Πώς να διαχειριστείτε την ομάδα του Microsoft Teams και τις ρυθμίσεις χρήστη

Μπορείτε να ελέγξετε πολλές διαφορετικές ρυθμίσεις στο Microsoft Teams , όπως η προσθήκη και η διαμόρφωση καναλιών, χρηστών και συμπεριφορά συνομιλίας. Οι ρυθμίσεις που πιθανότατα θα χρησιμοποιείτε πιο συχνά είναι για τις συγκεκριμένες ομάδες σας. Αυτά περιλαμβάνουν την προσθήκη και την αφαίρεση κατόχων, μελών και προσκεκλημένων. προσθήκη και διαγραφή καναλιών. και εργασία με εφαρμογές.

Διαχείριση των ρυθμίσεων των ομάδων σας

Για να ανοίξετε τις ρυθμίσεις για μια ομάδα, κάντε κλικ στην έλλειψη δίπλα στο όνομα της ομάδας για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού περισσότερων επιλογών και επιλέξτε Διαχείριση ομάδας.

Η οθόνη διαχείρισης για μια ομάδα με ανοιχτή την καρτέλα Μέλη.

Η οθόνη ρυθμίσεων για μια ομάδα περιέχει τις ακόλουθες καρτέλες στο επάνω μέρος, όπως φαίνεται:

• Μέλη: Η οθόνη Μέλη είναι όπου προσθέτετε νέα μέλη στην ομάδα. Μπορείτε να προσθέσετε άτομα ως μέλη της ομάδας ή ως καλεσμένους. Ένας χρήστης επισκεπτών είναι ένας χρήστης που έχει πρόσβαση σε ομάδες και να συνομιλήσει μαζί σας, αλλά δεν έχει πρόσβαση στο υπόλοιπο του του Office 365 οικοσύστημα.
• Κανάλια: Στην οθόνη Κανάλια μπορείτε να προσθέσετε κανάλι. Ένα κανάλι είναι μια περιοχή μιας ομάδας όπου μπορείτε να συνομιλήσετε για ένα κοινό θέμα. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ένα κανάλι για carpooling, ένα κανάλι για τη λογιστική και ένα κανάλι για πελάτες.
• Ρυθμίσεις: Η οθόνη Ρυθμίσεις είναι όπου διαχειρίζεστε τις ρυθμίσεις για μια ομάδα, όπως φαίνεται. Στην οθόνη Ρυθμίσεις μπορείτε να ορίσετε την εικόνα της ομάδας, να ορίσετε τα δικαιώματα των χρηστών, συμπεριλαμβανομένων των δικαιωμάτων που θέλετε να δώσετε στους επισκέπτες, να ορίσετε πώς λειτουργούν οι @αναφορές (προφέρονται "σε αναφορές"), να λάβετε έναν σύνδεσμο προς την ομάδα που μπορείτε να μοιραστείτε ώστε και άλλοι να μπορούν να ενταχθούν στην ομάδα και άλλα διασκεδαστικά πράγματα, όπως η προσθήκη εικονικών αυτοκόλλητων.

Η οθόνη Ρυθμίσεις είναι όπου μπορείτε να ελέγξετε τις ρυθμίσεις της ομάδας.

Μια αναφορά @ είναι όταν κάποιος χρησιμοποιεί το σύμβολο @ ("at") ακολουθούμενο από το όνομα ενός χρήστη σε ένα μήνυμα. Ουσιαστικά επισημάνετε το άτομο έτσι ώστε οι ομάδες να γνωρίζουν ποιο είναι το άτομο που αναφέρεται. Όταν το όνομά σας αναφέρεται @, θα λάβετε μια ειδοποίηση ότι κάποιος έχει αναφέρει το όνομά σας σε ένα μήνυμα. Αυτό θα σας βοηθήσει να μετακινηθείτε και να βρείτε μηνύματα που σας αφορούν.

• Εφαρμογές: Η οθόνη εφαρμογών είναι όπου μπορείτε να προσθέσετε εφαρμογές στην ομάδα. Μπορείτε να δείτε ότι ορισμένες εφαρμογές είναι εγκατεστημένες από προεπιλογή. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε περισσότερα κάνοντας κλικ στο κουμπί Περισσότερες εφαρμογές.

Διαχείριση των ρυθμίσεων χρήστη

Πολλές ρυθμίσεις είναι μοναδικές για κάθε μεμονωμένο χρήστη του Teams. Μου αρέσει να τα θεωρώ ως ρυθμίσεις χρήστη. μπορείτε επίσης να τα θεωρήσετε ως ρυθμίσεις του προφίλ σας. Αυτές οι ρυθμίσεις βρίσκονται στο αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται όταν κάνετε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Ομάδες, όπως φαίνεται.

Το αναπτυσσόμενο μενού προφίλ.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το μενού για:

• Ρυθμίστε την τρέχουσα κατάστασή σας, όπως Διαθέσιμο, Μην ενοχλείτε και Εκτός. Μερικές φορές ορίζω ακόμη και την κατάστασή μου σε Εμφανίζεται μακριά, ώστε να μπορώ να ολοκληρώσω τη δουλειά χωρίς να γνωρίζουν οι άλλοι ότι είμαι απασχολημένος στον υπολογιστή μου.
• Ρυθμίστε το μήνυμα κατάστασής σας έτσι ώστε οι άλλοι να βλέπουν ένα μήνυμα και να γνωρίζουν τι κάνετε ή τι θέλετε να γνωρίζουν οι άλλοι. Για παράδειγμα, μερικές φορές το βάζω στη μουσική που ακούω ή μια φράση που θεωρώ ότι αποτυπώνει ιδιαίτερα την τρέχουσα διάθεσή μου.
• Δείτε τις συνομιλίες και τα μηνύματα που έχετε αποθηκεύσει σε όλες τις ομάδες.
• Ανοίξτε τις ρυθμίσεις του προφίλ σας (περισσότερα για αυτό σύντομα).
• Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις μεγέθυνσης για μεγέθυνση και για να μεγαλώσετε τα στοιχεία στο παράθυρο Ομάδες σας ή να κάνετε σμίκρυνση για να κάνετε τα πράγματα μικρότερα.
• Αλλάξτε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου σας, ώστε να μπορείτε να κάνετε ελιγμούς γύρω από τις ομάδες με μερικά αγγίγματα του πληκτρολογίου σας.
• Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις Ομάδες, όπως τον αριθμό έκδοσης που χρησιμοποιείτε αυτήν τη στιγμή και τις νομικές ειδοποιήσεις.
• Ελέγξτε για τυχόν ενημερώσεις στο Teams, ώστε να είστε σίγουροι ότι έχετε την πιο πρόσφατη έκδοση.
• Πραγματοποιήστε λήψη της εφαρμογής για κινητά, ώστε να έχετε τις ομάδες στο smartphone και στην τσέπη σας, ώστε να μην είστε ποτέ εκτός επικοινωνίας.
• Αποσυνδεθείτε από τις ομάδες. Το κάνω σπάνια, αλλά το έχω χρησιμοποιήσει πολλές φορές ενώ γράφω αυτό το βιβλίο, όταν χρειάστηκε να συνδεθώ και να αποχωρήσω από διάφορους λογαριασμούς. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε εάν είστε μέλος πολλών οργανισμών και πρέπει να συνδεθείτε στον έναν ή τον άλλο λογαριασμό.

Όταν επιλέγετε την επιλογή Ρυθμίσεις από το μενού του προφίλ σας, μπορείτε να αλλάξετε πολλά πράγματα που αφορούν συγκεκριμένα τον λογαριασμό σας. Το μενού ρυθμίσεων, που εμφανίζεται εδώ, περιλαμβάνει ρυθμίσεις για έξι διαφορετικές κατηγορίες: Γενικά, Απόρρητο, Ειδοποιήσεις, Συσκευές, Δικαιώματα και Κλήσεις. Παρέχω μια σύντομη επισκόπηση αυτών των ενοτήτων εδώ και καλύπτω αυτές τις ρυθμίσεις με περισσότερες λεπτομέρειες σε όλο το βιβλίο.

Το μενού ρυθμίσεων για έναν χρήστη του Teams.

Γενικός

Η ενότητα Γενικά περιλαμβάνει ρυθμίσεις για το θέμα που χρησιμοποιείτε, τον τρόπο συμπεριφοράς της εφαρμογής και τη γλώσσα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση του Teams αλλάζοντας το θέμα που χρησιμοποιείτε. Για παράδειγμα, ίσως προτιμάτε ένα σκούρο θέμα ή θέμα υψηλής αντίθεσης από το προεπιλεγμένο.

Στην ενότητα της εφαρμογής, μπορείτε να αποφασίσετε πώς θέλετε να συμπεριφέρονται οι ομάδες στον υπολογιστή σας. Για παράδειγμα, θέλετε το Teams να ξεκινά αυτόματα κατά την εκκίνηση του υπολογιστή σας; Ή θέλετε να συνεχίσει να εκτελείται στο παρασκήνιο όταν κάνετε κλικ στο κουμπί X για να κλείσετε την εφαρμογή Teams; Σε αυτήν την ενότητα μπορείτε επίσης να συσχετίσετε το Teams ως την εφαρμογή συνομιλίας της επιλογής για τα υπόλοιπα προϊόντα του Office. Αυτή η επιλογή είναι χρήσιμη όταν είστε μέλος ενός οργανισμού που μετακινείται από το Skype στο Teams. Μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε το Teams αντί για το Skype από προεπιλογή χρησιμοποιώντας αυτήν την επιλογή.

Τέλος, μπορείτε να αλλάξετε τη μορφή γλώσσας και τη διάταξη πληκτρολογίου που χρησιμοποιείτε.

Μυστικότητα

Στην ενότητα Απόρρητο, θα βρείτε ρυθμίσεις για τη διαχείριση της πρόσβασης κατά προτεραιότητα, την ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση των αποδείξεων ανάγνωσης και την ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση ερευνών.

Η πρόσβαση προτεραιότητας καθορίζει σε ποιους θα επιτρέψετε να σας διακόπτουν όταν η κατάστασή σας έχει οριστεί σε Μην ενοχλείτε. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε το αφεντικό σας να μπορεί να σας στέλνει μηνύματα ανά πάσα στιγμή, αλλά όλοι οι άλλοι πρέπει να περιμένουν μέχρι να ορίσετε την κατάστασή σας σε Διαθέσιμο.

Οι αποδείξεις ανάγνωσης χρησιμοποιούνται για την ενημέρωση άλλων όταν διαβάζετε τα μηνύματά τους. Εάν δεν θέλετε οι άλλοι να γνωρίζουν ότι έχετε διαβάσει ένα μήνυμα, τότε μπορείτε να το απενεργοποιήσετε.

Η επιλογή έρευνες είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιεί η Microsoft για τη βελτίωση των ομάδων. Εάν δεν σας πειράζει να δώσετε σχόλια, μπορείτε να αφήσετε αυτήν την επιλογή ενεργοποιημένη. Εάν δεν θέλετε να σας ενοχλεί, απενεργοποιήστε το και η Microsoft δεν θα σας κάνει έρευνα για τη γνώμη σας σχετικά με τον τρόπο βελτίωσης του Teams.

Ειδοποιήσεις

Η περιοχή Ειδοποιήσεις είναι όπου ορίζετε τις προτιμήσεις σας για τον τρόπο με τον οποίο οι Ομάδες πρέπει να σας ειδοποιούν για πράγματα. Μπορείτε να ρυθμίσετε διάφορα συμβάντα ώστε να εμφανίζονται στο banner σας (ένα αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία του υπολογιστή σας) και μέσω email, μόνο στη ροή Δραστηριότητας ή να τα απενεργοποιήσετε εντελώς.

συσκευές

Μπορείτε να διαμορφώσετε τις συσκευές που χρησιμοποιείτε με το Teams σε αυτήν την ενότητα ρυθμίσεων. Μια συσκευή περιλαμβάνει πράγματα όπως το ηχείο, το μικρόφωνο, το τηλέφωνο, τα ακουστικά ή την κάμερά σας.

Άδειες

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τα δικαιώματα για ομάδες σε αυτήν την ενότητα. Για παράδειγμα, θέλετε οι ομάδες να μπορούν να χρησιμοποιούν την τοποθεσία σας ή να ανοίγουν εξωτερικούς συνδέσμους στο πρόγραμμα περιήγησής σας; Μπορείτε να ρυθμίσετε αυτές τις άδειες εδώ.

κλήσεις

Το Teams παρέχει μια πλήρη φωνητική λύση. Τι σημαίνει αυτό? Σημαίνει ότι οι ομάδες μπορούν να αντικαταστήσουν το κανονικό σας τηλέφωνο. Σε αυτήν την ενότητα, μπορείτε να διαμορφώσετε τον τρόπο με τον οποίο απαντώνται οι εισερχόμενες κλήσεις, καθώς και να ρυθμίσετε και να διαμορφώσετε τον αυτόματο τηλεφωνητή και τους ήχους κλήσης. Μπορείτε επίσης να ορίσετε επιλογές προσβασιμότητας, όπως η χρήση συσκευής τηλεγραφομηχανής (TTY) για άτομα με προβλήματα ακοής ή με προβλήματα ακοής.