Πώς να αποθηκεύσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel 2010 ως αρχείο PDF ή XPS

Το Microsoft Excel 2010 σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε τα αρχεία του βιβλίου εργασίας σας απευθείας σε μορφή αρχείου PDF (Portable Document Format) ή XPS (XML Paper Specification). Αυτές οι μορφές δίνουν τη δυνατότητα στους χρήστες να ανοίγουν και να εκτυπώνουν τα φύλλα εργασίας του Excel ακόμα κι αν δεν έχουν εγκατεστημένο το Excel στους υπολογιστές τους.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να αποθηκεύσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel 2010 σε μορφή PDF ή XPS:

1 Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Αποθήκευση ως.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.

2 Στο παράθυρο πλοήγησης, επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο.

(Προαιρετικό) Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο του βιβλίου εργασίας μέσα σε έναν νέο υποφάκελο εντός του φακέλου που είναι ανοιχτός αυτήν τη στιγμή στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Νέος φάκελος στη γραμμή εργαλείων και, στη συνέχεια, να πληκτρολογήσετε το όνομα του φακέλου και να πατήσετε Enter.

3 Πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό όνομα για το αρχείο στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αρχικό όνομα εάν θέλετε, ώστε το αρχικό σας αρχείο Excel να εμφανίζεται ακριβώς δίπλα στο αρχείο PDF ή XPS σε αλφαβητική λίστα.

4 Κάντε κλικ στο βέλος Save as Type και επιλέξτε είτε PDF είτε XPS Document.

Το Excel εμφανίζει πρόσθετες επιλογές που ισχύουν για αρχεία PDF και XPS κοντά στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Αποθήκευση ως.

5 Δίπλα στην επικεφαλίδα Optimize For, επιλέξτε Standard ή Minimum Size.

Εάν θέλετε να κάνετε το αρχείο PDF ή XPS όσο το δυνατόν μικρότερο (επειδή το φύλλο εργασίας σας είναι μεγάλο), επιλέξτε το κουμπί επιλογής Ελάχιστο μέγεθος (Δημοσίευση στο Διαδίκτυο).

6(Προαιρετικό) Εάν θέλετε να αλλάξετε τα μέρη του βιβλίου εργασίας που αποθηκεύονται στο αρχείο PDF ή XPS, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές. στη συνέχεια κάντε τις κατάλληλες επιλογές και κάντε κλικ στο OK.

Από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές, μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος του φύλλου εργασίας που θα μετατραπεί, καθώς και να συμπεριλάβετε τις ιδιότητες του εγγράφου στην έξοδο.

7 Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Το Excel αποθηκεύει το βιβλίο εργασίας στη μορφή αρχείου PDF ή XPS που επιλέξατε στο Βήμα 4 και ανοίγει αυτόματα το αρχείο στο Adobe Reader ή στο XPS Reader (εκτός εάν καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Άνοιγμα αρχείου μετά τη δημοσίευση στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως).