Πώς να γίνετε γεμάτοι πόρους στο Project 2013

Αφού δημιουργήσετε και οργανώσετε τις εργασίες στο έργο σας, το επόμενο βήμα, συνήθως, είναι να δημιουργήσετε τους πόρους του. Ωστόσο, προτού δημιουργήσετε πόρους στο Project 2013 ηθελημένα ή μη, πρέπει να κατανοήσετε πώς επηρεάζουν το έργο σας.

Κατανόηση πόρων

Πρώτα και κύρια, ένας πόρος είναι ένα περιουσιακό στοιχείο που βοηθά στην ολοκλήρωση ενός έργου, είτε το περιουσιακό στοιχείο είναι ένα άτομο, ένα κομμάτι εξοπλισμού, ένα υλικό ή μια προμήθεια. Μια πτυχή της αποτελεσματικής εργασίας με πόρους είναι η διαχείριση της ροής εργασιών οποιουδήποτε πόρου που έχει περιορισμένη χρονική διαθεσιμότητα για το έργο σας. Όταν δημιουργείτε πόρους, υποδεικνύετε τη διαθεσιμότητά τους ανά ώρες την ημέρα ή τις ημέρες της εβδομάδας.

Για παράδειγμα, ένα άτομο μπορεί να είναι διαθέσιμο το 50 τοις εκατό του χρόνου ή 20 ώρες στην τυπική 40ωρη εβδομάδα εργασίας, ενώ ένα άλλο μπορεί να είναι διαθέσιμο με πλήρη απασχόληση (40 ώρες). Όταν εκχωρείτε αυτού του είδους τους πόρους στο έργο σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες προβολές, αναφορές και εργαλεία για να δείτε εάν κάποιος πόρος έχει υπερκρατηθεί σε οποιοδήποτε σημείο κατά τη διάρκεια του έργου.

Μπορείτε επίσης να δείτε εάν οι άνθρωποι κάθονται τριγύρω, κουνώντας τους αντίχειρές τους, όταν μπορεί να είναι διαθέσιμοι να βοηθήσουν σε μια άλλη εργασία. Μπορείτε ακόμη και να λάβετε υπόψη πόρους που λειτουργούν σε πολλά έργα στον οργανισμό σας και να διασφαλίσετε ότι χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά.

Μια άλλη πτυχή της αποτελεσματικής εργασίας με πόρους είναι η κατανόηση του τρόπου με τον οποίο ο αριθμός των πόρων που αναθέτετε για να εργαστείτε σε μια εργασία επηρεάζει τη διάρκεια αυτής της εργασίας. Με άλλα λόγια, εάν έχετε μια συγκεκριμένη ποσότητα εργασίας να εκτελέσετε, αλλά λίγοι άνθρωποι για να την κάνουν, μια τυπική εργασία χρειάζεται περισσότερο χρόνο για να ολοκληρωθεί από ό,τι αν υπάρχουν διαθέσιμα πολλά άτομα.

Ο τύπος εργασίας καθορίζει εάν η διάρκεια μιας εργασίας αλλάζει με βάση τον αριθμό των πόρων που της έχουν εκχωρηθεί.

Τέλος, οι πόροι προσθέτουν κόστος σε ένα έργο. Για να λάβετε υπόψη το κόστος στο έργο σας — όπως ένα άτομο που εργάζεται πολλές ώρες σε μια εργασία, υπολογιστές που πρέπει να αγοράσετε ή υπηρεσίες που απαιτούν τέλη — πρέπει να δημιουργήσετε πόρους και να τους αναθέσετε σε μία ή περισσότερες εργασίες.

Τύποι πόρων: Εργασία, υλικό και κόστος

Για τους σκοπούς του σχεδιασμού πόρων, το Project αναγνωρίζει μόνο αυτούς τους τρεις τύπους πόρων:

• Εργασία: Αυτό το άτομο, όπως προγραμματιστής ή υδραυλικός, μπορεί να ανατεθεί εκ νέου αλλά να μην εξαντληθεί. Οι πόροι εργασίας ανατίθενται σε εργασίες για την ολοκλήρωση της εργασίας.

• Υλικό: Το υλικό έχει κόστος μονάδας και δεν καταναλώνει ώρες εργασίας, αλλά μπορεί να εξαντληθεί. Παραδείγματα κόστους υλικών είναι ο χάλυβας, το ξύλο και τα βιβλία.

• Κόστος: Η χρήση ενός πόρου κόστους σάς δίνει την ευελιξία να προσδιορίζετε το ισχύον κόστος, όπως ταξίδια ή αποστολή, κάθε φορά που χρησιμοποιείτε τον πόρο.

Το να αποφασίσετε ποιος τύπος πόρου θα χρησιμοποιήσετε κατά την προσθήκη εξωτερικού προμηθευτή ή πόρου εξοπλισμού στο έργο μπορεί να είναι δύσκολο. Εάν θέλετε να αποφύγετε την προσθήκη ωρών εργασίας στο έργο όταν αυτός ο πόρος χρησιμοποιείται, μην ρυθμίσετε τον πόρο ως πόρο εργασίας. Χρησιμοποιήστε έναν πόρο κόστους ή μια προσέγγιση σταθερού κόστους.

Πώς οι πόροι επηρεάζουν το χρόνο εργασίας

Στις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Project 2013, ο προγραμματισμός βάσει προσπάθειας είναι απενεργοποιημένος τόσο για μη αυτόματα όσο και για αυτόματα προγραμματισμένες εργασίες. Επομένως, ανεξάρτητα από το πόσους πόρους εργασίας εκχωρείτε, η διάρκεια της εργασίας παραμένει ίδια και το Project συσσωρεύει περισσότερες ώρες εργασίας για την εργασία, για να αντικατοπτρίζει περισσότερη προσπάθεια.

Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις ενός τύπου εργασίας σταθερής μονάδας ή σταθερής εργασίας, η προσθήκη ή η αφαίρεση των πόρων που έχουν ανατεθεί στην εργασία θα πρέπει να έχει αντίκτυπο στον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας. Στην ουσία, το παλιό ρητό «Δύο κεφάλια είναι καλύτερα από ένα» μπορεί να τροποποιηθεί σε «Δύο κεφάλια είναι πιο γρήγορα από ένα».

Ας υποθέσουμε ότι ένα άτομο έχει ανατεθεί στην εργασία Dig Ditch, η οποία απαιτεί τέσσερις ώρες προσπάθειας. Δύο άτομα που έχουν ανατεθεί στην εργασία Dig Ditch θα ολοκληρώσουν τη δουλειά σε δύο ώρες, επειδή εργάζονται δύο ώρες από κάθε πόρο ταυτόχρονα, κάτι που επιτυγχάνει τέσσερις ώρες προσπάθειας στο μισό χρόνο.

Για να κάνετε τον προγραμματισμό μιας εργασίας να λειτουργεί με αυτόν τον τρόπο, πρέπει πρώτα να αλλάξετε την εργασία σε αυτόματη προγραμματισμένη εργασία χρησιμοποιώντας το κουμπί Αυτόματος προγραμματισμός στην ομάδα Χρονοδιάγραμμα στην καρτέλα Εργασία. Στη συνέχεια, πρέπει να ενεργοποιήσετε τον προγραμματισμό βάσει προσπάθειας κάνοντας διπλό κλικ στην εργασία, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Advance στο παράθυρο διαλόγου Task Information, επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου Fort Driven και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί OK.

Η ανάθεση επιπλέον ατόμων σε εργασίες δεν μειώνει πάντα τον χρόνο εργασίας αναλογικά, παρόλο που το Project υπολογίζει έτσι. Όταν έχετε περισσότερα άτομα, έχετε επίσης περισσότερες συναντήσεις, σημειώσεις, διπλές προσπάθειες και συγκρούσεις, για παράδειγμα. Εάν προσθέσετε περισσότερους πόρους σε μια εργασία, εξετάστε το ενδεχόμενο να αυξήσετε την προσπάθεια που απαιτείται για την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας για να λάβετε υπόψη τις αναπόφευκτες αναποτελεσματικές ομάδες εργασίας.

Πώς να εκτιμήσετε τις απαιτήσεις πόρων

Συνήθως γνωρίζετε πόσοι υλικοί πόροι χρειάζονται για να ολοκληρώσετε μια εργασία: Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τυπικό τύπο για να υπολογίσετε τον αριθμό των λιβρών, των τόνων, των γιάρδων ή άλλης ποσότητας. Αλλά πώς ξέρετε πόση προσπάθεια πρέπει να επενδύσουν οι πόροι εργασίας σας για να ολοκληρώσετε τις εργασίες στο έργο;

Συμπεριλάβετε ένα ορισμένο ποσό επιπλέον υλικών πόρων, εάν πιστεύετε ότι θα το χρειαστείτε για επανεπεξεργασία ή σκραπ.

Όπως συμβαίνει με πολλές πτυχές πληροφοριών που βάζετε σε ένα σχέδιο έργου, ο καθορισμός του επιπέδου προσπάθειας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη δική σας εμπειρία με παρόμοιες εργασίες και πόρους. Ωστόσο, θυμηθείτε αυτές τις επιφυλάξεις:

• Η ικανότητα μετράει. Ένας λιγότερο εξειδικευμένος ή λιγότερο έμπειρος πόρος είναι πιθανό να πάρει περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσει μια εργασία. Πειραματιστείτε — αυξήστε τη διάρκεια κατά 20 τοις εκατό για έναν λιγότερο εξειδικευμένο πόρο, για παράδειγμα, ή μειώστε τη κατά 20 τοις εκατό για έναν πιο εξειδικευμένο πόρο.

• Η ιστορία επαναλαμβάνεται. Κοιτάξτε προηγουμένως ολοκληρωμένα έργα και εργασίες. Εάν έχετε παρακολουθήσει τον χρόνο των ανθρώπων, πιθανότατα μπορείτε να δείτε πόση προσπάθεια χρειάστηκε για να ολοκληρώσετε διάφορους τύπους εργασιών σε άλλα έργα και να κάνετε παραλληλισμούς με το έργο σας. Αυτή η τεχνική για την εκτίμηση της διάρκειας της προσπάθειας είναι παρόμοια με την ανάλογη εκτίμηση.

• Ζητήστε και θα λάβετε. Ζητήστε από τους ίδιους τους πόρους να εκτιμήσουν πόσο χρόνο πιστεύουν ότι θα διαρκέσει μια εργασία. Σε τελική ανάλυση, οι άνθρωποι που κάνουν τη δουλειά πρέπει να γνωρίζουν καλύτερα πόσο χρόνο χρειάζεται.

Δώστε αποθεματικό χρόνο σε ένα έργο για να ληφθούν υπόψη απρόβλεπτες περιστάσεις, όπως οι πόροι που είναι λιγότερο εξειδικευμένοι από ό,τι είχατε προγραμματίσει. Για να διασφαλίσουν ότι τηρούνται οι ημερομηνίες ορόσημων, πολλοί άνθρωποι προσθέτουν μια εργασία που ονομάζεται Αποθεματικό έκτακτης ανάγκης στα προγράμματά τους αμέσως πριν από μια παράδοση ορόσημο ή το τέλος μιας φάσης.