Πώς να εισάγετε δεδομένα στην Access 2016

Εάν θέλετε η βάση δεδομένων στην οποία τοποθετείτε τα δεδομένα να αντικαταστήσει την πηγή στην Access 2016, τότε πραγματοποιήστε εισαγωγή. Αυτή είναι η επιλογή για εσάς εάν δημιουργείτε μια βάση δεδομένων της Access για να αντικαταστήσετε ένα παλιό υπολογιστικό φύλλο που δεν ανταποκρίνεται πλέον στις ανάγκες σας. Εισαγάγετε επίσης εάν τα δεδομένα προέλευσης παρέχονται από εξωτερικό προμηθευτή σε μορφή διαφορετική από τη μορφή Access.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι λαμβάνετε δεδομένα πωλήσεων ταμειακού μητρώου από έναν εξωτερικό προμηθευτή σε μηνιαία βάση σε μορφή υπολογιστικού φύλλου. Η Access είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την αναφορά, ώστε να μπορείτε να εισάγετε τα δεδομένα στην Access και να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία αναφοράς της για να δημιουργήσετε τις αναφορές σας.

Ακολουθούν τα βήματα για την εισαγωγή ή τη σύνδεση πηγών δεδομένων στη βάση δεδομένων της Access:

1 Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access που θα περιέχει τα εισαγόμενα δεδομένα.

Θα πρέπει να δείτε την καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα.

2 Κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα.

Η ομάδα κουμπιών Εισαγωγή & Σύνδεση εμφανίζεται στην Κορδέλα.

Κάθε κουμπί συνδέεται με έναν οδηγό που σας καθοδηγεί στη διαδικασία:

Οι κοινές μορφές αρχείων όπως το Excel ή το Κείμενο (με την ετικέτα Αρχείο κειμένου) έχουν τα δικά τους συγκεκριμένα κουμπιά.

Μπορείτε να βρείτε τις λιγότερο κοινές μορφές αρχείων χρησιμοποιώντας το κουμπί Περισσότερα.

3 Κάντε κλικ στο κουμπί που ταιριάζει με τη μορφή του αρχείου σας.

Στην οθόνη εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων που είναι ειδικά για την επιλεγμένη μορφή αρχείου.

4 Χρησιμοποιήστε το κουμπί Αναζήτηση για να επιλέξετε την πηγή δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε ή να συνδέσετε στην Access.

Συνήθως αυτό είναι ένα αρχείο. Θα μπορούσε επίσης να είναι μια τοποθεσία του SharePoint ή ένας φάκελος του Outlook.

Εάν δεν σας αρέσει να πληκτρολογείτε ονόματα αρχείων, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να εντοπίσετε το αρχείο.

5 Επιλέξτε τη μέθοδο αποθήκευσης δεδομένων.

Εδώ λέτε στην Access εάν θα εισάγει ή θα συνδέσει τα δεδομένα. Μπορείτε να συνδέσετε όλες τις μορφές αρχείων εκτός από την XML.

6 Ακολουθήστε τα υπόλοιπα βήματα στο πλαίσιο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων.

Από αυτό το σημείο και μετά, τα βήματα εξαρτώνται από τη μορφή δεδομένων που εισάγετε. Ακολουθήστε προσεκτικά τις οδηγίες. Το χειρότερο που μπορεί να συμβεί είναι να λάβετε έναν εισαγόμενο (ή συνδεδεμένο) πίνακα γεμάτο ασυναρτησίες. Εάν το κάνετε, ελέγξτε τη μορφή του αρχείου προέλευσης.

Για παράδειγμα, εάν η πηγή είναι ένα αρχείο κειμένου και έχετε ασυναρτησίες, ίσως χρειαστεί να επιβεβαιώσετε ότι το αρχείο κειμένου αποθηκεύτηκε ως οριοθετημένο αρχείο (με έναν χαρακτήρα — ένα κόμμα, για παράδειγμα — τοποθετημένο ανάμεσα στα πεδία). Είναι επίσης πιθανό το αρχείο προέλευσης να μην είναι στη σωστή μορφή (για παράδειγμα, μπορεί να νομίζετε ότι είναι υπολογιστικό φύλλο του Excel αλλά δεν είναι).

Εάν αναμένετε να εισάγετε ή να συνδέσετε συχνά αυτόν τον τύπο αρχείου, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής. (Το πλαίσιο ελέγχου θα βρίσκεται στην τελευταία οθόνη του οδηγού.) Αφού επιλέξετε το πλαίσιο, θα σας ζητηθεί ένα όνομα για την εισαγωγή σας.

7Η ομάδα Εισαγωγή της καρτέλας Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα περιέχει ένα κουμπί που ονομάζεται Αποθηκευμένες εισαγωγές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το κουμπί για να καλέσετε τις αποθηκευμένες εισαγωγές και να τις εκτελείτε όσο συχνά θέλετε.

Οι πηγές δεδομένων πρέπει να παραμείνουν στις αρχικές τους τοποθεσίες με τα αρχικά τους ονόματα για να εκτελέσετε ξανά μια αποθηκευμένη εισαγωγή.