Πώς να δημιουργήσετε νέα Quick Steps στο Outlook 2016

Εκτός από τα έξι Quick Steps που εμφανίζονται στο πλαίσιο Quick Step κατά την πρώτη εγκατάσταση του Outlook, έχετε ακόμη περισσότερα πρότυπα Quick Step από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε. Για να χρησιμοποιήσετε αυτά τα πρόσθετα πρότυπα Quick Step, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Εισερχόμενα στο παράθυρο Φάκελος της λειτουργικής μονάδας αλληλογραφίας (ή πατήστε Ctrl+Shift+I).

Εμφανίζεται η λίστα με τα εισερχόμενα μηνύματα αλληλογραφίας.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και βρείτε τη γραμμή κύλισης του πλαισίου Quick Step (στη δεξιά πλευρά του πλαισίου Quick Step, έχει ένα επάνω και δύο βέλη προς τα κάτω). Κάντε κλικ στο βέλος στο κάτω μέρος (το βέλος με μια γραμμή πάνω από αυτό).

Εμφανίζεται μια λίστα με δύο επιλογές στο κάτω μέρος: Νέο γρήγορο βήμα και Διαχείριση γρήγορων βημάτων.

Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο New Quick Step.

Εμφανίζεται μια λίστα με πρόσθετα πρότυπα Quick Step. Επιλέγοντας οποιοδήποτε από αυτά τα πρότυπα ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου First Time Setup, προσφέροντας επιλογές που ισχύουν για τον συγκεκριμένο τύπο εργασίας που επιλέξατε. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε Μετακίνηση σε φάκελο, το πλαίσιο διαλόγου First Time Setup σας ζητά να επιλέξετε σε ποιον φάκελο θα μετακινηθούν τα μηνύματα και σας δίνει επίσης την επιλογή να επισημάνετε τα μηνύματα ως αναγνωσμένα. Αυτά τα πρόσθετα πρότυπα Quick Step είναι τα εξής:

Πρόσθετα πρότυπα Quick Step από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε.

• Μετακίνηση σε φάκελο: Αυτό είναι ουσιαστικά το ίδιο με το Move To.

• Κατηγοριοποίηση & Μετακίνηση: Μετακινεί το επιλεγμένο μήνυμα σε συγκεκριμένο φάκελο, επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο και εκχωρεί χρώμα και όνομα κατηγορίας στο μήνυμα.

• Σημαία & Μετακίνηση: Μετακινεί το επιλεγμένο μήνυμα σε συγκεκριμένο φάκελο, επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο και εκχωρεί μια σημαία στο μήνυμα.

• Νέο email σε: Ανοίγει μια φόρμα νέου μηνύματος με το πεδίο Προς ήδη συμπληρωμένο με έναν συγκεκριμένο παραλήπτη.

• Προώθηση προς: Αυτό είναι ουσιαστικά το ίδιο με το To Manager.

• Νέα σύσκεψη: Εάν στέλνετε συχνά προσκλήσεις σε σύσκεψη στην ίδια ομάδα ατόμων, χρησιμοποιήστε αυτό το Γρήγορο Βήμα για να ανοίξετε μια φόρμα Νέας σύσκεψης με το πεδίο Προς ήδη συμπληρωμένο με τους προσκεκλημένους.

• Προσαρμοσμένο: Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Γρήγορου Βήματος, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας προσαρμοσμένο Γρήγορο Βήμα.

Επιλέξτε ένα πρότυπο Quick Step.

Όπως είδατε με το Move To Quick Step, ανοίγει ένα πλαίσιο διαλόγου First Time Setup.

Κάντε τις επιλογές σας και ονομάστε το πρότυπό σας.

Ανάλογα με την εργασία, θα πρέπει να πείτε στο Outlook πού να μετακινήσετε ένα μήνυμα, πώς να κατηγοριοποιήσετε ένα μήνυμα, ποια σημαία να ορίσετε, σε ποιον να στείλετε ή να προωθήσετε ένα μήνυμα ή σε ποιον να στείλετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη. Αφού εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στο πλαίσιο διαλόγου First Time Setup, φροντίστε να δώσετε επίσης σε αυτό το Quick Step ένα όνομα που θα σας βοηθήσει να θυμάστε τι κάνει.

Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Το πλαίσιο διαλόγου First Time Setup κλείνει.