Πρόταση νέας ώρας συνάντησης στο Outlook 2002

Πόσες φορές έχει συμβεί αυτό; Λαμβάνετε μια πρόσκληση συνάντησης, αλλά η ώρα δεν λειτουργεί για εσάς. Καλείτε τον διοργανωτή της σύσκεψης στο τηλέφωνο για να συζητήσετε μια νέα ώρα συνάντησης, για να περάσετε την επόμενη μισή ώρα ακούγοντας για τις πιο πρόσφατες διακοπές του στα Φίτζι. (Ω, σίγουρα, είναι ωραίο να ακούς ότι πέρασε όμορφα, αλλά θέλεις πραγματικά να ακούσεις κάθε λεπτομέρεια;)

Λοιπόν, μπορείτε να αποφύγετε αυτήν την παγίδα που χάνεται χρόνο με τη νέα δυνατότητα Propose a New Time του Outlook 2002, η οποία μπορεί να μειώσει δραστικά τον χρόνο που απαιτείται για τον επαναπρογραμματισμό μιας συνάντησης. Απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα πρόσκλησης σε σύσκεψη που μόλις λάβατε. Το μήνυμα ανοίγει στο δικό του παράθυρο.

Μπορείτε επίσης να προβάλετε μηνύματα στο παράθυρο προεπισκόπησης χωρίς να κάνετε διπλό κλικ για να τα ανοίξετε. Το Outlook 2002 έχει προσθέσει τη δυνατότητα αποδοχής, απόρριψης ή πρότασης νέας ώρας απευθείας από το παράθυρο προεπισκόπησης. Για να ενεργοποιήσετε το παράθυρο προεπισκόπησης, επιλέξτε Προβολή, Παράθυρο προεπισκόπησης. Στη συνέχεια, απλώς κάντε κλικ στο μήνυμα μία φορά για να δείτε την προεπισκόπηση.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Πρόταση νέας ώρας. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Πρόταση νέας ώρας, που δείχνει τα χρονοδιαγράμματα όλων των συμμετεχόντων για την αρχική συνάντηση.

3. Στην περιοχή χρονοδιαγράμματος, επισημάνετε μια νέα ώρα για τη συνάντηση.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα πλαίσια Ώρα έναρξης και ώρα λήξης συσκέψεων για να μεταβείτε απευθείας στην ώρα που θέλετε. Ή, ίσως πιο βολικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί αυτόματης επιλογής προώθησης για να μεταβείτε γρήγορα στην επόμενη διαθέσιμη ώρα για όλους τους συμμετέχοντες.

4. Κάντε κλικ στο Propose Time.

Εμφανίζεται ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την προτεινόμενη νέα ώρα συνάντησης. Μπορείτε να αλλάξετε το θέμα και να συμπεριλάβετε μια σημείωση σχετικά με το γιατί προτείνετε νέα ώρα.

5. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.

Ο παραλήπτης του e-mail θα έχει την επιλογή να αποδεχτεί ή να απορρίψει την προτεινόμενη νέα ώρα και μπορεί να στείλει μια ενημερωμένη αίτηση συνάντησης.