Πώς να αναπτύξετε ένα σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών Microsoft Project

Όταν σχεδιάζετε ένα έργο στο Microsoft Project 2019, σκεφτείτε ποιες πληροφορίες πρέπει να παρακολουθείτε εσείς (ή οποιοδήποτε άλλο ενδιαφερόμενο μέρος), ποιος έχει τις πληροφορίες, πώς θα παραδοθεί και πόσο συχνά χρειάζεται να ενημερώνεται. Συχνά, αυτές οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε ένα ξεχωριστό έγγραφο γνωστό ως σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών. Ο παρακάτω πίνακας δείχνει ένα απλό παράδειγμα.

Σχέδιο Διαχείρισης Επικοινωνιών

Το σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών μπορεί να είναι πολύπλοκο — ή τόσο απλό όσο ένας πίνακας του Word ή ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Εισαγάγετε το όνομα ή τη θέση κάθε ενδιαφερόμενου στην αριστερή στήλη και, στη συνέχεια, στην κορυφή, εισάγετε τις πληροφορίες που χρειάζονται, τη μέθοδο και τη συχνότητα παράδοσης.

Δεν είναι επιστήμη πυραύλων, αλλά πρέπει ακόμα να προσδιορίσετε εκ των προτέρων ποιες πληροφορίες θέλετε να παρακολουθήσετε, πότε μπορεί να τις θέλετε και σε ποια μορφή. Ίσως θελήσετε να ελέγξετε πώς να αποφύγετε κοινές παγίδες διαχείρισης έργου .

Βήμα 1 του σχεδίου διαχείρισης επικοινωνιών του Έργου: συλλογή δεδομένων

Το πρώτο βήμα για την παρακολούθηση της προόδου σε ένα έργο είναι η συλλογή πληροφοριών σχετικά με το τι συμβαίνει. Όσο πιο απλό είναι να αναφέρετε την πρόοδο ενός έργου, τόσο το καλύτερο, γιατί οι άνθρωποι θα το κάνουν . Όσο πιο ρουτίνα μπορείτε να κάνετε την αναφορά — όπως κάθε Παρασκευή, σε μια συγκεκριμένη φόρμα που παραδίδεται στο ίδιο άτομο — τόσο πιο εύκολο είναι να συλλέξετε δεδομένα.

Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στο Project με διάφορους τρόπους: Χρησιμοποιήστε διάφορες προβολές και πίνακες για να εισαγάγετε πληροφορίες σε φύλλα δεδομένων, εισαγάγετε πληροφορίες στο παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες εργασίας ή χρησιμοποιήστε τα εργαλεία παρακολούθησης στην ομάδα Χρονοδιάγραμμα της καρτέλας Εργασία στην Κορδέλα .

Ο όγκος των δεδομένων που συλλέγετε καθορίζεται από τις πληροφορίες που πρέπει να παρακολουθήσετε και το επίπεδο λεπτομέρειας. Για παράδειγμα, μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν το Project μόνο για να δημιουργήσουν ένα χρονοδιάγραμμα για τις δραστηριότητές τους. Άλλοι χρησιμοποιούν πόρους και παρακολουθούν τη συνολική εργασία τους σε εργασίες, απλώς όχι στο επίπεδο λεπτομέρειας που εξετάζει εξονυχιστικά την ωριαία εργασία που εκτελείται. Για μερικούς ανθρώπους, απλώς επισημάνετε μια εργασία ως 50 τοις εκατό ολοκληρωμένη και μια άλλη 100 τοις εκατό - και αφήνοντας το Project να υποθέσει ότι όλοι οι πόροι ολοκλήρωσαν το εκτιμώμενο ποσό εργασίας τους - είναι εντάξει.

Βήμα 2 του σχεδίου διαχείρισης επικοινωνιών του Έργου: εφαρμόστε μια μέθοδο παρακολούθησης

Πρέπει να προσδιορίσετε την καλύτερη μέθοδο παρακολούθησης για εσάς, η οποία καθορίζεται από την ποσότητα και το είδος των πληροφοριών που πρέπει να παρακολουθήσετε. Η Microsoft παρέχει τέσσερις μεθόδους παρακολούθησης στο Project 2019:

• Εργασία – σύνολο
• Εργασία – χρονικά σταδιακά
• Εργασία – σύνολο
• Ανάθεση – χρονικά σταδιακά

Μπορείτε να αρχίσετε να κατανοείτε αυτές τις μεθόδους συγκρίνοντας την παρακολούθηση εργασιών και την παρακολούθηση ανάθεσης. Μπορείτε να παρακολουθείτε πληροφορίες ανά εργασία, υποδεικνύοντας την τρέχουσα ώρα (ή μια ημερομηνία κατάστασης που επιλέγετε) τη συνολική εργασία που ολοκληρώθηκε ή το κόστος για την εργασία. Ή μπορείτε να παρακολουθείτε πληροφορίες ανά ανάθεση, που είναι μια πιο λεπτομερής παρακολούθηση που σας δείχνει τη συνολική εργασία που ολοκληρώθηκε ή το κόστος για κάθε πόρο.

Ας υποθέσουμε ότι η εργασία Test Electrical Components εκτιμάται ότι θα διαρκέσει 12 ώρες εργασίας, σύμφωνα με τη γραμμή βάσης του έργου. Ένας Μηχανικός, Ηλεκτρολόγος και Βοηθός - τρεις ανθρώπινοι πόροι - ανατίθενται στο 100 τοις εκατό του χρόνου τους. Παρακολούθηση ανά εργασία – συνολικά, μπορείτε απλά να σημειώσετε ότι η εργασία έχει ολοκληρωθεί κατά 75 τοις εκατό, που μεταφράζεται σε εννέα ώρες ολοκλήρωσης εργασίας.

Το έργο υποθέτει ότι οι τρεις πόροι μοιράζουν την εργασία εξίσου — τρεις ώρες για κάθε πόρο. Στην πραγματικότητα, όμως, ο Μηχανικός πέρασε μία ώρα, ο Ηλεκτρολόγος έξι και ο Βοηθός δύο. Επομένως, η μεταβλητή χρονικής φάσης εισέρχεται στην εικόνα. Η παρακολούθηση σε χρονική φάση χρησιμοποιεί συγκεκριμένες αυξήσεις χρόνου, είτε επιλέγετε να παρακολουθείτε εργασία ανά εργασία είτε εργασία που ολοκληρώνεται από μεμονωμένους πόρους στην εργασία.

Έτσι, στην εργασία Test Electrical Components, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη σταδιακή προσέγγιση εργασίας – χρόνου για να παρακολουθείτε τις εννέα ώρες σε καθημερινή βάση. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προσέγγιση ανάθεσης – χρόνου για να παρακολουθείτε την εργασία κάθε πόρου, ωριαία ή καθημερινή.

Εάν το έργο ή ο οργανισμός δεν απαιτεί λεπτομερή ανάθεση ή παρακολούθηση σε χρονική φάση, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο εργασίας – συνολική. Στη συνέχεια, μπορείτε να αφιερώσετε λιγότερο χρόνο στην εισαγωγή πληροφοριών στο Project και περισσότερο χρόνο στη διαχείριση της ομάδας και των ενδιαφερόμενων μερών.

Βήμα 3 του σχεδίου διαχείρισης επικοινωνιών του Έργου: χρησιμοποιήστε τα εργαλεία παρακολούθησης

Μερικές φορές, φαίνεται ότι το Project παρέχει ένα εύχρηστο κουμπί για όλα όσα χρειάζεται να κάνετε σε ένα έργο, οπότε γιατί να είναι διαφορετική η παρακολούθηση; Τα εργαλεία παρακολούθησης στο επάνω μέρος της ομάδας Χρονοδιάγραμμα στην καρτέλα Εργασία εκτελούν ενημερώσεις για επιλεγμένες εργασίες σε οποιαδήποτε προβολή φύλλου. Το σχήμα δείχνει τα εργαλεία παρακολούθησης. Τα πέντε στα αριστερά είναι τα κουμπιά επί τοις εκατό ολοκλήρωσης και το κουμπί στα δεξιά σας επιτρέπει να επισημάνετε στο κομμάτι ή να ενημερώσετε εργασίες.

Τα κουμπιά παρακολούθησης.

Αυτά τα εργαλεία κάνουν συγκεκριμένες ενημερώσεις σε επιλεγμένες εργασίες:

• Ποσοστό ολοκλήρωσης: Κάντε κλικ σε αυτό το εργαλείο για να επισημάνετε γρήγορα την πρόοδο μιας εργασίας χρησιμοποιώντας έναν χονδρικό υπολογισμό του ποσοστού της εργασίας που ολοκληρώθηκε σε προσαυξήσεις 25 τοις εκατό.
• Mark on Track: Επιλέγοντας μια εργασία και κάνοντας κλικ σε αυτό το εργαλείο, καταγράφεται η δραστηριότητα αυτόματα στην ημερομηνία κατάστασης όπως την προγραμματίσατε στη γραμμή βάσης.
• Ενημέρωση εργασιών: Για να εμφανίσετε ένα παράθυρο διαλόγου που περιέχει πληροφορίες παρακολούθησης σχετικά με την πρόοδο, τη διάρκεια, τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης, βρείτε αυτό το εργαλείο στο μενού που ανοίγει όταν κάνετε κλικ στο κάτω βέλος στο κουμπί Επισήμανση στο κομμάτι. Για παράδειγμα, μπορείτε να υποδείξετε εάν η πραγματική ημερομηνία έναρξης μιας εργασίας διέφερε από την τρέχουσα ημερομηνία έναρξης. Η παρακάτω εικόνα δείχνει το παράθυρο διαλόγου Ενημέρωση εργασιών.

Το παράθυρο διαλόγου Ενημέρωση εργασιών.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μερικά ακόμη εργαλεία, που βρίσκονται αλλού στο Project, για να παρακολουθείτε και να απεικονίσετε την πρόοδο:

• Ενημέρωση έργου: Επισημάνετε όλες τις εργασίες σε ένα έργο ως ολοκληρωμένες σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία κατάστασης. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να επαναπρογραμματίσετε ανολοκλήρωτες εργασίες.
• Μετακίνηση εργασίας: Επαναπρογραμματίστε ολόκληρη ή μέρος μιας επιλεγμένης εργασίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο, που βρίσκεται στην ομάδα Εργασίες στην καρτέλα Εργασίες στην Κορδέλα, για να μετακινήσετε μια εργασία προς τα εμπρός ή προς τα πίσω ή για να επαναπρογραμματίσετε τμήματα της κατά την ημερομηνία κατάστασης.
• Προσθήκη γραμμής προόδου: Ενεργοποιήστε έναν τύπο εργαλείου σχεδίασης. Στην καρτέλα Μορφή, στην ομάδα Μορφή, κάντε κλικ στην επιλογή Γραμμές πλέγματος. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος και επιλέξτε Γραμμές προόδου. Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου, ώστε να μπορείτε, σε συγκεκριμένες ημερομηνίες, να ρυθμίζετε γραμμές προόδου: Υποδεικνύουν ποιες εργασίες είναι μπροστά ή πίσω από το χρονοδιάγραμμα μέσω μιας κάθετης γραμμής που συνδέει εργασίες σε εξέλιξη.

Για όλα, υπάρχει μια προβολή Microsoft Project

Ίσως γνωρίζετε ήδη ότι το Project έχει προβολή για όλα όσα θέλετε να κάνετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή φύλλου εργασιών και την προβολή χρήσης εργασιών για να ενημερώσετε εύκολα πληροφορίες είτε εργασιών είτε πόρων. Υπάρχουν τόσες πολλές παραλλαγές που μπορείτε να πιστέψετε ότι η Microsoft χρεώνει από την προβολή.

Φύλλο εργασιών—Προβολή πίνακα παρακολούθησης.

Task Usage—Προβολή πίνακα παρακολούθησης.

Task Usage—Προβολή πίνακα χρήσης.

Κατά την παρακολούθηση χρησιμοποιώντας την προβολή φύλλου εργασιών, εισάγω μια στήλη που δείχνει το ποσοστό ολοκλήρωσης. Για να εισαγάγετε τη στήλη, απλώς κάντε δεξί κλικ σε μια κεφαλή στήλης και κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο % Ολοκληρώθηκε.

Ανάλογα με τη μέθοδο παρακολούθησης, χρειάζεστε διαφορετικές προβολές που εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Ο παρακάτω πίνακας καθορίζει την καλύτερη προβολή που θα χρησιμοποιηθεί για κάθε μέθοδο παρακολούθησης.

Παρακολούθηση προβολών

Όταν βρείτε την κατάλληλη προβολή με τις σωστές στήλες που εμφανίζονται, η εισαγωγή πληροφοριών παρακολούθησης είναι τόσο απλή όσο η πληκτρολόγηση ενός αριθμού ωρών, ενός ποσού σε δολάρια για σταθερό κόστος ή μιας ημερομηνίας έναρξης ή λήξης στην κατάλληλη στήλη για την εργασία που ενημερώνετε.