Προστασία πληροφοριών με το Office Exchange Online

Μία από τις πιο σημαντικές πτυχές κάθε συστήματος είναι η προστασία των πληροφοριών και η συμμόρφωση με τους εταιρικούς και κυβερνητικούς κανόνες. Το Exchange Online από το Office 365 είναι απλό στη χρήση και τη διαχείριση, αλλά μην το αφήσετε να σας ξεγελάσει. Κάτω από τα καλύμματα, η Microsoft έχει καταβάλει τεράστια προσπάθεια για να σας προστατεύσει από ψηφιακές απειλές και να βεβαιωθεί ότι συμμορφώνεστε χωρίς εμπόδια.

Αρχειοθέτηση και διατήρηση με το Exchange Online

Κάθε άτομο έχει μια θυρίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς και το δικό του σύστημα αρχειοθέτησης. Ένα αρχείο εμφανίζεται στο Outlook ως άλλο γραμματοκιβώτιο.

Ο επιδιωκόμενος σκοπός του πρόσθετου φακέλου αρχειοθέτησης είναι η αποθήκευση παλαιότερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μόνιμη θέση αποθήκευσης. Μπορείτε να σκεφτείτε τον φάκελο αρχειοθέτησής σας ως τη σοφίτα ή το υπόγειό σας. Μπορείτε να πάτε εκεί για να ανακτήσετε πράγματα εάν το χρειάζεστε, αλλά είναι πραγματικά μια τοποθεσία μακροπρόθεσμης αποθήκευσης.

Το μέγεθος ενός γραμματοκιβωτίου χρήστη και ενός αρχείου εξαρτώνται από το σχέδιο SaaS. Ορισμένα σχέδια έχουν μέγιστη χωρητικότητα γραμματοκιβωτίου 25 gigabyte και άλλα έχουν απεριόριστη χωρητικότητα αρχειοθέτησης.

Προστασία και έλεγχος πληροφοριών με το Exchange Online

Η προσφορά του Exchange Online περιλαμβάνει έλεγχο προστασίας από ιούς και ανεπιθύμητη αλληλογραφία χωρίς να χρειάζεται να εγκαταστήσετε οποιοδήποτε λογισμικό τρίτων ή εξωτερικό. Όταν ένα νέο μήνυμα έρχεται στο Exchange Online, σαρώνεται για κινδύνους πριν παραδοθεί στο προβλεπόμενο πλαίσιο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η τεχνολογία που καθιστά δυνατή όλη αυτή την προστασία ονομάζεται Forefront. Είναι ένα άλλο προϊόν της Microsoft που λειτουργεί στα παρασκήνια για να κάνει το περιβάλλον ασφαλές και ασφαλές. Μην ανησυχείτε όμως — δεν χρειάζεται να πληρώσετε επιπλέον ή καν να ξέρετε πώς λειτουργεί. Ως τελικός χρήστης, ξέρετε απλώς ότι κάποιος σας προσέχει ώστε να μην λαμβάνετε ακούσια ανεπιθύμητα αρχεία ή αρχεία μολυσμένα από ιούς.

Η κυβέρνηση έχει προσθέσει πολλούς κανόνες και κανονισμούς σχετικά με το εταιρικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Το Exchange Online παρέχει τη δυνατότητα να πληροίτε αυτούς τους κανόνες με λειτουργίες, όπως το eDiscovery και νόμιμες δεσμεύσεις.

Το eDiscovery αναφέρεται στο Electronic Discovery, που σημαίνει απλώς ότι τα ηλεκτρονικά μηνύματα μπορούν να αναζητηθούν για σχετικές επικοινωνίες σε περίπτωση νομικής διαδικασίας. Αυτό μπορεί να μην είναι μεγάλη υπόθεση, αλλά αν βρίσκεστε σε μια αυστηρά ρυθμιζόμενη βιομηχανία ή κυβερνητικό οργανισμό, τότε αυτά τα χαρακτηριστικά απαιτούνται συχνά από τον Uncle Sam.