Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα στο Word 2016

Μια φόρμα στο Word 2016 είναι ένα μέσο αναζήτησης και καταγραφής πληροφοριών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φόρμες όπως αυτή που εμφανίζεται για την ταχύτερη εισαγωγή δεδομένων και τη μείωση των σφαλμάτων κατά την εισαγωγή δεδομένων. Αντί να εισάγετε όλες τις πληροφορίες με το χέρι, εσείς ή ένας υπάλληλος καταχώρισης δεδομένων μπορείτε να επιλέξετε καταχωρίσεις από σύνθετα πλαίσια, αναπτυσσόμενες λίστες και επιλογείς ημερομηνίας.

Εξοικονομείτε χρόνο επειδή δεν χρειάζεται να εισάγετε όλες τις πληροφορίες με το χέρι και οι πληροφορίες που εισάγετε είναι πιο πιθανό να είναι ακριβείς επειδή τις επιλέγετε από προκαθορισμένες λίστες αντί να τις εισάγετε μόνοι σας.

Φόρμα εισαγωγής δεδομένων.

Για να δημιουργήσετε μια φόρμα όπως αυτή που εμφανίζεται, ξεκινήστε δημιουργώντας ένα πρότυπο για τη φόρμα σας και τοποθετώντας στη φόρμα στοιχεία ελέγχου εισαγωγής δεδομένων — τα σύνθετα πλαίσια, τις αναπτυσσόμενες λίστες και τα εργαλεία επιλογής ημερομηνιών. Για να συμπληρώσετε μια φόρμα, δημιουργείτε ένα έγγραφο από το πρότυπο φόρμας και πηγαίνετε σε αυτό. Αυτές οι σελίδες εξηγούν πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα και να χρησιμοποιήσετε φόρμες για την καταγραφή πληροφοριών.

Δημιουργία ηλεκτρονικής φόρμας

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία μιας φόρμας εισαγωγής δεδομένων είναι να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για τη διατήρηση της φόρμας. Μετά από αυτό, σχεδιάζετε την ίδια τη φόρμα επισημαίνοντας τα πεδία δεδομένων και δημιουργώντας τα στοιχεία ελέγχου εισαγωγής δεδομένων. Καλύτερα συνέχισε να διαβάζεις.

Δημιουργία προτύπου για τη συγκράτηση της φόρμας

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε ένα νέο πρότυπο:

Πατήστε Ctrl+N για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο.

Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση ως.

Βλέπετε το παράθυρο Αποθήκευση ως.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.

Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.

Ανοίξτε το μενού Αποθήκευση ως Τύπος και επιλέξτε Πρότυπο Word.

Εισαγάγετε ένα περιγραφικό όνομα για το πρότυπό σας και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Το Word αποθηκεύει το πρότυπό σας στον φάκελο Προεπιλεγμένη τοποθεσία προσωπικών προτύπων.

Δημιουργία της φόρμας και των στοιχείων ελέγχου εισαγωγής δεδομένων

Η επόμενη εργασία σας είναι να δημιουργήσετε τη φόρμα και τα στοιχεία ελέγχου εισαγωγής δεδομένων για το πρότυπό σας. Εισαγάγετε ετικέτες στη φόρμα όπου θα εισάγετε πληροφορίες. Η φόρμα που εμφανίζεται νωρίτερα, για παράδειγμα, έχει πέντε ετικέτες: Όνομα, Τηλέφωνο, Χρέωση Πληρωμή;, Συσχέτιση και Ημερομηνία. Αφού εισαγάγετε τις ετικέτες, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε τα στοιχεία ελέγχου εισαγωγής δεδομένων:

Εμφανίστε την καρτέλα Προγραμματιστής, εάν χρειάζεται.

Εάν αυτή η καρτέλα δεν εμφανίζεται, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές και στην κατηγορία Προσαρμογή κορδέλας του παραθύρου διαλόγου Επιλογές του Word, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προγραμματιστής και κάντε κλικ στο OK.

Κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να τοποθετήσετε ένα στοιχείο ελέγχου και, στη συνέχεια, δημιουργήστε το στοιχείο ελέγχου κάνοντας κλικ σε ένα κουμπί Στοιχεία ελέγχου ακολουθούμενο από το κουμπί Ιδιότητες στην καρτέλα Προγραμματιστής.

Ακολουθούν οδηγίες για τη δημιουργία τριών τύπων στοιχείων ελέγχου:

• Αναπτυσσόμενη λίστα: Μια αναπτυσσόμενη λίστα είναι ένα μενού που "πέφτει" όταν το ανοίγετε για να αποκαλύψει διαφορετικές επιλογές επιλογών. Κάντε κλικ στο κουμπί Έλεγχος περιεχομένου Αναπτυσσόμενης λίστας και, στη συνέχεια, στο κουμπί Ιδιότητες. Βλέπετε το πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες ελέγχου περιεχομένου, όπως φαίνεται εδώ. Για κάθε επιλογή που θέλετε να τοποθετήσετε στην αναπτυσσόμενη λίστα, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και στο πλαίσιο διαλόγου Προσθήκη επιλογής, εισαγάγετε το όνομα της επιλογής στο πλαίσιο κειμένου Εμφανιζόμενο όνομα και κάντε κλικ στο OK.

  

  Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να δημιουργήσετε επιλογές για ένα αναπτυσσόμενο μενού ή ένα σύνθετο πλαίσιο.

• Combo box: Όπως μια αναπτυσσόμενη λίστα, ένα σύνθετο πλαίσιο "πέφτει" για να αποκαλύψει επιλογές. Ωστόσο, εκτός από την επιλογή μιας επιλογής στην αναπτυσσόμενη λίστα, οι υπάλληλοι εισαγωγής δεδομένων μπορούν να εισάγουν πληροφορίες στο πλαίσιο. Κάντε κλικ στο κουμπί Combo Box Content Control και μετά στο κουμπί Properties. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες ελέγχου περιεχομένου, εισαγάγετε τα ονόματα των επιλογών με τον ίδιο τρόπο που τα εισάγετε σε μια αναπτυσσόμενη λίστα.

• Επιλογέας ημερομηνίας: Ο επιλογέας ημερομηνίας είναι ένα μίνι ημερολόγιο από το οποίο οι υπάλληλοι εισαγωγής δεδομένων μπορούν να εισάγουν μια ημερομηνία. Κάντε κλικ στο κουμπί Έλεγχος περιεχομένου επιλογής ημερομηνίας και μετά στο κουμπί Ιδιότητες. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες ελέγχου περιεχομένου, επιλέξτε μια μορφή εμφάνισης για τις ημερομηνίες και κάντε κλικ στο OK.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε το πρότυπό σας.

Τώρα είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε τη νέα σας φόρμα για την εισαγωγή δεδομένων.

Εισαγωγή δεδομένων στη φόρμα

Τώρα που έχετε το πρότυπο, εσείς ή κάποιος άλλος μπορείτε να εισάγετε δεδομένα καθαρά σε ευανάγνωστες φόρμες:

Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Νέο.

Βλέπετε το Νέο παράθυρο.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Προσωπικά.

Αυτή η καρτέλα παραθέτει πρότυπα που είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας.

Κάντε διπλό κλικ στο όνομα του προτύπου που δημιουργήσατε για την εισαγωγή δεδομένων στη φόρμα σας.

Εμφανίζεται η φόρμα.

Εισαγάγετε πληροφορίες στα πεδία εισαγωγής.

Πατήστε το πάνω ή το κάτω βέλος ή πατήστε Tab και Shift+Tab για να μετακινηθείτε από πεδίο σε πεδίο. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στα πεδία εισαγωγής για να μετακινήσετε τον κέρσορα εκεί.

Όταν τελειώσετε, εκτυπώστε το έγγραφο ή αποθηκεύστε το.