Πώς να εισαγάγετε οριοθετημένα αρχεία κειμένου στο Excel 2013

Για να εισαγάγετε το αρχείο κειμένου ASCII, ανοίξτε πρώτα το ίδιο το αρχείο κειμένου από το Excel. Όταν ανοίγετε το αρχείο κειμένου, το Excel ξεκινά τον Οδηγό εισαγωγής κειμένου. Αυτός ο οδηγός σάς καθοδηγεί στα βήματα για να περιγράψετε πώς πρέπει να μορφοποιηθούν και να αναδιαταχθούν οι πληροφορίες σε ένα αρχείο κειμένου όπως τοποθετούνται σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

Ακολουθούν τα βήματα που ακολουθείτε για να εισαγάγετε ένα οριοθετημένο αρχείο κειμένου:

1 Επιλέξτε την εντολή Άνοιγμα του μενού Αρχείο ή κάντε κλικ στο κουμπί Λήψη εξωτερικών δεδομένων από κείμενο της καρτέλας Δεδομένα.

Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα ή το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή αρχείου κειμένου.

2 Επιλέξτε Αρχεία κειμένου από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας που χρησιμοποιείτε για να επιλέξετε τον τύπο αρχείου που θέλετε εμφανίζεται στα δεξιά του πλαισίου κειμένου Όνομα αρχείου.

3 Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Look In για να προσδιορίσετε το φάκελο στον οποίο τοποθετήσατε το εξαγόμενο αρχείο κειμένου.

Θα πρέπει να δείτε το αρχείο κειμένου που παρατίθεται στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα.

4 Για να ανοίξετε το αρχείο κειμένου, κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιό του.

Το Excel μπορεί να μπορεί να μαντέψει πώς οργανώνει τα δεδομένα του το οριοθετημένο αρχείο δεδομένων και απλώς να ανοίξει το αρχείο στο παράθυρο του βιβλίου εργασίας του Excel. Ή το Excel μπορεί να ξεκινήσει τον Οδηγό εισαγωγής κειμένου.

5 Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Οριοθετημένο.

Αυτό λέει στο Excel ότι τα πεδία στο αρχείο κειμένου διαχωρίζονται με (ένα ή περισσότερους) οριοθέτες.

6 Στο πλαίσιο κειμένου Έναρξη εισαγωγής στη γραμμή, προσδιορίστε το σημείο στο οριοθετημένο αρχείο κειμένου που πρέπει να είναι η πρώτη σειρά του υπολογιστικού φύλλου.

Γενικά, τα αρχεία κειμένου ASCII χρησιμοποιούν τις πρώτες πολλές σειρές του αρχείου για να εμφανίζουν πληροφορίες κεφαλίδας αναφοράς. Για αυτόν τον λόγο, συνήθως θέλετε να ξεκινήσετε την εισαγωγή στη σειρά 10 ή 20 ή 5.

Μην είστε πολύ τεταμένοι με αυτό το θέμα του να πείτε στον Οδηγό εισαγωγής κειμένου ποια σειρά είναι η πρώτη που πρέπει να εισαχθεί. Μπορείτε να διαγράψετε εύκολα τις εξωτερικές σειρές αργότερα στο Excel.

Μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση της αναφοράς προς εισαγωγή που εμφανίζεται στην κάτω ενότητα του πλαισίου διαλόγου "Οδηγός εισαγωγής κειμένου".

7 Κάντε κλικ στο Επόμενο.

Το Excel εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου του Οδηγού εισαγωγής κειμένου. Χρησιμοποιείτε αυτό το δεύτερο παράθυρο διαλόγου "Οδηγός εισαγωγής κειμένου" για να προσδιορίσετε τον χαρακτήρα ή τους χαρακτήρες που χρησιμοποιούνται ως οριοθέτες για τη διάσπαση του κειμένου σε στήλες. Για παράδειγμα, εάν το αρχείο που εισάγεται είναι αρχείο οριοθετημένο με στηλοθέτες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Tab στην περιοχή Οριοθέτες.

8 Κάντε κλικ στο Επόμενο.

Εμφανίζεται το τρίτο παράθυρο διαλόγου "Οδηγός εισαγωγής κειμένου".

9 Επιλέξτε τη μορφή δεδομένων για τις στήλες στο νέο σας βιβλίο εργασίας:

Για να επιλέξετε την προεπιλεγμένη μορφή για μια στήλη, κάντε κλικ σε αυτήν τη στήλη στο πλαίσιο Προεπισκόπηση δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα κουμπιά επιλογής Μορφή δεδομένων στήλης.

Για να χρησιμοποιήσετε τη μορφή ημερομηνίας ως προεπιλογή για μια στήλη, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Ημερομηνία και χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Ημερομηνία για να επιλέξετε μια μορφή ημερομηνίας.

Το πλαίσιο προεπισκόπησης δεδομένων στο δεύτερο πλαίσιο διαλόγου "Οδηγός εισαγωγής κειμένου" δείχνει πώς θα φαίνεται το αρχείο μετά την εισαγωγή του με βάση τους οριοθέτες που προσδιορίσατε. Πειραματιστείτε λίγο για να βεβαιωθείτε ότι εισάγετε τα δεδομένα σε καθαρή μορφή.

10 Προσδιορίστε τυχόν στήλες που το Excel θα πρέπει να παραλείψει την εισαγωγή.

Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε μια στήλη, επιλέξτε τη στήλη και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Να μην εισαχθεί στήλη (Παράλειψη).

11 Nit-επιλέξτε πώς εμφανίζονται τα δεδομένα στο αρχείο κειμένου.

Κάντε κλικ στο κουμπί εντολής Advanced του τρίτου πλαισίου διαλόγου Text Import Wizard για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Advanced Text Import Settings. Εδώ, μπορείτε να καθορίσετε με περισσότερες λεπτομέρειες πώς είναι τακτοποιημένα τα δεδομένα στο αρχείο κειμένου.

Κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο τρίτο παράθυρο διαλόγου "Οδηγός εισαγωγής κειμένου".

12 Κάντε κλικ στο Τέλος.

Το Excel εισάγει το οριοθετημένο αρχείο κειμένου σύμφωνα με τις προδιαγραφές σας. Όπως και με ένα απλό αρχείο κειμένου, τα δεδομένα πιθανότατα δεν θα είναι τέλεια διατεταγμένα. Αλλά δεν θα δυσκολευτείτε να καθαρίσετε το νέο βιβλίο εργασίας. Μερικές διαγραφές, λίγη αλλαγή μεγέθους και πολύ σύντομα το βιβλίο εργασίας θα είναι όπως θέλετε.