Πώς να διαχειριστείτε τα δικαιώματα και τις ομάδες του SharePoint Online

Για να διατηρήσετε την ασφάλεια και την ακεραιότητα της τοποθεσίας σας στο SharePoint Online, εκχωρήστε το σωστό επίπεδο άδειας ή προνομίου στους χρήστες του ιστότοπού σας. Ως βέλτιστη πρακτική, δημιουργήστε πρώτα μια ομάδα SharePoint, εκχωρήστε ένα επίπεδο δικαιωμάτων στην ομάδα και, στη συνέχεια, ξεκινήστε να προσθέτετε χρήστες στις κατάλληλες ομάδες.

Ένα παράδειγμα ομάδας SharePoint θα μπορούσε να είναι η ομάδα "Executive" με πρόσβαση Contribute όπου είναι μέλη όλα τα στελέχη σας σε επίπεδο C. Ένα άλλο παράδειγμα είναι μια ομάδα "Ιδιοκτήτες ιστότοπου" με δικαιώματα πλήρους ελέγχου, που αποτελείται από μερικά μέλη της ομάδας σας που είναι τεχνικά προχωρημένα.

Η ομαδοποίηση των χρηστών σας με παρόμοιες ανάγκες πρόσβασης ελαχιστοποιεί το διοικητικό φόρτο της μεμονωμένης προσθήκης ή κατάργησης χρηστών από ιστότοπους, βιβλιοθήκες και λίστες. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ομάδες σε ροές εργασίας, όπως η ανάθεση εργασιών σε μια ομάδα και όχι σε ένα άτομο.

Στο SharePoint 2010, μπορείτε να εκχωρήσετε δικαιώματα σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών και να μεταβιβαστούν αυτά τα δικαιώματα ή να μην μεταβιβαστούν σε επίπεδο δευτερεύουσας τοποθεσίας. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε περαιτέρω την άδεια σε βιβλιοθήκες ή λίστες εγγράφων, έτσι ώστε ακόμα κι αν οι χρήστες να έχουν πρόσβαση στον ιστότοπο, μπορεί να έχουν ή να μην έχουν πρόσβαση σε ορισμένα περιεχόμενα εντός του ιστότοπου.

Μπορείτε να το κατεβάσετε ακόμη πιο κάτω στο λεπτομερές επίπεδο προσαρμόζοντας την άδεια για στοιχεία σε μια λίστα ή περιεχόμενα σε μια βιβλιοθήκη, έτσι ώστε, παρόλο που μια ομάδα μπορεί να έχει πρόσβαση σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, μόνο ορισμένα άτομα έχουν πρόσβαση σε ορισμένα αρχεία.

• Για να διαχειριστείτε τα δικαιώματα του ιστότοπού σας, μεταβείτε στις Ενέργειες ιστότοπου→ Ρυθμίσεις τοποθεσίας και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τους συνδέσμους στην ενότητα Χρήστης και δικαιώματα.

• Για να διαχειριστείτε τα δικαιώματα σε μια λίστα, βιβλιοθήκη ή στοιχείο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή το στοιχείο, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στα δεξιά και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαχείριση δικαιωμάτων.