Πώς να δημιουργήσετε μια νέα λίστα δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Office 2016

Εάν η λίστα δεδομένων δεν υπάρχει ήδη, μπορείτε να επιλέξετε να τη δημιουργήσετε σε έναν πίνακα του Word ή στο Excel και, στη συνέχεια, να την επισυνάψετε στο κύριο έγγραφο. Ωστόσο, υπάρχει ένας άλλος τρόπος για να δημιουργήσετε μια λίστα δεδομένων που είναι λίγο πιο εύκολος (ή τουλάχιστον λίγο πιο αλάνθαστος), ειδικά εάν η λίστα που σκοπεύετε να δημιουργήσετε περιέχει ονόματα και διευθύνσεις ατόμων:

Με ανοιχτό το κύριο έγγραφο, στην καρτέλα Αλληλογραφία, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή παραληπτών.

Κάντε κλικ στο Πληκτρολογήστε μια νέα λίστα.

Επιλέξτε να πληκτρολογήσετε μια νέα λίστα.

Πληκτρολογήστε το όνομα και τη διεύθυνση, πατώντας Tab για να μεταβείτε στα επόμενα πεδία (στήλη).

Δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε όλα τα πεδία για κάθε άτομο. απλώς κάντε αυτά που σχετίζονται με τη συγχώνευση που πρόκειται να πραγματοποιήσετε, όπως το όνομα και τη διεύθυνση αλληλογραφίας.

Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα καταχώρηση και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τα στοιχεία ενός άλλου ατόμου στην επόμενη σειρά.

Επαναλάβετε το βήμα 3 μέχρι να εισαχθούν όλες οι εγγραφές.

Κάντε κλικ στο OK. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση λίστας διευθύνσεων.

Επιλέξτε να πληκτρολογήσετε μια νέα καταχώρηση.

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.

Πλοηγηθείτε σε διαφορετική τοποθεσία αποθήκευσης εάν θέλετε. Η προεπιλεγμένη θέση είναι οι πηγές δεδομένων μου στον προσωπικό σας φάκελο Έγγραφα.

Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Καθορίστε ένα όνομα και τοποθεσία αρχείου δεδομένων.

Εάν αργότερα χρειαστεί να επεξεργαστείτε αυτό το αρχείο, επιλέξτε Αλληλογραφία→ Επεξεργασία λίστας παραληπτών. Το αποθηκευμένο αρχείο είναι σε μορφή βάσης δεδομένων της Microsoft Access, ώστε να μπορείτε επίσης να το ανοίξετε και να το επεξεργαστείτε με τη Microsoft Access.