Πώς να εισαγάγετε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Office 2016

Εάν συγχωνεύετε λίστες αλληλογραφίας στο Microsoft Office 2016, θα χρειαστεί να εισαγάγετε πεδία όπου θέλετε να είναι η εξατομίκευση. Αρχικά, τοποθετήστε κατάλληλα το σημείο εισαγωγής:

• Για γράμματα, κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να εμφανίζεται ο κωδικός συγχώνευσης. Θα θέλετε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη κοντά στην κορυφή του εγγράφου, ακριβώς κάτω από την ημερομηνία. Μπορεί επίσης να θέλετε έναν χαιρετισμό όπως (Αγαπητό όνομα ). Ίσως θέλετε και άλλη εξατομίκευση, όπως μια αναφορά της πόλης ή της πολιτείας του ατόμου σε μια παράγραφο σώματος.

• Για μηνύματα email, κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να εμφανιστεί το πρώτο κομμάτι εξατομίκευσης. Δεν υπάρχει μια συνηθισμένη τοποθέτηση για εξατομικευμένα δεδομένα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως υπάρχει για μια επαγγελματική επιστολή.

• Για φακέλους, τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στο κενό πλαίσιο κειμένου στο κέντρο της ετικέτας.

• Για ετικέτες, τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στο επάνω δεξιό κελί του πίνακα. Εάν δεν βλέπετε πίνακα, επιλέξτε Διάταξη εργαλείων πίνακα → Προβολή γραμμών πλέγματος.

• Για έναν κατάλογο, κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται ο κωδικός συγχώνευσης. Εάν θέλετε να εμφανίζεται κάποιο διαχωριστικό μεταξύ των εγγραφών, δημιουργήστε το (όπως μια οριζόντια γραμμή ή μια κενή γραμμή) και στη συνέχεια μετακινήστε το σημείο εισαγωγής πάνω από αυτό το διαχωριστικό.

Αφού τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής, είστε έτοιμοι να εισαγάγετε τον κωδικό συγχώνευσης. Για να απλοποιήσει τη διαδικασία εισαγωγής πεδίων, το Word προσφέρει δύο ειδικούς κωδικούς συγχώνευσης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

• Το Address Block εισάγει όλα τα πεδία που απαιτούνται για τη δημιουργία ενός σωστά διαμορφωμένου μπλοκ διευθύνσεων, συμπεριλαμβανομένων των διαστημάτων και των διαλειμμάτων παραγράφου μεταξύ τους, κάπως έτσι:

  Amy Jones
  3855 W. Main St.
  Arcadia, IN 46958

• Η Γραμμή χαιρετισμού εισάγει έναν χαιρετισμό όπως Αγαπητέ, ακολουθούμενο από το όνομα του παραλήπτη. Όταν εισάγετε τη γραμμή χαιρετισμού, μπορείτε να επιλέξετε εάν θα χρησιμοποιήσετε το μικρό τους όνομα, το επίθετο ή και τα δύο. Μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι:

  Αγαπητή κα Τζόουνς:

  Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μεμονωμένα πεδία συγχώνευσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναφέρετε την πόλη του ατόμου σε μια παράγραφο όπως αυτή:

  Μέχρι τις 30 Ιουνίου, το κατάστημά μας στην Ινδιανάπολη προσφέρει έκπτωση 20% σε όλα τα είδη εκκαθάρισης.

Εισαγάγετε ένα μπλοκ διευθύνσεων

Για να εισαγάγετε ένα μπλοκ διευθύνσεων (για παράδειγμα, σε φάκελο ή ετικέτα ή στο επάνω μέρος ενός γράμματος), ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Στην καρτέλα "Αλληλογραφία", κάντε κλικ στην επιλογή Αποκλεισμός διευθύνσεων.

Επιλέξτε τη μορφή στην οποία θα εμφανίζεται το όνομα του ατόμου.

Εάν δεν θέλετε να εμφανίζεται το όνομα της εταιρείας (εάν υπάρχει), κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Εισαγωγή ονόματος εταιρείας.

Καθορίστε πώς θα εμφανίζονται οι διευθύνσεις εκτός της προεπιλεγμένης χώρας.

Ελέγξτε την προεπισκόπηση για να βεβαιωθείτε ότι το μπλοκ διευθύνσεων εμφανίζεται όπως αναμένεται.

Εάν η προεπισκόπηση διεύθυνσης δεν φαίνεται σωστή, κάντε κλικ στην επιλογή Αντιστοίχιση πεδίων και χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται για να αντιστοιχίσετε τα πεδία από το αρχείο δεδομένων συγχώνευσης με τα πεδία που χρησιμοποιούνται για το μπλοκ διευθύνσεων.

Κάντε κλικ στο OK για να εισαγάγετε τον κωδικό.

Καθορίστε επιλογές για το μπλοκ διευθύνσεων.

Ο κωδικός του μπλοκ διευθύνσεων εμφανίζεται στο έγγραφο με διπλές αγκύλες γύρω του, ως εξής: >.

Διορθώστε το πρόβλημα του διαστήματος στα μπλοκ διευθύνσεων

Ένα πρόβλημα με το προεπιλεγμένο μπλοκ διευθύνσεων είναι ότι αφήνει πολύ κάθετο κενό μεταξύ των γραμμών, λόγω της προεπιλεγμένης απόστασης παραγράφων. (Κάθε γραμμή του μπλοκ διευθύνσεων είναι μια ξεχωριστή παράγραφος.) Για να το δείτε μόνοι σας, επιλέξτε Αλληλογραφία→ Προεπισκόπηση Αποτελεσμάτων. Επαναλάβετε αυτήν την εντολή για να απενεργοποιήσετε την προεπισκόπηση.

Για να διορθώσετε το πρόβλημα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε τον κωδικό >.

Στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο κουμπί Διάστιχο γραμμής και παραγράφου για να ανοίξετε το μενού του.

Κάντε κλικ στο Remove Space After Paragraph.

Αφαιρέστε επιπλέον χώρο μετά τις παραγράφους μέσα στο μπλοκ διευθύνσεων.

Εισαγάγετε μια γραμμή χαιρετισμού

Για να εισαγάγετε μια γραμμή χαιρετισμού, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Στην καρτέλα "Αλληλογραφία", κάντε κλικ στην επιλογή Γραμμή χαιρετισμού.

Χρησιμοποιήστε τις αναπτυσσόμενες λίστες στην ενότητα Μορφή γραμμής χαιρετισμού για να καθορίσετε πώς θα εμφανίζεται ο χαιρετισμός.

Καθορίστε μια γραμμή χαιρετισμού για μη έγκυρα ονόματα παραληπτών (για παράδειγμα, μια εγγραφή όπου δεν καθορίστηκε όνομα παραλήπτη).

Ελέγξτε την περιοχή προεπισκόπησης για να βεβαιωθείτε ότι η γραμμή χαιρετισμού είναι όπως θέλετε.

• Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να μετακινηθείτε σε όλες τις εγγραφές για να ελέγξετε την καθεμία.

• Εάν τα πεδία δεν ταιριάζουν, κάντε κλικ στην επιλογή Αντιστοίχιση πεδίων και καθορίστε ποια πεδία από τη λίστα δεδομένων θα συμπεριληφθούν στον χαιρετισμό.

Κάντε κλικ στο OK.

Καθορίστε τις ρυθμίσεις για τη γραμμή χαιρετισμού.

Εισαγάγετε ένα μεμονωμένο πεδίο συγχώνευσης

Για να εισαγάγετε ένα μεμονωμένο πεδίο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Στην καρτέλα Αποστολές, κάντε κλικ στο βέλος στο κουμπί Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης, ανοίγοντας ένα μενού.

Κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να εισαγάγετε.

Επιλέξτε ένα μεμονωμένο πεδίο για εισαγωγή.

Εδώ είναι μια εναλλακτική μέθοδος. Μπορείτε να κάνετε κλικ στην όψη του κουμπιού Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης (το γραφικό μέρος, όχι το κείμενο και το βέλος κάτω από αυτό) για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης. Από εκεί μπορείτε να επιλέξετε ένα πεδίο και να κάνετε κλικ στο Εισαγωγή.