Πώς να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο στο Word 2013

Ένα εύχρηστο χαρακτηριστικό στο Word 2013 είναι η δυνατότητα δημιουργίας ευρετηρίου. Ένα ευρετήριο είναι μια λίστα αναφοράς όπως ένας πίνακας περιεχομένων, αλλά με περισσότερες λεπτομέρειες και στο αντίθετο άκρο του εγγράφου. Επίσης, το ευρετήριο οργανώνεται ανά θέμα ή λέξη-κλειδί, σε αντίθεση με την περιγραφή οργάνωσης που προσφέρει ένας πίνακας περιεχομένων.

Η δημιουργία ευρετηρίου στο Word είναι μια διαδικασία δύο βημάτων. Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε τις λέξεις ή τις φράσεις σε ένα έγγραφο που πρέπει να ευρετηριαστούν. Το δεύτερο μέρος περιλαμβάνει τη χρήση αυτών των αναφορών για την αυτόματη δημιουργία του ευρετηρίου για εσάς.

Όλες οι ενέργειες και οι εντολές δημιουργίας ευρετηρίου πραγματοποιούνται στο πεδίο της καρτέλας Αναφορές, στην ομάδα Ευρετήριο.

Επιλέξτε κείμενο για το ευρετήριο

Για να επισημάνετε ένα κομμάτι κειμένου για συμπερίληψη στο ευρετήριο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να αναφέρετε στο ευρετήριο.

Το κείμενο μπορεί να είναι μια λέξη ή φράση ή οποιοδήποτε παλιό κομμάτι κειμένου. Επισημάνετε αυτό το κείμενο ως μπλοκ.

Στην ομάδα Ευρετήριο στην καρτέλα Αναφορές, κάντε κλικ στο κουμπί Επισήμανση καταχώρισης.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Mark Index Entry. Το κείμενο που επιλέξατε στο έγγραφό σας εμφανίζεται στο πλαίσιο Κύρια καταχώριση.

Πληκτρολογήστε μια υποκαταχώριση στο πλαίσιο διαλόγου Επισήμανση καταχώρισης ευρετηρίου (προαιρετικό).

Η υποκαταχώριση διευκρινίζει περαιτέρω την κύρια καταχώρηση. Η υποκαταχώριση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν η κύρια καταχώρηση είναι ένα ευρύ θέμα.

Κάντε κλικ είτε στο κουμπί Επισήμανση είτε στο κουμπί Επισήμανση όλων.

Χρησιμοποιήστε το κουμπί Επισήμανση όταν θέλετε να επισημάνετε μόνο περιπτώσεις που πιστεύετε ότι θα ωφελήσουν περισσότερο τον αναγνώστη. Χρησιμοποιήστε το κουμπί Επισήμανση όλων για να αναζητήσετε και να επισημάνετε όλες τις εμφανίσεις του κειμένου στο έγγραφό σας, για να δημιουργήσετε μια καταχώρηση ευρετηρίου για κάθε μία.

Όταν επισημαίνετε μια καταχώρηση ευρετηρίου, το Word ενεργοποιεί την εντολή Εμφάνιση/Απόκρυψη, όπου στο έγγραφό σας εμφανίζονται χαρακτήρες όπως κενά, σημάδια παραγράφου και καρτέλες. Μην το αφήσεις να σε φρικάρει. Το βήμα 7 σας λέει πώς να απενεργοποιήσετε αυτό το πράγμα.

Συνεχίστε να κάνετε κύλιση στο έγγραφό σας και να αναζητάτε στοιχεία για να τα τοποθετήσετε στο ευρετήριο.

Το πλαίσιο διαλόγου Επισήμανση καταχώρισης ευρετηρίου παραμένει ανοιχτό, επιτρέποντάς σας να συνεχίσετε να δημιουργείτε το ευρετήριό σας: Απλώς επιλέξτε κείμενο στο έγγραφο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλαίσιο διαλόγου Επισήμανση καταχώρισης ευρετηρίου. Το επιλεγμένο κείμενο εμφανίζεται στο πλαίσιο Κύρια καταχώριση. Κάντε κλικ στο κουμπί Επισήμανση ή Επισήμανση όλων για να συνεχίσετε τη δημιουργία του ευρετηρίου.

Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο όταν τελειώσετε.

Το πλαίσιο διαλόγου Επισήμανση καταχώρισης ευρετηρίου εξαφανίζεται.

Πατήστε Ctrl+Shift+8 για να ακυρώσετε την εντολή Εμφάνιση/Απόκρυψη.

Χρησιμοποιήστε το πλήκτρο 8 στο πληκτρολόγιο, όχι στο αριθμητικό πληκτρολόγιο.

Δημιουργήστε το ευρετήριο

Αφού επισημάνετε κομμάτια και κομμάτια κειμένου για συμπερίληψη στο ευρετήριο, το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε το ευρετήριο. Κάνε αυτό:

Τοποθετήστε τον δείκτη εισαγωγής στο σημείο που θέλετε να εμφανίζεται το ευρετήριο.

Εάν θέλετε το ευρετήριο να ξεκινά σε μια νέα σελίδα, δημιουργήστε μια νέα σελίδα στο Word. Θα πρέπει να βάλετε το ευρετήριο στο τέλος του εγγράφου σας, αυτό που περιμένει ο αναγνώστης.

Επιλέξτε το κουμπί Εισαγωγή ευρετηρίου από την ομάδα Ευρετήριο στην καρτέλα Αναφορές.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Ευρετήριο. Ακολουθούν μερικές συστάσεις:

• Το παράθυρο προεπισκόπησης εκτύπωσης είναι παραπλανητικό. Δείχνει πώς θα φαίνεται το ευρετήριό σας, αλλά δεν χρησιμοποιεί τα πραγματικά περιεχόμενα του ευρετηρίου σας.

• Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Μορφές για να επιλέξετε ένα στυλ για το ευρετήριό σας. Σχεδόν οποιαδήποτε επιλογή από αυτήν τη λίστα είναι καλύτερη από το παράδειγμα Από το πρότυπο.

• Η ρύθμιση Στήλες λέει στο Word πόσες στήλες πλάτος θα δημιουργήσει το ευρετήριο. Σημειώστε ότι δύο στήλες είναι το τυπικό ή μπορείτε να επιλέξετε μία στήλη, η οποία φαίνεται καλύτερα στη σελίδα, ειδικά για πιο σύντομα έγγραφα.

• Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Right Align Page Numbers.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να εισαγάγετε το ευρετήριο στο έγγραφό σας.

Ελέγξτε το ευρετήριό σας. Κάν 'το τώρα. Πατήστε Ctrl+Z για αναίρεση αν δεν σας αρέσει η διάταξη. Διαφορετικά, τελειώσατε.

Προφανώς, το ευρετήριο πρέπει να ενημερωθεί όταν επιστρέψετε και αλλάξετε το έγγραφό σας. Για να ενημερώσετε το ευρετήριο ενός εγγράφου, κάντε κλικ με το ποντίκι στο ευρετήριο. Στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί εντολής Ενημέρωση ευρετηρίου από την ομάδα Ευρετηρίου. Αμέσως, το Word ενημερώνει το ευρετήριο για να αναφέρει τυχόν νέους αριθμούς σελίδων και να περιλαμβάνει νέες σημειωμένες καταχωρήσεις ευρετηρίου.

• Μη διστάσετε να προσθέσετε μια επικεφαλίδα για το ευρετήριο, επειδή το Word δεν το κάνει για εσάς.

• Το Word τοποθετεί το ευρετήριο στη δική του ενότητα εγγράφων χρησιμοποιώντας συνεχείς διακοπές ενοτήτων.