Πώς να δημιουργήσετε και να κατηγοριοποιήσετε σημειώσεις στο Outlook 2019

Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν αυτοκόλλητες σημειώσεις για να δημιουργήσουν υπενθυμίσεις για τον εαυτό τους για κομμάτια πληροφοριών: τα πάντα, από κωδικούς πρόσβασης ιστοτόπων έως αξιομνημόνευτες προσφορές. Το Outlook 2019 περιλαμβάνει Σημειώσεις, οι οποίες είναι το ηλεκτρονικό ισοδύναμο αυτών των αυτοκόλλητων σημειώσεων. Μπορείτε να αποθηκεύσετε οτιδήποτε θέλετε σε μια σημείωση, αλλά χρησιμοποιούνται καλύτερα για μικρά κομμάτια δεδομένων, όπως κωδικούς επιβεβαίωσης κράτησης ή αριθμούς αναγνωριστικού μέλους. Μπορείτε να αφήσετε μια σημείωση ανοιχτή (εφόσον είναι ανοιχτό το Outlook), ώστε να σας υπενθυμίζεται κάθε φορά που τη βλέπετε ή μπορείτε να κλείσετε τη σημείωση ώστε να μην είναι στο δρόμο σας.

Για να δημιουργήσετε μια σημείωση, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Εμφανίστε την ενότητα Σημειώσεις του Outlook.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο Περισσότερα (…) στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου και στο μενού που εμφανίζεται, κάντε κλικ στις Σημειώσεις.

Επιλέξτε Home → New Note ή πατήστε Ctrl+N.

Εμφανίζεται μια νέα κενή σημείωση.

Δείτε αυτές τις άλλες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Outlook 2019 .

Στη νέα κενή σημείωση που εμφανίζεται, πληκτρολογήστε ό,τι θέλετε.

Οι πρώτες λίγες λέξεις της πρώτης γραμμής θα εμφανίζονται ως τίτλος εικονιδίου, οπότε προσπαθήστε να είστε περιγραφικοί εκεί. Εκτός αν, φυσικά, προσπαθείτε να καμουφλάρετε πληροφορίες, όπως έναν κωδικό πρόσβασης. τότε μπορεί να θέλετε κάποιο παραπλανητικό κείμενο ως πρώτη γραμμή. Ένας έξυπνος χρήστης κρατά τους κωδικούς πρόσβασης σε ένα σημείωμα με τίτλο Οικογενειακά γενέθλια, νομίζοντας ότι κάποιος που κατασκοπεύει να κλέψει τους κωδικούς πρόσβασης της δεν θα ενδιαφερόταν για τα γενέθλια της οικογένειας και θα το προσπερνούσε.

Κλείστε τη σημείωση κάνοντας κλικ στο κουμπί X στην επάνω δεξιά γωνία της. Αποθηκεύεται αυτόματα.

Ακολουθούν ορισμένες χρήσιμες συμβουλές σημειώσεων του Outlook:

• Για να ανοίξετε ξανά μια σημείωση: Κάντε διπλό κλικ σε αυτήν. Παραμένει ανοιχτό μέχρι να το κλείσετε ή μέχρι να βγείτε από το Outlook.
• Για να μετακινήσετε μια σημείωση: Σύρετε τη γύρω από τη γραμμή τίτλου της (η έγχρωμη γραμμή στο επάνω μέρος της), τοποθετώντας την οπουδήποτε στην οθόνη, ακόμα και έξω από τα όρια του παραθύρου του Outlook. Παραμένει εκεί μέχρι να κλείσετε το Outlook.
• Για να επεξεργαστείτε μια σημείωση: Ανοίξτε την και επεξεργαστείτε μακριά.
• Για να αλλάξετε το μέγεθος της σημείωσης: Κάντε κλικ και σύρετε την κάτω δεξιά γωνία της.
• Για να διαγράψετε μια σημείωση: Επιλέξτε τη και κάντε ένα από τα εξής: Επιλέξτε Αρχική → Διαγραφή, πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή στο πληκτρολόγιο ή κάντε δεξί κλικ στη σημείωση και επιλέξτε Διαγραφή από το μενού που ανοίγει.

Όπως και με μια διαγραμμένη επαφή, μια διαγραμμένη σημείωση μετακινείται στο φάκελο Διαγραμμένα στοιχεία.

Για να ανακτήσετε μια διαγραμμένη σημείωση, ανοίξτε την ενότητα Αλληλογραφία του Outlook , εμφανίστε τα περιεχόμενα του φακέλου Διαγραμμένα στοιχεία, βρείτε τη σημείωση και σύρετέ τη στο εικονίδιο Σημειώσεις στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ σε αυτό, να επιλέξετε Μετακίνηση σε φάκελο και, στη συνέχεια, να καθορίσετε πού θέλετε να το μετακινήσετε.

Πώς να κατηγοριοποιήσετε τις σημειώσεις του Outlook

Επειδή μια σημείωση είναι ένα τέτοιο στοιχείο πολλαπλών χρήσεων, μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να δημιουργήσετε κατηγορίες για να διαφοροποιήσετε έναν τύπο σημείωσης από έναν άλλο.

Αντιστοιχίζοντας ένα χρώμα σε μια σημείωση, μπορείτε να υποδείξετε τον τύπο πληροφοριών που περιέχει. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε τις οικονομικές σημειώσεις πράσινες και τις οικογενειακές σημειώσεις μπλε.

Για να αντιστοιχίσετε μια κατηγορία χρώματος σε μια σημείωση

Κάντε δεξί κλικ στη σημείωση και επιλέξτε Κατηγοριοποίηση. Εμφανίζεται ένα μενού επιλογών χρωμάτων.

Κάντε κλικ στο χρώμα που θέλετε.

Εάν ο κύριος/προεπιλεγμένος λογαριασμός email σας είναι τύπου IMAP, δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες. Εάν δεν βλέπετε την Κατηγορία στο μενού με το δεξί κλικ, γι' αυτό.

Εάν έχετε χρησιμοποιήσει αυτήν την κατηγορία στο παρελθόν, έχετε τελειώσει σε αυτό το σημείο. Το εικονίδιο και το φόντο της σημείωσης αλλάζουν αυτό το χρώμα. Ωστόσο, την πρώτη φορά που χρησιμοποιείτε ένα συγκεκριμένο χρώμα, ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Μετονομασία κατηγορίας, ώστε να μπορείτε να εκχωρήσετε ένα όνομα. Το Outlook δεν αποδίδει κάποιο ιδιαίτερο νόημα σε ένα χρώμα. το κάνεις μόνος σου. Εάν σας ζητηθεί, αλλάξτε το όνομα στο πλαίσιο Όνομα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Εάν θέλετε να μετονομάσετε μια κατηγορία, μπορείτε να το κάνετε ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Επιλέξτε Αρχική σελίδα → Κατηγορίες → Όλες οι κατηγορίες.

Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Κατηγορίες χρωμάτων.

Κάντε κλικ στην κατηγορία που θέλετε και κάντε κλικ στην επιλογή Μετονομασία.

Το όνομα γίνεται επεξεργάσιμο.

Πληκτρολογήστε το νέο όνομα και πατήστε Enter.

Παρατηρήστε στην παραπάνω εικόνα ότι μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε και να διαγράψετε κατηγορίες και να αλλάξετε το χρώμα που έχει εκχωρηθεί σε μια κατηγορία. (Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, εάν θέλετε να αλλάξετε το χρώμα που χρησιμοποιείται για την αναπαράσταση μιας συγκεκριμένης κατηγορίας, αλλά δεν θέλετε να χάσετε τις πληροφορίες κατηγορίας που έχουν ήδη εκχωρηθεί σε υπάρχουσες σημειώσεις.) Μπορείτε να έχετε έως και 25 κατηγορίες.

Μια σημείωση μπορεί να έχει πολλές κατηγορίες που της έχουν αντιστοιχιστεί. Κάθε κατηγορία είναι μια εναλλαγή ενεργοποίησης/απενεργοποίησης για κάθε νότα. Το εικονίδιο μιας σημείωσης δείχνει μόνο το χρώμα για την κατηγορία που της ανατέθηκε τελευταία, αλλά εξακολουθεί να διατηρεί και την άλλη κατηγοριοποίησή της. Για να αφαιρέσετε μια κατηγορία από μια σημείωση, επιλέξτε τη σημείωση, κάντε κλικ στην Αρχική σελίδα → Κατηγοριοποίηση και κάντε κλικ στην κατηγορία για να απενεργοποιήσετε τη σημείωση.

Οι κατηγορίες κοινοποιούνται επίσης από τις λειτουργίες Ημερολόγιο και Εργασίες στο Outlook. Καθώς δημιουργείτε κατηγορίες, σκεφτείτε πώς θα θέλατε επίσης να κατηγοριοποιήσετε τα ραντεβού και τις εκδηλώσεις.