Πώς να αναπτύξετε ένα σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών στο Project 2013

Όταν σχεδιάζετε ένα έργο στο Project 2013, σκεφτείτε ποιες πληροφορίες πρέπει να παρακολουθήσετε εσείς (ή οποιοδήποτε άλλο ενδιαφερόμενο μέρος). Συχνά, αυτές οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε ένα ξεχωριστό έγγραφο γνωστό ως σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών.

Το σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών μπορεί να είναι πολύπλοκο — ή τόσο απλό όσο ένας πίνακας του Word ή ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Εισαγάγετε το όνομα ή τη θέση κάθε ενδιαφερόμενου στην αριστερή στήλη και, στη συνέχεια, στην κορυφή, εισάγετε τις πληροφορίες που χρειάζονται, τη μέθοδο και τη συχνότητα παράδοσης.

Δεν είναι επιστήμη πυραύλων, αλλά πρέπει να προσδιορίσετε εκ των προτέρων ποιες πληροφορίες μπορεί να θέλετε να παρακολουθήσετε, πότε μπορεί να τις θέλετε και σε ποια μορφή.

Το πρώτο βήμα για την παρακολούθηση της προόδου σε ένα έργο είναι η συλλογή πληροφοριών σχετικά με το τι συμβαίνει. Όσο πιο απλό είναι να αναφέρετε την πρόοδο ενός έργου, τόσο το καλύτερο, γιατί οι άνθρωποι θα το κάνουν . Όσο πιο ρουτίνα μπορείτε να κάνετε την αναφορά — όπως κάθε Παρασκευή, σε μια συγκεκριμένη φόρμα που μετατρέπεται στο ίδιο άτομο — τόσο πιο εύκολο είναι να συλλέξετε δεδομένα.

Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στο Project 2013 με διάφορους τρόπους: Χρησιμοποιήστε διάφορες προβολές και πίνακες για να εισαγάγετε πληροφορίες σε φύλλα δεδομένων, εισαγάγετε πληροφορίες στο παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες εργασιών ή χρησιμοποιήστε τα εργαλεία παρακολούθησης στην ομάδα Χρονοδιάγραμμα της καρτέλας Εργασία στο Ταινία.

Ο όγκος των δεδομένων που συλλέγετε καθορίζεται από τις πληροφορίες που πρέπει να παρακολουθήσετε και το επίπεδο λεπτομέρειας. Για παράδειγμα, μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν το Project 2013 μόνο για να δημιουργήσουν ένα χρονοδιάγραμμα για τις δραστηριότητές τους. Άλλοι χρησιμοποιούν πόρους και παρακολουθούν τη συνολική εργασία τους σε εργασίες, απλώς όχι στο επίπεδο λεπτομέρειας που εξετάζει εξονυχιστικά την ωριαία εργασία που εκτελείται.

Πρέπει να προσδιορίσετε την καλύτερη μέθοδο παρακολούθησης για εσάς, η οποία καθορίζεται από την ποσότητα και το είδος των πληροφοριών που πρέπει να παρακολουθήσετε. Η Microsoft παρέχει τέσσερις μεθόδους παρακολούθησης στο Project 2013:

• Εργασία – σύνολο

• Εργασία – χρονικά σταδιακά

• Εργασία – σύνολο

• Ανάθεση – χρονικά σταδιακά

Μπορείτε να αρχίσετε να κατανοείτε αυτές τις μεθόδους συγκρίνοντας την παρακολούθηση εργασιών και την παρακολούθηση ανάθεσης. Μπορείτε να παρακολουθείτε πληροφορίες με t ask , υποδεικνύοντας την τρέχουσα ώρα (ή μια ημερομηνία κατάστασης που επιλέγετε) τη συνολική εργασία που ολοκληρώθηκε ή το κόστος για την εργασία. Εναλλακτικά, μπορείτε να παρακολουθείτε πληροφορίες από μια υπογραφή, η οποία είναι μια πιο λεπτομερής παρακολούθηση που σας δείχνει τη συνολική εργασία που ολοκληρώθηκε ή το κόστος για κάθε πόρο.

Το Project 2013 προϋποθέτει ότι οι πόροι θα κατανείμουν την εργασία εξίσου. Επομένως, η μεταβλητή χρονικής φάσης εισέρχεται στην εικόνα. Η παρακολούθηση σε χρονική φάση χρησιμοποιεί συγκεκριμένες αυξήσεις χρόνου, είτε επιλέγετε να παρακολουθείτε εργασία ανά εργασία είτε εργασία που ολοκληρώνεται από μεμονωμένους πόρους στην εργασία.

Εάν το έργο ή ο οργανισμός δεν απαιτεί λεπτομερή ανάθεση ή παρακολούθηση σε χρονική φάση, είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο εργασίας – ολική . Στη συνέχεια, μπορείτε να αφιερώσετε λιγότερο χρόνο στην εισαγωγή πληροφοριών στο Project 2013 και περισσότερο χρόνο στη διαχείριση της ομάδας και των ενδιαφερόμενων μερών.