Πώς να εισαγάγετε ευθύ κείμενο στο Excel 2013

Όταν δεν κάνετε ή δεν μπορείτε να κάνετε απευθείας εξαγωγή στο Excel, πρέπει να κάνετε το δεύτερο βήμα εισαγωγής του αρχείου κειμένου ASCII που δημιουργήσατε με το άλλο πρόγραμμα. Ακολουθούν τα βήματα που ακολουθείτε για την εισαγωγή ενός απλού αρχείου κειμένου:

1 Ανοίξτε το αρχείο κειμένου επιλέγοντας Άνοιγμα από το μενού Αρχείο ή επιλέγοντας την εντολή Λήψη εξωτερικών δεδομένων από κείμενο της καρτέλας Δεδομένα.

Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, εάν επιλέξετε την εντολή Άνοιγμα. Το Excel εμφανίζει ένα σχεδόν πανομοιότυπο πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή αρχείου κειμένου εάν επιλέξετε την εντολή Λήψη εξωτερικών δεδομένων από κείμενο της καρτέλας Δεδομένα.

2 Επιλέξτε Αρχεία κειμένου από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Αυτή η λίστα εμφανίζεται στα δεξιά του πλαισίου κειμένου Αρχείο.

3 Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Look In για να προσδιορίσετε το φάκελο στον οποίο τοποθετήσατε το εξαγόμενο αρχείο κειμένου.

Θα πρέπει να δείτε το αρχείο κειμένου που παρατίθεται στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα.

4 Για να ανοίξετε το αρχείο κειμένου, κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιό του.

Το Excel ξεκινά τον Οδηγό εισαγωγής κειμένου.

5 Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Σταθερό πλάτος.

Αυτό λέει στο Excel ότι τα πεδία στο αρχείο κειμένου είναι διατεταγμένα σε στήλες με ομοιόμορφη απόσταση.

6 Στο πλαίσιο κειμένου Έναρξη εισαγωγής στη γραμμή, προσδιορίστε τη σειρά στο αρχείο κειμένου ASCII που πρέπει να είναι η πρώτη σειρά του υπολογιστικού φύλλου.

Γενικά, τα αρχεία κειμένου ASCII χρησιμοποιούν τις πρώτες πολλές σειρές του αρχείου για να εμφανίζουν πληροφορίες κεφαλίδας αναφοράς. Για αυτόν τον λόγο, συνήθως δεν θέλετε να ξεκινήσετε την εισαγωγή στη σειρά 1. θα θέλετε να ξεκινήσετε την εισαγωγή στη σειρά 10 ή 20 ή 5.

Μην είστε πολύ τεταμένοι με αυτό το θέμα του να πείτε στον Οδηγό εισαγωγής κειμένου ποια σειρά είναι η πρώτη που πρέπει να εισαχθεί. Εάν εισάγετε πάρα πολλές σειρές, μπορείτε εύκολα να διαγράψετε τις εξωτερικές σειρές αργότερα στο Excel.

Μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση της αναφοράς προς εισαγωγή που εμφανίζεται στην κάτω ενότητα του πλαισίου διαλόγου "Οδηγός εισαγωγής κειμένου".

7 Κάντε κλικ στο Επόμενο.

Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου δεύτερου βήματος του Οδηγού εισαγωγής κειμένου. Χρησιμοποιείτε αυτό το δεύτερο παράθυρο διαλόγου "Οδηγός εισαγωγής κειμένου" για να σπάσετε τις σειρές των αρχείων κειμένου σε στήλες.

Ίσως δεν χρειάζεται να κάνετε πολλή δουλειά για να προσδιορίσετε πού πρέπει να σπάσουν οι σειρές σε στήλες. Το Excel, αφού εξέτασε προσεκτικά τα δεδομένα στο αρχείο κειμένου που πρόκειται να εισαχθεί, προτείνει πού πρέπει να σπάσουν οι στήλες και σχεδιάζει κάθετες γραμμές στα διαλείμματα.

8 Στην ενότητα Προεπισκόπηση δεδομένων του δεύτερου πλαισίου διαλόγου του οδηγού, ελέγξτε τις αλλαγές κειμένου και τροποποιήστε τις όπως απαιτείται.

Εάν είναι λανθασμένες, σύρετε τις γραμμές διακοπής σε μια νέα τοποθεσία.

Για να αφαιρέσετε ένα διάλειμμα, κάντε διπλό κλικ στη γραμμή διακοπής.

Για να δημιουργήσετε ή να προσθέσετε ένα νέο διάλειμμα, κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να συμβεί το διάλειμμα.

9 Κάντε κλικ στο Επόμενο.

Το Excel εμφανίζει το τρίτο βήμα διαλόγου του Οδηγού εισαγωγής κειμένου.

10 Επιλέξτε τη μορφή δεδομένων για τις στήλες στο νέο σας βιβλίο εργασίας.

Μπορείτε να επιλέξετε προεπιλεγμένη μορφοποίηση από το τρίτο παράθυρο διαλόγου "Οδηγός εισαγωγής κειμένου" για τις στήλες του νέου βιβλίου εργασίας.

Για να επιλέξετε την προεπιλεγμένη μορφή για μια στήλη, κάντε κλικ σε αυτήν τη στήλη στο πλαίσιο Προεπισκόπηση δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα τέσσερα κουμπιά επιλογής Μορφή δεδομένων στήλης.

Εάν επιλέξετε το κουμπί επιλογής Μορφή ημερομηνίας ως προεπιλογή για μια στήλη, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Ημερομηνία για να επιλέξετε μια μορφή ημερομηνίας.

11 Προσδιορίστε τυχόν στήλες που δεν πρέπει να εισάγει το Excel.

Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε μια στήλη, επιλέξτε μια στήλη στο πλαίσιο Προεπισκόπηση δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Να μην εισαχθεί στήλη (Παράλειψη).

12Nit-επιλέξτε πώς εμφανίζονται τα δεδομένα στο αρχείο κειμένου.

Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Για προχωρημένους (στο τρίτο παράθυρο διαλόγου Οδηγός εισαγωγής κειμένου) για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις εισαγωγής κειμένου για προχωρημένους. Το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις εισαγωγής κειμένου για προχωρημένους παρέχει πλαίσια κειμένου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε με μεγαλύτερη λεπτομέρεια ή με μεγαλύτερη ακρίβεια πώς είναι τακτοποιημένα τα δεδομένα στο αρχείο κειμένου.

Επιλέξτε το σύμβολο που χρησιμοποιείται για τον διαχωρισμό ακέραιων αριθμών από δεκαδικές τιμές χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Διαχωριστής δεκαδικών.

Επιλέξτε το σύμβολο που χρησιμοποιείται για τον διαχωρισμό χιλιάδων χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Χιλιάδες Διαχωριστές.

Κάντε κλικ στο OK αφού κάνετε επιλογές εδώ. επιστρέφετε στο τρίτο παράθυρο διαλόγου του οδηγού.

13 Κάντε κλικ στο Τέλος.

Το Excel εισάγει το αρχείο κειμένου σύμφωνα με τις προδιαγραφές σας και το τοποθετεί σε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel. Τα δεδομένα πιθανότατα δεν θα είναι τέλεια διατεταγμένα.

Ωστόσο, όταν έχετε πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, θα βρείτε την εισαγωγή μιας τεράστιας εξοικονόμησης χρόνου. Γενικά, δεν θα δυσκολευτείτε τρομερά να καθαρίσετε το νέο βιβλίο εργασίας. Χρειάζεται μόνο να διαγράψετε μερικές σειρές ή ίσως στήλες ή ίσως να κάνετε λίγη πρόσθετη μορφοποίηση ή αλλαγή μεγέθους σειρών και στηλών.