Πώς να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια ομάδα SharePoint

Εάν το RSS δεν σας αρέσει, μπορείτε να επιλέξετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω email όταν αλλάζουν οι εφαρμογές του SharePoint δημιουργώντας μια ειδοποίηση. Οι ειδοποιήσεις είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε τις αλλαγές που κάνουν οι συμπαίκτες σας σε έγγραφα και αντικείμενα.

Χρειάζεστε το δικαίωμα Create Alerts για να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις. Αυτή η άδεια χορηγείται συνήθως με τη διαμόρφωση εκτός του πλαισίου της ομάδας Site Members SharePoint.

Για να δημιουργήσετε μια ειδοποίηση σε μια εφαρμογή, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Περιηγηθείτε στην εφαρμογή όπου θέλετε να εγγραφείτε σε μια ειδοποίηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί Ειδοποίηση στην ενότητα Κοινή χρήση και παρακολούθηση της καρτέλας Βιβλιοθήκη της Κορδέλας (για μια εφαρμογή που βασίζεται σε βιβλιοθήκη) ή στην καρτέλα Λίστα της Κορδέλας (για μια εφαρμογή που βασίζεται σε λίστα).
Εάν δεν βλέπετε το κουμπί Ειδοποίηση, το πιθανότερο είναι ότι ο διαχειριστής σας δεν έχει διαμορφώσει τις ρυθμίσεις εξερχόμενων email. Εάν οι ρυθμίσεις εξερχόμενων email δεν έχουν διαμορφωθεί στην Κεντρική Διαχείριση, τότε το κουμπί Ειδοποίηση απλά δεν θα εμφανίζεται στους χρήστες. Εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint Online, ωστόσο, τότε τα εξερχόμενα email έχουν ήδη ρυθμιστεί από τη Microsoft και είστε έτοιμοι.

Επιλέξτε Ορισμός ειδοποίησης σε αυτήν τη βιβλιοθήκη από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Εμφανίζεται το παράθυρο Νέα ειδοποίηση.
Μπορείτε να εγγραφείτε σε μια ειδοποίηση για ένα αντικείμενο ή ένα έγγραφο επιλέγοντας το στοιχείο ή το έγγραφο και επιλέγοντας Ειδοποίηση στην καρτέλα Στοιχεία της Κορδέλας.

Στο πλαίσιο κειμένου Τίτλος ειδοποίησης, εισαγάγετε ένα όνομα για την ειδοποίηση.
Κάντε το όνομα κάτι σημαντικό για εσάς στα εισερχόμενά σας, όπως Documents Modified Today – Budget Team Site . Διαφορετικά, δεν έχετε κανένα ουσιαστικό τρόπο να ξεχωρίσετε μια ειδοποίηση από την άλλη.

Στο πλαίσιο κειμένου Αποστολή ειδοποιήσεων σε, εισαγάγετε τα ονόματα των ατόμων εκτός από εσάς που θα πρέπει να λάβουν την ειδοποίηση.
Σωστά, μπορείτε να εγγραφείτε σε άλλα άτομα σε μια ειδοποίηση! Πρέπει να έχετε το δικαίωμα Διαχείρισης ειδοποιήσεων, το οποίο εκχωρείται από προεπιλογή στους Ιδιοκτήτες τοποθεσιών.
Οι οργανισμοί και οι ιδιοκτήτες τοποθεσιών μπορεί να θέλουν να εγγραφούν σε πολλούς χρήστες σε μια ειδοποίηση για να βεβαιωθούν ότι λαμβάνουν σημαντικές ενημερώσεις, καθώς και να τους ενθαρρύνουν να συνεισφέρουν σε έναν πίνακα συζητήσεων, ένα ιστολόγιο ή ένα wiki. Οι χρήστες εξακολουθούν να μπορούν να εξαιρεθούν τροποποιώντας τις ρυθμίσεις στις ρυθμίσεις ειδοποίησης.

Στην ενότητα Μέθοδος παράδοσης, επιλέξτε εάν θα λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω email ή μηνύματος κειμένου στο κινητό σας τηλέφωνο.
Για τα μηνύματα κειμένου απαιτείται ο διαχειριστής του SharePoint να διαμορφώσει αυτήν την υπηρεσία μέσω τρίτου μέρους, επομένως ενδέχεται να μην μπορείτε να στείλετε ειδοποιήσεις στο τηλέφωνό σας.

Στην ενότητα Τύπος αλλαγής, επιλέξτε την επιλογή που ταιριάζει με τον τύπο των ειδοποιήσεων που θέλετε να λαμβάνετε — Όλες οι αλλαγές, Προστίθενται νέα στοιχεία, Τροποποιούνται υπάρχοντα στοιχεία ή διαγράφονται τα στοιχεία.
Εάν είστε υπεύθυνος για τη διαχείριση μιας εφαρμογής, θα πρέπει να λαμβάνετε μια ειδοποίηση κάθε φορά που διαγράφονται στοιχεία.

Στην ενότητα Αποστολή ειδοποιήσεων για αυτές τις αλλαγές, επιλέξτε πότε θα λαμβάνετε ειδοποιήσεις.
Οι επιλογές που βλέπετε εδώ διαφέρουν ανάλογα με το είδος της εφαρμογής με την οποία εργάζεστε. Για παράδειγμα, μια εφαρμογή Tasks σάς επιτρέπει να λαμβάνετε μια ειδοποίηση όταν μια εργασία επισημαίνεται ως Ολοκληρωμένη ή κάθε φορά που αλλάζει μια εργασία υψηλής προτεραιότητας.

Στην ενότητα Πότε να αποστέλλονται ειδοποιήσεις, επιλέξτε τη συχνότητα παράδοσης των ειδοποιήσεών σας.
Μπορείτε να τα λάβετε αμέσως, μία φορά την ημέρα ή μία φορά την εβδομάδα. Οι καθημερινές περιλήψεις είναι ωραίες. Διαφορετικά, πιθανότατα θα λάβετε πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Κάντε κλικ στο OK για να δημιουργήσετε την ειδοποίησή σας.

Δείτε αυτό το παράδειγμα διαμόρφωσης μιας ειδοποίησης.

Λάβετε ένα email όταν αλλάζει μια λίστα ή μια βιβλιοθήκη.

Κάθε φορά που οι χρήστες λένε ότι χρειάζονται μια ροή εργασίας για να λάβουν ειδοποίηση, δοκιμάστε πρώτα μια ειδοποίηση. Θα εκπλαγείτε με το πόσο συχνά οι ειδοποιήσεις παρέχουν τις επιλογές που χρειάζονται.

Εάν η εφαρμογή σας έχει προσωπική ή δημόσια προβολή που περιλαμβάνει φίλτρο, μπορείτε να εγγραφείτε σε αλλαγές μόνο σε αυτήν την προβολή. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι θέλετε να λαμβάνετε ειδοποίηση μέσω μηνύματος κειμένου όταν ένα στοιχείο σε μια εφαρμογή Παρακολούθησης προβλημάτων έχει οριστεί η προτεραιότητά του σε Υψηλή. Θα δημιουργήσατε μια προβολή που φιλτράρει την εφαρμογή για ζητήματα υψηλής προτεραιότητας. Επιλέξτε τη φιλτραρισμένη προβολή στην ενότητα Αποστολή ειδοποιήσεων για αυτές τις αλλαγές όταν δημιουργείτε την ειδοποίησή σας και θα λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν τα στοιχεία πληρούν τα κριτήρια φίλτρου.

Πρέπει να έχετε διαμορφώσει μια διεύθυνση email στο προφίλ σας στο SharePoint για να λαμβάνετε ειδοποιήσεις. Εάν ο διακομιστής SharePoint βρίσκεται στο δίκτυό σας, αυτό συνήθως δεν αποτελεί πρόβλημα. Ωστόσο, το Office 365 ενδέχεται να μην είναι ενσωματωμένο με τις πληροφορίες δικτύου και email σας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο διαχειριστής σας μπορεί είτε να διαμορφώσει με μη αυτόματο τρόπο τη διεύθυνση email σας είτε να σας χορηγήσει άδεια να το κάνετε.

Μπορείτε να διαχειριστείτε όλες τις ειδοποιήσεις σας από μια σελίδα αντί να πλοηγείστε σε κάθε λίστα. Για να διαχειριστείτε όλες τις ειδοποιήσεις που έχετε σε έναν συγκεκριμένο ιστότοπο και να τις τροποποιήσετε ή να τις διαγράψετε, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Περιηγηθείτε σε μια εφαρμογή στην οποία έχετε εγγραφεί σε μια ειδοποίηση.

Στην καρτέλα Λίστα της Κορδέλας, στην ενότητα Κοινή χρήση και παρακολούθηση, επιλέξτε Ειδοποίηση → Διαχείριση των ειδοποιήσεών μου.

Επιλέξτε τον κατάλληλο σύνδεσμο για το όνομα ειδοποίησης.
Η σελίδα Διαχείριση των ειδοποιήσεών μου σε αυτόν τον ιστότοπο εμφανίζεται με όλες τις επιλογές που προβάλατε όταν δημιουργήσατε για πρώτη φορά την ειδοποίηση. Αλλάξτε τις ρυθμίσεις όπως θέλετε.
Δεν ρυθμίσατε την ειδοποίηση για αρχή; Μπορείτε ακόμα να διαβάσετε τις ρυθμίσεις και να αλλάξετε τις επιλογές (δείτε τη λίστα προηγούμενων βημάτων). Οι αλλαγές σας δεν επηρεάζουν τις ρυθμίσεις ειδοποίησης για άλλους, εάν η ειδοποίηση δημιουργήθηκε για πολλούς χρήστες ταυτόχρονα.

Κάντε κλικ στο OK για να τροποποιήσετε την ειδοποίηση με τις νέες ρυθμίσεις σας ή στο Delete για να διαγράψετε την ειδοποίηση.
Η διαγραφή μιας ειδοποίησης που δημιουργήθηκε για εσάς δεν διαγράφει την ειδοποίηση από άλλους χρήστες που ανήκουν στην ομάδα για την οποία δημιουργήθηκε η ειδοποίηση.

Εάν είστε ο διαχειριστής του ιστότοπου, μπορείτε να διαχειριστείτε τις ειδοποιήσεις όλων στον ιστότοπο κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο Ειδοποιήσεις χρήστη στην ενότητα Διαχείριση τοποθεσίας της σελίδας Ρυθμίσεις τοποθεσίας.