Πώς να αντιγράψετε τύπους με αυτόματη συμπλήρωση στο Excel 2016

Εάν χρειάζεται απλώς να αντιγράψετε έναν τύπο στο Excel 2016, χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Αυτόματης Συμπλήρωσης ή τις εντολές Αντιγραφή και Επικόλληση. Αυτός ο τύπος αντιγραφής τύπου, αν και αρκετά συνηθισμένος, δεν μπορεί να γίνει με μεταφορά και απόθεση.

Μην ξεχνάτε την επιλογή Σύνολα στο εργαλείο Γρήγορης ανάλυσης. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μια γραμμή ή μια στήλη συνόλων στο κάτω ή στη δεξιά άκρη ενός πίνακα δεδομένων αστραπιαία. Απλώς επιλέξτε τον πίνακα ως εύρος κελιών και κάντε κλικ στο κουμπί Γρήγορη ανάλυση ακολουθούμενο από Σύνολα στην παλέτα του. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άθροισμα στην αρχή της παλέτας για να δημιουργήσετε τύπους που αθροίζουν τις στήλες σε μια νέα σειρά στο κάτω μέρος του πίνακα ή/και το κουμπί Άθροισμα στο τέλος της παλέτας για να δημιουργήσετε τύπους που αθροίζουν τις σειρές σε μια νέα στήλη στο δεξί άκρο.

Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Συμπλήρωση για να αντιγράψετε έναν τύπο σε μια περιοχή κελιών. Σε αυτό το σχήμα, μπορείτε να δείτε το φύλλο εργασίας Mother Goose Enterprises – 2016 Sales με όλες τις εταιρείες, αλλά αυτή τη φορά με μόνο ένα μηνιαίο σύνολο στη σειρά 12, το οποίο βρίσκεται σε διαδικασία αντιγραφής μέσω του κελιού E12.

Αντιγραφή ενός τύπου σε μια περιοχή κελιών με την Αυτόματη Συμπλήρωση.

Το παρακάτω σχήμα δείχνει το φύλλο εργασίας αφού σύρετε τη λαβή πλήρωσης στο κελί B12 για να επιλέξετε την περιοχή κελιών C12:E12 (όπου θα πρέπει να αντιγραφεί αυτός ο τύπος).

Το φύλλο εργασίας μετά την αντιγραφή του τύπου συνολικού αριθμού των μηνιαίων (και τριμηνιαίων) πωλήσεων.

Σχετικά μιλώντας

Το σχήμα δείχνει το φύλλο εργασίας αφού ο τύπος σε ένα κελί αντιγραφεί στην περιοχή κελιών C12:E12 και το κελί B12 είναι ενεργό. Παρατηρήστε πώς το Excel χειρίζεται την αντιγραφή τύπων. Ο αρχικός τύπος στο κελί B12 είναι ο ακόλουθος:

=SUM(B3:B11)

Όταν ο αρχικός τύπος αντιγράφεται στο κελί C12, το Excel αλλάζει ελαφρώς τον τύπο ώστε να μοιάζει με αυτό:

=SUM(C3:C11)

Το Excel προσαρμόζει την αναφορά στήλης, αλλάζοντας την από B σε C, επειδή αντιγράψατε από αριστερά προς τα δεξιά στις σειρές.

Όταν αντιγράφετε έναν τύπο σε ένα εύρος κελιών που εκτείνεται προς τα κάτω στις σειρές, το Excel προσαρμόζει τους αριθμούς σειρών στους αντιγραμμένους τύπους αντί για τα γράμματα στηλών ώστε να ταιριάζουν στη θέση κάθε αντιγράφου. Για παράδειγμα, το κελί E3 στο φύλλο εργασίας Mother Goose Enterprises – 2016 Sales περιέχει τον ακόλουθο τύπο:

=SUM(B3:D3)

Όταν αντιγράφετε αυτόν τον τύπο στο κελί E4, το Excel αλλάζει το αντίγραφο του τύπου ως εξής:

=SUM(B4:D4)

Το Excel προσαρμόζει την αναφορά σειράς για να διατηρείται ενημερωμένη με τη νέα θέση 4 της σειράς. Επειδή το Excel προσαρμόζει τις αναφορές κελιών σε αντίγραφα ενός τύπου σε σχέση με την κατεύθυνση της αντιγραφής, οι αναφορές κελιών είναι γνωστές ως σχετικές αναφορές κελιών .

Κάποια πράγματα είναι απόλυτα!

Όλοι οι νέοι τύποι που δημιουργείτε περιέχουν φυσικά σχετικές αναφορές κελιών εκτός εάν λέτε διαφορετικά. Επειδή τα περισσότερα αντίγραφα που δημιουργείτε από τύπους απαιτούν προσαρμογές των αναφορών κελιών τους, σπάνια χρειάζεται να δώσετε δεύτερη σκέψη σε αυτήν τη διάταξη. Στη συνέχεια, κάθε τόσο, συναντάτε μια εξαίρεση που απαιτεί τον περιορισμό του πότε και του τρόπου προσαρμογής των αναφορών κελιών σε αντίγραφα.

Μία από τις πιο κοινές από αυτές τις εξαιρέσεις είναι όταν θέλετε να συγκρίνετε ένα εύρος διαφορετικών τιμών με μία μόνο τιμή. Αυτό συμβαίνει πιο συχνά όταν θέλετε να υπολογίσετε το ποσοστό κάθε τμήματος στο σύνολο. Για παράδειγμα, στο φύλλο εργασίας Mother Goose Enterprises – 2016 Sales, αντιμετωπίζετε αυτήν την κατάσταση κατά τη δημιουργία και την αντιγραφή ενός τύπου που υπολογίζει το ποσοστό κάθε μηνιαίου συνόλου (στην περιοχή κελιών B14:D14) του τριμηνιαίου συνόλου στο κελί E12.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να εισαγάγετε αυτούς τους τύπους στη σειρά 14 του φύλλου εργασίας Mother Goose Enterprises – 2016 Sales, ξεκινώντας από το κελί B14. Ο τύπος στο κελί B14 για τον υπολογισμό του ποσοστού του συνόλου των πωλήσεων Ιανουαρίου έως το πρώτο τρίμηνο είναι πολύ απλός:

=B12/E12

Αυτός ο τύπος διαιρεί το σύνολο των πωλήσεων Ιανουαρίου στο κελί B12 με το τριμηνιαίο σύνολο στο E12 (τι θα μπορούσε να είναι ευκολότερο;). Κοιτάξτε, ωστόσο, τι θα συνέβαινε αν σύρατε τη λαβή πλήρωσης ένα κελί προς τα δεξιά για να αντιγράψετε αυτόν τον τύπο στο κελί C14:

=C12/F12

Η προσαρμογή της πρώτης αναφοράς κυττάρων από Β12 σε C12 είναι ακριβώς αυτό που διέταξε ο γιατρός. Ωστόσο, η προσαρμογή της δεύτερης αναφοράς κελιού από E12 σε F12 είναι καταστροφή. Όχι μόνο δεν υπολογίζετε τι ποσοστό είναι οι πωλήσεις του Φεβρουαρίου στο κελί C12 από τις πωλήσεις του πρώτου τριμήνου στο E12, αλλά καταλήγετε επίσης με ένα από αυτά τα φρικτά #DIV/0! σφάλματα στο κελί C14.

Για να σταματήσετε το Excel να προσαρμόζει μια αναφορά κελιού σε έναν τύπο σε τυχόν αντίγραφα που δημιουργείτε, μετατρέψτε την αναφορά κελιού από σχετική σε απόλυτη. Αυτό το κάνετε πατώντας το πλήκτρο λειτουργίας F4, αφού βάλετε το Excel σε λειτουργία επεξεργασίας (F2). Το Excel υποδεικνύει ότι κάνετε την αναφορά του κελιού απόλυτη τοποθετώντας τα σύμβολα δολαρίου μπροστά από το γράμμα της στήλης και τον αριθμό της γραμμής. Για παράδειγμα, σε αυτό το σχήμα, το κελί B14 περιέχει τον σωστό τύπο για αντιγραφή στην περιοχή κελιών C14:D14:

Αντιγραφή του τύπου για τον υπολογισμό της αναλογίας μηνιαίων προς τριμηνιαίες πωλήσεις με απόλυτη αναφορά κελιού.

=B12/$E$12

Κοιτάξτε το φύλλο εργασίας αφού αυτός ο τύπος αντιγραφεί στην περιοχή C14:D14 με τη λαβή πλήρωσης και έχει επιλεγεί το κελί C14 (δείτε την παρακάτω εικόνα). Σημειώστε ότι η γραμμή τύπου δείχνει ότι αυτό το κελί περιέχει τον ακόλουθο τύπο:

Το φύλλο εργασίας μετά την αντιγραφή του τύπου με την απόλυτη αναφορά κελιού.

=C12/$E$12

Επειδή το E12 άλλαξε σε $E$12 στον αρχικό τύπο, όλα τα αντίγραφα έχουν την ίδια απόλυτη (μη μεταβαλλόμενη) αναφορά.

Αν γελοιοποιήσετε και αντιγράψετε έναν τύπο όπου μία ή περισσότερες από τις αναφορές κελιών θα έπρεπε να ήταν απόλυτες, αλλά τις αφήσατε όλες σχετικές, επεξεργαστείτε τον αρχικό τύπο ως εξής:

Κάντε διπλό κλικ στο κελί με τον τύπο ή πατήστε F2 για να το επεξεργαστείτε.

Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής κάπου στην αναφορά που θέλετε να μετατρέψετε σε απόλυτη.

Πατήστε F4.

Όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία, κάντε κλικ στο κουμπί Enter στη γραμμή τύπου και, στη συνέχεια, αντιγράψτε τον τύπο στη μπερδεμένη περιοχή κελιών με τη λαβή πλήρωσης.

Φροντίστε να πατήσετε το F4 μόνο μία φορά για να αλλάξετε μια αναφορά κελιού σε εντελώς απόλυτη, όπως περιέγραψα προηγουμένως. Εάν πατήσετε το πλήκτρο λειτουργίας F4 για δεύτερη φορά, καταλήγετε σε μια λεγόμενη μικτή αναφορά, όπου μόνο το τμήμα της γραμμής είναι απόλυτο και το τμήμα της στήλης είναι σχετικό (όπως στο E$12). Εάν στη συνέχεια πατήσετε ξανά το F4, το Excel εμφανίζει έναν άλλο τύπο μικτής αναφοράς, όπου το τμήμα της στήλης είναι απόλυτο και το τμήμα της γραμμής είναι σχετικό (όπως στο $E12). Εάν συνεχίσετε και πατήσετε ξανά το F4, το Excel αλλάζει την αναφορά του κελιού σε εντελώς σχετική (όπως στο E12).

Αφού επιστρέψετε στο σημείο που ξεκινήσατε, μπορείτε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το F4 για να επαναλαμβάνετε το ίδιο σύνολο αλλαγών αναφοράς κελιών από την αρχή.

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel 2016 σε μια συσκευή χωρίς πρόσβαση σε φυσικό πληκτρολόγιο με πλήκτρα λειτουργιών (όπως ένα tablet με οθόνη αφής), ο μόνος τρόπος για να μετατρέψετε τις διευθύνσεις κελιών στους τύπους σας από σχετικές σε απόλυτες ή κάποιας μορφής μικτή διεύθυνση είναι να ανοίξετε Αγγίξτε το πληκτρολόγιο και χρησιμοποιήστε το προσθέστε τα σύμβολα του δολαρίου πριν από το γράμμα της στήλης ή/και τον αριθμό σειράς στην κατάλληλη διεύθυνση κελιού στη γραμμή τύπου.