταξύ της προέλευσης δεδομένων και του κύριου εγγράφου.

Η πηγή δεδομένων πρέπει να είναι ένα οριοθετημένο αρχείο . Με άλλα λόγια, πρέπει να υπάρχει κάποιος συνεπής τρόπος διάκρισης μεταξύ μιας στήλης ή μιας σειράς δεδομένων και της επόμενης. Ακολουθούν ορισμένοι πιθανοί τύποι πηγών δεδομένων:

• Πίνακας Excel ή Word: Εάν η προέλευση δεδομένων είναι υπολογιστικό φύλλο Excel, κάθε τύπος πληροφοριών βρίσκεται σε ξεχωριστή στήλη. Το ίδιο ισχύει αν η προέλευση δεδομένων είναι ένας πίνακας του Word.

  

• Απλό κείμενο: Εάν η προέλευση δεδομένων είναι αρχείο απλού κειμένου, κάθε στήλη οριοθετείται (διαχωρίζεται) από έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα, όπως μια καρτέλα ή ένα κόμμα. Όταν ένα οριοθετημένο αρχείο κειμένου χρησιμοποιεί κόμματα, είναι αρχείο τιμών διαχωρισμένων με κόμμα ή CSV.

  

• Outlook: Εάν η προέλευση δεδομένων είναι μια λίστα επαφών του Outlook, κάθε τύπος πληροφοριών βρίσκεται σε ξεχωριστό πεδίο.

• Λίστα λέξεων: Εάν δεν έχετε ήδη πηγή δεδομένων, επιλέξτε Αλληλογραφία→Επιλογή παραληπτών→Πληκτρολογήστε νέα λίστα για να δημιουργήσετε μία με τη δυνατότητα Τύπος νέας λίστας στο Word.

Ένα αρχείο δεδομένων δεν πρέπει να περιέχει τίποτα εκτός από τα δεδομένα (και ίσως μια μεμονωμένη σειρά ετικετών πεδίων, με Όνομα, Διεύθυνση, Πόλη, Πολιτεία και ΤΚ). Μην χρησιμοποιείτε κενές σειρές ή τίτλους στο επάνω μέρος της σελίδας γιατί αυτό προκαλεί σύγχυση στο βοηθητικό πρόγραμμα Mail Merge. Ελέγξτε το αρχείο δεδομένων σας για να αφαιρέσετε τις ξένες σειρές πριν χρησιμοποιήσετε το αρχείο ως πηγή συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Μετά την προετοιμασία του αρχείου δεδομένων, ρυθμίζετε το κύριο έγγραφο. Μπορείτε είτε να δημιουργήσετε το κύριο έγγραφο από την αρχή είτε μπορείτε να ξεκινήσετε με ένα υπάρχον έγγραφο και να το μετατρέψετε σε κύριο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Το κύριο έγγραφο αποτελείται από κανονικό κείμενο συν κωδικούς που δείχνουν πού πρέπει να εισαχθούν τα πεδία συγχώνευσης.

Στη συνέχεια, ως το τελευταίο βήμα στη διαδικασία συγχώνευσης, φέρνετε μαζί τα δύο κομμάτια. Μπορείτε να το κάνετε είτε στέλνοντας τα αποτελέσματα απευθείας στον εκτυπωτή είτε δημιουργώντας ένα νέο έγγραφο που περιέχει τη συγχώνευση, το οποίο μπορείτε στη συνέχεια να επεξεργαστείτε όπως απαιτείται και στη συνέχεια να εκτυπώσετε.