Πώς να βρείτε δεδομένα στην Access 2016

Όταν θέλετε να εντοπίσετε μια συγκεκριμένη εγγραφή αυτή τη στιγμή, η δημιουργία ενός ερωτήματος για την εργασία είναι υπερβολική. Ευτυχώς, η Access 2016 έχει έναν πολύ απλό τρόπο για να βρείτε ένα συγκεκριμένο κομμάτι δεδομένων στους πίνακες και τις φόρμες του έργου σας: την εντολή Εύρεση.

Η εύρεση βρίσκεται — μεγάλη έκπληξη εδώ — στην ενότητα Εύρεση της καρτέλας Αρχική σελίδα, συνοδευόμενη από ένα εικονίδιο με κιάλια. Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στην Εύρεση πατώντας Ctrl+F για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση.

Αν και η εντολή Εύρεση είναι αρκετά εύκολη στη χρήση, η γνώση μερικών τεχνασμάτων την καθιστά ακόμη πιο ισχυρή και εάν είστε χρήστης του Word ή του Excel, θα βρείτε τα κόλπα χρήσιμα και σε αυτές τις εφαρμογές — επειδή η εντολή Εύρεση είναι Λειτουργία σε όλο το γραφείο.

Βρίσκοντας οτιδήποτε γρήγορα

Η χρήση της εντολής Εύρεση είναι μια πολύ απλή εργασία. Ετσι δουλευει:

Ανοίξτε τον πίνακα ή τη φόρμα που θέλετε να αναζητήσετε.

Σημειώστε ότι η εντολή Εύρεση λειτουργεί σε προβολή φύλλου δεδομένων και με φόρμες Access και γίνεται διαθέσιμη μόλις ανοίξει ένας πίνακας ή μια φόρμα.

Κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να αναζητήσετε.

Η εντολή Εύρεση αναζητά το τρέχον πεδίο σε όλες τις εγγραφές του πίνακα, επομένως φροντίστε να κάνετε κλικ στο σωστό πεδίο πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία Εύρεση. Η Access δεν ενδιαφέρεται σε ποια εγγραφή κάνετε κλικ. Εφόσον είστε σε μια εγγραφή στο σωστό πεδίο, η Access γνωρίζει ακριβώς σε ποιο πεδίο θέλετε να βρείτε.

Ξεκινήστε την εντολή Εύρεση.

Μπορείτε είτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εύρεση στην ενότητα Εύρεση της καρτέλας Αρχική σελίδα είτε να πατήσετε Ctrl+F.

Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, έτοιμο να σας εξυπηρετήσει.

Πληκτρολογήστε το κείμενο που αναζητάτε στο πλαίσιο Find What.

Αφιερώστε λίγο χρόνο για να ελέγξετε την ορθογραφία σας πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση. Η πρόσβαση είναι αρκετά έξυπνη, αλλά δεν είναι αρκετά φωτεινή για να καταλάβουμε ότι στην πραγματικότητα εννοούσατε υδραυλικός όταν πληκτρολογούσατε plumer.

Το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.

Κάντε κλικ στο Find Next για να εκτελέσετε την αναζήτησή σας.

• Εάν τα δεδομένα που αναζητάτε βρίσκονται στο ενεργό πεδίο, η εντολή Εύρεση παρακολουθεί αμέσως την εγγραφή που θέλετε.

  Το κελί που περιέχει τα δεδομένα που αναζητάτε επισημαίνεται.

  Τι γίνεται αν η πρώτη εγγραφή που βρίσκει η Access δεν είναι αυτή που ψάχνετε; Ας υποθέσουμε ότι θέλετε τον δεύτερο, τον τρίτο ή τον δέκατο τέταρτο John Smith στον πίνακα; Κανένα πρόβλημα; γι' αυτό το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση έχει ένα κουμπί Εύρεση επόμενου. Συνεχίστε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου έως ότου η Access είτε φτάσει στην εγγραφή που θέλετε είτε σας πει ότι εγκαταλείπει την αναζήτηση.

• Εάν το Find δεν εντοπίσει τίποτα, θρηνεί την αποτυχία του σε ένα μικρό παράθυρο διαλόγου, συνοδευόμενο από αυτή τη θλιβερή δήλωση:

  Η Microsoft Access ολοκλήρωσε την αναζήτηση στις εγγραφές. Το αντικείμενο αναζήτησης δεν βρέθηκε.

Εάν η Εύρεση δεν βρήκε αυτό που ψάχνατε, έχετε μερικές επιλογές:

• Μπορείτε να τα παρατήσετε κάνοντας κλικ στο OK στο μικρό πλαίσιο διαλόγου για να εξαφανιστεί.

• Μπορείτε να ελέγξετε την αναζήτηση και να προσπαθήσετε ξανά (θα πρέπει ακόμα να κάνετε κλικ στο OK για να απαλλαγείτε από το παράθυρο διαλόγου προτροπής). Ακολουθούν τα πράγματα που πρέπει να ελέγξετε αφού επιστρέψετε στο πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση:

  • Βεβαιωθείτε ότι κάνατε κλικ στο σωστό πεδίο και γράψατε τα πάντα σωστά στο πλαίσιο Εύρεση τι.

    Μπορείτε επίσης να ελέγξετε τις ειδικές επιλογές Εύρεση για να δείτε εάν μία από αυτές δυσκολεύει την αναζήτησή σας.

  • Εάν καταλήξατε να αλλάξετε την ορθογραφία ή τις επιλογές, κάντε ξανά κλικ στο Find Next.

Αλλαγή ταχυτήτων Εύρεση σε υψηλή ταχύτητα

Μερικές φορές απλώς πληκτρολογώντας τα δεδομένα που χρειάζεστε στο πλαίσιο Find What δεν παράγει τα αποτελέσματα που χρειάζεστε:

• Βρίσκετε πάρα πολλές εγγραφές (και καταλήγετε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου ασταμάτητα για να φτάσετε στη μία εγγραφή που θέλετε).

• Οι δίσκοι που ταιριάζουν δεν είναι αυτοί που θέλετε.

Ο καλύτερος τρόπος για να μειώσετε τον αριθμό των λανθασμένων αντιστοιχίσεων είναι να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες στην αναζήτησή σας, κάτι που θα μειώσει τον αριθμό των αντιστοιχιών και ίσως σας δώσει μόνο αυτή την εγγραφή που πρέπει να βρείτε.

Η Access προσφέρει πολλά εργαλεία για την τελειοποίηση ενός Find. Για να τα χρησιμοποιήσετε, ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση με οποιοδήποτε από τα δύο

• Κάνοντας κλικ στο κουμπί Εύρεση στην καρτέλα Αρχική σελίδα

  ή

• Πατώντας Ctrl+F

Εάν η εντολή Εύρεση δεν λειτουργεί όπως νομίζετε ότι θα έπρεπε, ελέγξτε τις παρακάτω επιλογές. Οι πιθανότητες είναι ότι τουλάχιστον μία από αυτές τις επιλογές έχει ρυθμιστεί ώστε να αποκλείει αυτό που αναζητάτε.

Κοιτάξτε μέσα

Από προεπιλογή, η Access αναζητά αντιστοιχίσεις μόνο στο τρέχον πεδίο — σε όποιο πεδίο κάνατε κλικ πριν ξεκινήσετε την εντολή Εύρεση. Για να πείτε στην Access να πραγματοποιήσει αναζήτηση σε ολόκληρο τον πίνακα, επιλέξτε Τρέχον έγγραφο από την αναπτυσσόμενη λίστα Αναζήτηση σε.

Για να κάνετε αναζήτηση σε ολόκληρο τον πίνακα, αλλάξτε το Look In.

Αγώνας

Οι επιλογές σας είναι οι εξής:

• Οποιοδήποτε μέρος του πεδίου: Επιτρέπει έναν αγώνα οπουδήποτε σε ένα πεδίο (εύρεση Richard, Ulrich και Lifestyles of the Rich and Famous ). Αυτή είναι η προεπιλογή.

• Ολόκληρο πεδίο: Αυτό απαιτεί οι όροι αναζήτησης (αυτό που πληκτρολογείτε στο πλαίσιο Find What) να είναι το σύνολο της τιμής του πεδίου. Έτσι ο Rich δεν θα βρει τον Ulrich , τον Richlieu , τον Richard ή τον Richmond . Βρίσκει μόνο Πλούσιο.

• Start of Field: Αναγνωρίζει μόνο εκείνους τους αγώνες που ξεκινούν από την αρχή του γηπέδου. Ο Ριτς λοιπόν βρίσκει τον Ρίτσμοντ, όχι όμως τον Ούλριχ.

  Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να βάλετε μόνο ένα μέρος ενός ονόματος, ειδικά αν γνωρίζετε μόνο την αρχή ενός ονόματος ή την αρχή μιας διεύθυνσης.

Για να αλλάξετε τη ρύθμιση Αντιστοίχιση, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο πεδίο Αντιστοίχιση και, στη συνέχεια, κάντε την επιλογή σας από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται.

Χρησιμοποιώντας την επιλογή Αντιστοίχιση.

Αναζήτηση

Εάν βρίσκετε πάρα πολλές αντιστοιχίσεις, δοκιμάστε να περιορίσετε την αναζήτησή σας σε ένα συγκεκριμένο τμήμα του πίνακα με τη βοήθεια της επιλογής Αναζήτηση. Η Αναζήτηση λέει στην εντολή Εύρεση να κοιτάξει είτε

• Σε όλες τις εγγραφές στον πίνακα (η προεπιλεγμένη ρύθμιση)

  ή

• Πάνω ή κάτω από την τρέχουσα εγγραφή

Κάνοντας κλικ σε μια εγγραφή στα μισά του πίνακα και στη συνέχεια λέγοντας στην Access να κάνει αναζήτηση από εκεί κάτω, η αναζήτησή σας περιορίζεται στο κάτω μέρος του πίνακα.

Ρυθμίστε τις ρυθμίσεις Αναζήτησης κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο πλαίσιο Αναζήτηση και επιλέγοντας την κατάλληλη προσφορά από το αναπτυσσόμενο μενού.

Υπόθεση αγώνα

Επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου Αντιστοίχιση πεζών κεφαλαίων διασφαλίζετε ότι ο όρος που αναζητάτε είναι ακριβώς ο ίδιος με την τιμή που είναι αποθηκευμένη στη βάση δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των ίδιων κεφαλαίων και πεζών χαρακτήρων.

Αυτό λειτουργεί πολύ καλά εάν ψάχνετε για ένα όνομα, αντί για μια λέξη, έτσι ώστε να μην βρίσκεται η πλούσια επικάλυψη κρέμας όταν αναζητάτε το (κεφαλαίο R ) Rich σε ολόκληρο τον πίνακα.

Πεδία αναζήτησης ως μορφοποιημένα

Αυτή η επιλογή δίνει εντολή στην Access να εξετάσει τη μορφοποιημένη έκδοση του πεδίου και όχι τα πραγματικά δεδομένα που πληκτρολογήσατε. Με τον όρο "μορφοποιημένο" αυτό σημαίνει ότι η μορφοποίηση εφαρμόζεται στο περιεχόμενο - αριθμοί μορφοποιημένοι ως ποσοστά, ημερομηνίες που ορίζονται ως σύντομες ημερομηνίες έναντι μεσαίων ημερομηνιών κ.λπ.

Ο περιορισμός της αναζήτησης με αυτόν τον τρόπο είναι χρήσιμος όταν αναζητάτε ημερομηνίες, αναγνωριστικά μονάδων τήρησης αποθεμάτων ή οποιοδήποτε άλλο πεδίο με αρκετή εξειδικευμένη μορφοποίηση.

Ενεργοποιήστε τα πεδία αναζήτησης ως μορφοποιημένα κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα του.

Αυτή η ρύθμιση δεν λειτουργεί με Match Case, επομένως, εάν είναι επιλεγμένο Match Case, τα πεδία αναζήτησης ως μορφοποιημένα εμφανίζονται αμυδρά. Σε αυτήν την περίπτωση, καταργήστε την επιλογή Match Case για να επαναφέρετε το πλαίσιο ελέγχου Τα πεδία αναζήτησης ως μορφοποιημένα.

Τις περισσότερες φορές, αυτή η επιλογή δεν κάνει μεγάλη διαφορά. Στην πραγματικότητα, η μόνη φορά που πιθανότατα σας ενδιαφέρει αυτή η συγκεκριμένη επιλογή Εύρεση είναι όταν (ή εάν) κάνετε αναζήτηση σε πολλά πεδία υψηλής μορφοποίησης.