Σε μια μεγάλη λίστα δεδομένων, η προσπάθεια εύρεσης μιας συγκεκριμένης εγγραφής μετακινώντας από εγγραφή σε εγγραφή στο Excel 2013 — ή ακόμα και μετακίνηση δέκα εγγραφών κάθε φορά με τη γραμμή κύλισης — μπορεί να διαρκέσει όλη την ημέρα. Αντί να χάνετε χρόνο προσπαθώντας να κάνετε μη αυτόματη αναζήτηση μιας εγγραφής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Κριτήρια στη φόρμα δεδομένων για να την αναζητήσετε.
Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Κριτήρια, το Excel διαγράφει όλες τις καταχωρήσεις πεδίων στη φόρμα δεδομένων (και αντικαθιστά τον αριθμό εγγραφής με τη λέξη Κριτήρια ), ώστε να μπορείτε να εισαγάγετε τα κριτήρια για αναζήτηση στα κενά πλαίσια κειμένου.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι πρέπει να επεξεργαστείτε την κατάσταση κατανομής κερδών της Sherry Caulfield. Δυστυχώς, τα χαρτιά της δεν περιλαμβάνουν τον αριθμό ταυτότητάς της. Το μόνο που ξέρεις είναι ότι εργάζεται στο γραφείο της Βοστώνης και γράφει το επώνυμό της με C αντί για K .
Για να βρείτε την εγγραφή της, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες που έχετε για να περιορίσετε την αναζήτηση σε όλες τις εγγραφές όπου το επώνυμο αρχίζει με το γράμμα C και το πεδίο Τοποθεσία περιέχει Βοστώνη .
Για να περιορίσετε την αναζήτησή σας με αυτόν τον τρόπο, ανοίξτε τη φόρμα δεδομένων για τη βάση δεδομένων Employee Data, κάντε κλικ στο κουμπί Criteria και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε C* στο πλαίσιο κειμένου για το πεδίο Επώνυμο. Εισαγάγετε επίσης Boston στο πλαίσιο κειμένου για το πεδίο Τοποθεσία.
Όταν εισάγετε κριτήρια αναζήτησης για εγγραφές στα κενά πλαίσια κειμένου της φόρμας δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ? (για μονό) και * (για πολλούς) χαρακτήρες μπαλαντέρ.
Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου. Το Excel εμφανίζει στη φόρμα δεδομένων την πρώτη εγγραφή στη βάση δεδομένων όπου το επώνυμο αρχίζει με το γράμμα C και το πεδίο Τοποθεσία περιέχει Βοστώνη. Η πρώτη εγγραφή σε αυτήν τη λίστα δεδομένων που πληροί αυτά τα κριτήρια είναι για τον William Cobb. Για να βρείτε το αρχείο της Sherry, κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου. Στη συνέχεια εμφανίζεται το ρεκόρ της Sherry Caulfield.
Έχοντας εντοπίσει το αρχείο της Caulfield, μπορείτε στη συνέχεια να επεξεργαστείτε την κατάσταση κατανομής κερδών της από Όχι σε Ναι στο πλαίσιο κειμένου για το πεδίο Κοινή χρήση κερδών. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο, το Excel καταγράφει τη νέα του κατάσταση κατανομής κερδών στη λίστα δεδομένων.
Όταν χρησιμοποιείτε το κουμπί Κριτήρια στη φόρμα δεδομένων για να βρείτε εγγραφές, μπορείτε να συμπεριλάβετε τους ακόλουθους τελεστές στα κριτήρια αναζήτησης που εισάγετε για να εντοπίσετε μια συγκεκριμένη εγγραφή στη βάση δεδομένων:
Χειριστής |
Εννοια |
= |
Ισο με |
> |
Μεγαλύτερος από |
>= |
Μεγαλύτερο ή ίσο με |
< |
Λιγότερο από |
<= |
Μικρότερο ή ίσο με |
<> |
Οχι ίσο με |
Για παράδειγμα, για να εμφανίσετε μόνο εκείνες τις εγγραφές όπου ο μισθός ενός υπαλλήλου είναι μεγαλύτερος ή ίσος με 50.000 $, εισαγάγετε >=50000 στο πλαίσιο κειμένου για το πεδίο Μισθός και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου.
Όταν καθορίζετε κριτήρια αναζήτησης που ταιριάζουν σε έναν αριθμό εγγραφών, ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου ή Εύρεση προηγουμένου πολλές φορές για να εντοπίσετε την εγγραφή που θέλετε. Εάν καμία εγγραφή δεν πληροί τα κριτήρια αναζήτησης που εισάγετε, ο υπολογιστής σας εκπέμπει ένα ηχητικό σήμα όταν κάνετε κλικ σε αυτά τα κουμπιά.
Για να αλλάξετε τα κριτήρια αναζήτησης, πρώτα διαγράψτε τη φόρμα δεδομένων κάνοντας ξανά κλικ στο κουμπί Κριτήρια και μετά κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση.
Για να επιστρέψετε στην τρέχουσα εγγραφή χωρίς να χρησιμοποιήσετε τα κριτήρια αναζήτησης που εισάγετε, κάντε κλικ στο κουμπί Φόρμα. (Αυτό το κουμπί αντικαθιστά το κουμπί Κριτήρια μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί Κριτήρια.)