Προσθήκη νέου ονόματος στο φάκελο επαφών του Outlook

Ένας φάκελος Επαφές του Outlook είναι τόσο καλός και τόσο λεπτομερής όσο και οι πληροφορίες σχετικά με τις επαφές που τοποθετείτε σε αυτόν. Για να τοποθετήσετε κάποιον στη λίστα Επαφών, ανοίξτε το φάκελο Επαφές και ξεκινήστε κάνοντας ένα από τα εξής:

• Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο.

• Πατήστε Ctrl+N (στο παράθυρο Φάκελος Επαφών) ή Ctrl+Shift+C.

• Επιλέξτε Αρχείο –> Νέο –> Επαφή.

Βλέπετε τη φόρμα επικοινωνίας. Σε αυτή τη φόρμα, μπορείτε να βρείτε μέρη για να εισέλθετε σχεδόν όλα όσα θα μπορούσατε ποτέ να χρειαστείτε να ξέρετε για ένα άτομο (εκτός από την ερωτική του ζωή και τις μυστικές κακίες του). Εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε να καταγράψετε, λαμβάνοντας υπόψη αυτούς τους κανόνες του δρόμου καθώς προχωράτε:

• Πλήρη ονόματα, διευθύνσεις και ούτω καθεξής: Αν και μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να εισαγάγετε απλώς διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου, ονόματα και ούτω καθεξής στα πλαίσια κειμένου, μην το κάνετε! Κάντε κλικ στο κουμπί Πλήρες όνομα στην καρτέλα Γενικά, για παράδειγμα, για να εισαγάγετε ένα όνομα. Κάντε κλικ στο κουμπί Business ή Home για να εισαγάγετε μια διεύθυνση στο πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος διεύθυνσης. Κάνοντας κλικ στα κουμπιά και εισάγοντας δεδομένα σε παράθυρα διαλόγου, επιτρέπετε στο Outlook να διαχωρίζει τα συστατικά μέρη ονομάτων, διευθύνσεων και αριθμών τηλεφώνου. Ως εκ τούτου, το Outlook μπορεί να χρησιμοποιεί ονόματα και διευθύνσεις ως πηγή για μαζικές αποστολές και μαζικές αποστολές email.

• Όταν εισάγετε πληροφορίες για μια εταιρεία και όχι για ένα άτομο, αφήστε το πεδίο Πλήρες όνομα κενό και εισαγάγετε το όνομα της εταιρείας στο πεδίο Εταιρεία.

• Πληροφορίες που έχουν σημασία για εσάς: Εάν η φόρμα δεν φαίνεται να έχει θέση για την εισαγωγή ενός συγκεκριμένου είδους πληροφοριών, δοκιμάστε να κάνετε κλικ σε ένα κουμπί τριγώνου και να επιλέξετε μια νέα κατηγορία πληροφοριών από το αναδυόμενο μενού. Κάντε κλικ στο κουμπί τριγώνου δίπλα στο κουμπί Business και επιλέξτε Home, για παράδειγμα, εάν θέλετε να εισαγάγετε μια διεύθυνση κατοικίας αντί για μια διεύθυνση επιχείρησης.

• Αρχείο ως: Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού Αρχείο ως και επιλέξτε μια επιλογή για την αρχειοθέτηση της επαφής στο φάκελο Επαφές. Το Outlook μπορεί να αρχειοθετεί τις επαφές αλφαβητικά με βάση το επώνυμο, το όνομα, το όνομα εταιρείας ή συνδυασμούς των τριών. Επιλέξτε την επιλογή που περιγράφει καλύτερα τον τρόπο με τον οποίο περιμένετε να βρείτε την επαφή στο φάκελο Επαφές.

• Διευθύνσεις αλληλογραφίας: Εάν διατηρείτε περισσότερες από μία διευθύνσεις για μια επαφή, εμφανίστε τη διεύθυνση στην οποία θέλετε να στείλετε αλληλογραφία και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου This Is the Mailing Address. Με αυτόν τον τρόπο, σε μια μαζική αποστολή, λαμβάνετε επιστολές που αποστέλλονται στις σωστές διευθύνσεις.

• Διευθύνσεις email: Μπορείτε να εισαγάγετε τρεις διευθύνσεις email για κάθε επαφή. (Κάντε κλικ στο κουμπί του τριγώνου και επιλέξτε Email 2 ή Email 3 για να εισαγάγετε μια δεύτερη ή τρίτη διεύθυνση.)

• Στο πλαίσιο κειμένου Εμφάνιση ως, το Outlook σάς δείχνει πώς θα μοιάζει η γραμμή μηνυμάτων email Προς: όταν στέλνετε email σε μια επαφή. Από προεπιλογή, η γραμμή Προς: εμφανίζει το όνομα της επαφής ακολουθούμενο από τη διεύθυνση email του/της σε παρένθεση. Ωστόσο, μπορείτε να εισαγάγετε ό,τι θέλετε στο πλαίσιο κειμένου Εμφάνιση ως και αν η εισαγωγή κάτι διαφορετικό μπορεί να σας βοηθήσει να διακρίνετε τις διευθύνσεις email, εισαγάγετε κάτι διαφορετικό. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Lydia — Personal, ώστε να μπορείτε να καταλάβετε πότε στέλνετε email στην προσωπική διεύθυνση της Lydia, σε αντίθεση με τη διεύθυνση της επιχείρησής της.

• Φωτογραφίες: Για να τοποθετήσετε μια ψηφιακή φωτογραφία σε μια φόρμα επαφής, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη φωτογραφίας επαφής και, στο πλαίσιο διαλόγου Προσθήκη φωτογραφίας επαφής, επιλέξτε μια εικόνα και κάντε κλικ στο OK.

Φροντίστε να γράψετε μερικές λέξεις στην καρτέλα Γενικά για να περιγράψετε πώς και πού συναντήσατε την επαφή. Όταν έρθει η ώρα να εξαλείψετε τις επαφές στη λίστα φακέλων Επαφές, η ανάγνωση των περιγραφών μπορεί να σας βοηθήσει να αποφασίσετε ποιος θα εξαλειφθεί και ποιος όχι.

Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή πληροφοριών, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και Κλείσιμο. Εάν βιάζεστε να εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και Δημιουργία. Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί ανοίγει μια κενή φόρμα, ώστε να μπορείτε να καταγράψετε πληροφορίες για μια άλλη επαφή.