Πώς να διαχειριστείτε τη διαθεσιμότητα πόρων στο Project 2016

Πολλές λειτουργίες του Project 2016 χειρίζονται πόρους — ιδίως βοηθώντας σας να εντοπίσετε την υπερκατανομή πόρων. Η υπερανάθεση είναι ένας υπολογισμός, με βάση το ημερολόγιο και τη διαθεσιμότητα του πόρου, που υποδεικνύει ότι έχει ανατεθεί πάρα πολλή εργασία βάσει αυτής της διαθεσιμότητας.

Σκεφτείτε τη Monica Mendez, μια μηχανική που εργάζεται μια τυπική οκτάωρη ημέρα με βάση το ημερολόγιό της. Η Monica έχει ανατεθεί στην εργασία Write Final Report στο 50 τοις εκατό της διαθεσιμότητάς της και στην εργασία Create Design Specs — η οποία πραγματοποιείται ταυτόχρονα με την εργασία αναφοράς — στο 100% της διαθεσιμότητάς της. Η Monica εργάζεται τώρα στο 150 τοις εκατό της διαθεσιμότητάς της, ή 12 ώρες την ημέρα. Η καημένη η Μόνικα έχει υπερφορτωθεί. Να είστε προσεκτικοί - μπορεί ακόμη και να εγκαταλείψει το έργο.

Ένας πόρος εκχωρείται σε μια εργασία με διαθεσιμότητα 100 τοις εκατό (ή μονάδες) από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να τροποποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση εάν γνωρίζετε ότι ένας πόρος θα εκχωρηθεί σε πολλές εργασίες και ότι μπορεί να αφιερώσει περιορισμένο χρόνο στην καθεμία.

Εκτίμηση και ρύθμιση διαθεσιμότητας πόρων

Η διαθεσιμότητα είναι ευκολότερο να εκτιμηθεί για ορισμένους πόρους παρά για άλλους. Ένας διευθυντής είναι απίθανο να αφιερώσει μια ολόκληρη μέρα σε οποιαδήποτε εργασία, επειδή πρέπει να ασχοληθεί με όλους τους υπαλλήλους που του αναφέρονται και επίσης να υπογράψει εξουσιοδοτήσεις, να παρακολουθήσει συναντήσεις που αφορούν διάφορα έργα και να αναπτύξει προϋπολογισμούς, για παράδειγμα. Η διαθεσιμότητα ενός εργάτη παραγωγής μπορεί να είναι πιο εύκολο να προσδιοριστεί σε μια μεμονωμένη εργασία: Εάν μια δουλειά στην κατασκευή περνάει τρεις ημέρες στη γραμμή και ένα άτομο εργάζεται στη γραμμή όλη την ώρα, είναι πιο ακριβές να πούμε ότι εργάζεται σε αυτήν την εργασία πλήρως χρόνος.

Ένα λάθος που έκαναν οι αρχάριοι του Έργου είναι να σκέφτονται υπερβολικά τη διαθεσιμότητα. Φυσικά, κανείς δεν αφιερώνει οκτώ ώρες κάθε μέρα σε μία μόνο εργασία σε ένα έργο. Οι εργαζόμενοι περνούν μέρος των εργάσιμων ημερών τους διαβάζοντας email, συνομιλώντας με συναδέλφους και απαντώντας σε τηλεφωνικές κλήσεις για ζητήματα που δεν σχετίζονται με τα έργα τους. Ένας πόρος μπορεί να αφιερώσει επτά ώρες σε μια εργασία τη μια μέρα και μόνο τρεις ώρες την επόμενη.

Μην κολλάτε σε ένα καθημερινό πρόγραμμα πόρων κατά την εκτίμηση της διαθεσιμότητας. Εάν, κατά τη διάρκεια μιας εργασίας, ο εργαζόμενος επικεντρωθεί σε αυτήν, η 100 τοις εκατό διαθεσιμότητα είναι η κατάλληλη ρύθμιση. Ωστόσο, εάν αυτό το άτομο εργάζεται μόνο πέντε ημέρες σε μια δεκαήμερη εργασία, αυτό είναι 50 τοις εκατό διαθεσιμότητα, είτε εργάζεται τέσσερις ώρες την ημέρα για δέκα ημέρες είτε πέντε ολόκληρες ημέρες σε οποιοδήποτε σημείο.

Η ρύθμιση Μονάδες (διαθεσιμότητα) σάς βοηθά να εντοπίσετε την υπερκράτηση ενός πόρου που μπορεί να εργάζεται σε πολλές εργασίες ταυτόχρονα σε ένα χρονοδιάγραμμα έργου.

Για να ορίσετε προεπιλεγμένες μονάδες πόρων για να καθορίσετε τη διαθεσιμότητα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Εμφάνιση της προβολής φύλλου πόρων.

Κάντε κλικ στη στήλη Max για τον πόρο.

Πληκτρολογήστε έναν αριθμό που αντιπροσωπεύει το ποσοστό του χρόνου που ο πόρος είναι διαθέσιμος για εργασία στο έργο.

Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε 33 για έναν πόρο που είναι διαθέσιμος το ένα τρίτο του χρόνου ή 400 για έναν πόρο που μπορεί να παρέχει τέσσερις εργαζόμενους πλήρους απασχόλησης. (Οι εγγραφές μεγαλύτερες από 100 τοις εκατό αντιπροσωπεύουν πόρους που παρέχουν σε μια ομάδα ή ομάδα για να χειριστεί εργασίες.) Η πιο συνηθισμένη καταχώριση (η προεπιλογή) είναι 100 για έναν μόνο πόρο που εργάζεται με πλήρη απασχόληση σε εργασίες στο έργο.

Πατήστε Enter ή Tab.

Η καταχώρηση ολοκληρώθηκε.

Σημειώστε ότι αυτό λειτουργεί μόνο για πόρους των οποίων ο τύπος έχει οριστεί σε Work.

Όταν ένας πόρος έρχεται και φεύγει

Εκτός από το ότι είναι διαθέσιμος σε ένα έργο μόνο ένα ορισμένο ποσοστό του χρόνου (ας πούμε, το 50 τοις εκατό της συνολικής διάρκειας του έργου), ένας πόρος μπορεί να είναι διαθέσιμος μόνο για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο (ίσως Απρίλιος-Ιούνιος) κατά τη διάρκεια του έργο — συνήθως, όταν χρησιμοποιείτε έναν πόρο που έχετε δανειστεί από άλλο τμήμα ή όταν εργάζεστε με έναν ελεύθερο επαγγελματία που στριμώχνεται στο έργο σας με άλλους. Ένας άλλος πιθανός πόρος είναι κάποιος που είναι διαθέσιμος το ημίχρονο για τις πρώτες μέρες του έργου και μετά το πλήρες ωράριο για τις υπόλοιπες.

Σε αυτήν την περίπτωση, εισάγετε ένα εύρος ημερομηνιών στις στήλες Διαθέσιμο από και Διαθέσιμο σε της περιοχής Διαθεσιμότητα πόρων στο παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες πόρων, όπως φαίνεται, για να καθορίσετε διαφορετική διαθεσιμότητα.

Χρονικές περίοδοι και μονάδες διαθεσιμότητας.

Για να καθορίσετε μια περιορισμένη περίοδο κατά την οποία ένας πόρος είναι διαθέσιμος για εργασία στο έργο σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Εμφάνιση της προβολής φύλλου πόρων.

Κάντε διπλό κλικ σε έναν πόρο.

Εμφανίζεται η καρτέλα Γενικά του παραθύρου διαλόγου Πληροφορίες πόρων.

Χρησιμοποιήστε τις στήλες Διαθέσιμο από και Διαθέσιμο σε (στην περιοχή Διαθεσιμότητα πόρων) για να καθορίσετε την περίοδο διαθεσιμότητας.

Στη στήλη Μονάδες της ίδιας σειράς, κάντε κλικ στα βέλη για να αυξήσετε ή να μειώσετε τη διαθεσιμότητα σε βήματα 50 τοις εκατό ή πληκτρολογήστε έναν αριθμό.

Πατήστε Enter για να ολοκληρώσετε την καταχώρηση.

Επαναλάβετε τα βήματα 3 και 4 για να καθορίσετε πρόσθετες περιόδους διαθεσιμότητας στις επόμενες σειρές στην περιοχή Διαθεσιμότητα πόρων.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τη ρύθμιση.