Πώς να γράψετε μακροεντολές εκκαθάρισης εγγράφων στο Word 2016

Πριν από αυτήν την τελική αποθήκευση ή κάθε φορά που εργάζεστε σε ένα μεγάλο έγγραφο στο Word 2016, σκεφτείτε να κάνετε κάποια εκκαθάριση εγγράφων. Είναι μια διαδικασία που περιλαμβάνει την αναζήτηση αδίστακτων χαρακτήρων και άλλου προβληματικού κειμένου.

Μια ρουτίνα εκκαθάρισης εγγράφων περιλαμβάνει την αναζήτηση τελικών διαστημάτων στο τέλος των παραγράφων, διπλών διαστημάτων, διπλών καρτελών και διπλών πλήκτρων Enter (κενές παραγράφους). Όλα αυτά είναι στοιχεία που πρέπει να αποφεύγονται, αλλά ούτως ή άλλως καταλήγουν σε μεγάλα έγγραφα.

Η διαδικασία εξάλειψης αυτών των ανεπιθύμητων στοιχείων περιλαμβάνει τη χρήση του πλαισίου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση. Χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Special για να εισαγάγετε ειδικούς χαρακτήρες, όπως Space, Tab και Enter.

Η μακροεντολή που δημιουργήθηκε για την εκτέλεση της αγγαρείας καθαρισμού εγγράφων κατέγραψε τα πλήκτρα που χρησιμοποιήθηκαν για την αναζήτηση και την αντικατάσταση των διάφορων χαρακτήρων. Στη συνέχεια, ο επεξεργαστής Visual Basic χρησιμοποιήθηκε για την αφαίρεση μέρους του περιττού κώδικα. Ιδού το αποτέλεσμα:

Sub document_cleanup()

'

' document_cleanup Macro

' Αφαιρέστε τα τελικά κενά και τα διπλά κενά, τις καρτέλες και τα κλειδιά Enter

'

Selection.HomeKey Unit:=wdStory

Selection.Find.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

Αφαιρέστε τα κενά μετάδοσης από μια παράγραφο

Με Επιλογή.Εύρεση

.Text = "^w^v"

.Replacement.Text = "^v"

.Forward = True

Τέλος με

Selection.Find.Execute Αντικατάσταση:=wdReplaceAll

' Αφαίρεση διπλών διαστημάτων

Με Επιλογή.Εύρεση

>.Text = " "

.Replacement.Text = " "

Τέλος με

Selection.Find.Execute Αντικατάσταση:=wdReplaceAll

Αφαιρέστε τις διπλές καρτέλες

Με Selection.Find

.Text = "^t^t"

.Replacement.Text = "^t"

Τέλος με

Selection.Find.Execute Αντικατάσταση:=wdReplaceAll

Αφαιρέστε τα διπλά πλήκτρα Enter (κενές παράγραφοι)

With Selection.Find

.Text = "^v^v"

.Replacement.Text = "^v"

Τέλος με

Selection.Find.Execute Αντικατάσταση:=wdReplaceAll

End Sub

Η πρώτη λειτουργία αναζήτησης και αντικατάστασης αφαιρεί τα υστερούντα κενά. Το κείμενο αναζήτησης είναι ^w^v, το οποίο αναζητά τυχόν λευκούς χαρακτήρες (^w) πριν από το πλήκτρο Enter (^v). Αυτοί οι χαρακτήρες κενού διαστήματος — space, tab, και ούτω καθεξής — αντικαθίστανται με το πλήκτρο Enter, το οποίο καταργεί τα τελικά κενά.

Η δεύτερη αναζήτηση και αντικατάσταση αφαιρεί τα διπλά κενά. πατήστε το πλήκτρο διαστήματος δύο φορές για το κείμενο αναζήτησης και πατήστε το πλήκτρο διαστήματος μία φορά για το κείμενο αντικατάστασης.

Η τρίτη αναζήτηση και αντικατάσταση καταργεί τις διπλές καρτέλες. Το ^t αντιπροσωπεύει χαρακτήρες καρτέλας στο πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.

Η τελική αναζήτηση και αντικατάσταση αφαιρεί κενές παραγράφους. Οι χαρακτήρες ^v αντιπροσωπεύουν το κλειδί Enter, επομένως η αντικατάσταση του ^v^v με το ^v αφαιρεί τυχόν κενές παραγράφους.

Αυτή η μακροεντολή λειτουργεί εντάξει, αλλά θα μπορούσε να είναι καλύτερη. Για παράδειγμα, δεν χειρίζεται τριπλά κενά ή τριπλές καρτέλες. Θα πρέπει να εκτελέσετε τη μακροεντολή για δεύτερη φορά για αυτό. Εάν παρέχετε το ταλέντο προγραμματισμού, ο κώδικας της μακροεντολής μπορεί να αντιμετωπίσει αυτά τα ζητήματα.