Προσθήκη γραφήματος Excel σε έγγραφο του Word 2007

Όταν εισάγετε ένα γράφημα στο Word, το Excel ξεκινά αυτόματα και τα δεδομένα που γράφετε τοποθετούνται σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel. Ωστόσο, αυτό το βιβλίο εργασίας του Excel δεν αποθηκεύεται ως ξεχωριστό έγγραφο. Αντίθετα, το γράφημα και το βιβλίο εργασίας του φύλλου δεδομένων αποθηκεύονται στο έγγραφο του Word. Η ακόλουθη διαδικασία δείχνει πώς να εισαγάγετε ένα γράφημα σε μια σελίδα του Microsoft Word 2007.

1. Μετακινήστε το σημείο εισαγωγής στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται το γράφημα.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Γράφημα στην ομάδα Εικονογραφήσεις.

Καλείται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία γραφήματος.

3. Επιλέξτε τον τύπο γραφήματος που θέλετε να δημιουργήσετε.

Μπορείτε να επιλέξετε οποιονδήποτε από τους παρακάτω τύπους γραφημάτων:

• Στήλη: Τα δεδομένα εμφανίζονται ως κάθετες στήλες. Οι στήλες μπορούν να εμφανίζονται δίπλα-δίπλα ή να στοιβάζονται και μπορείτε να επιλέξετε διάφορα σχήματα για τις στήλες, συμπεριλαμβανομένων απλών ράβδων, μπλοκ 3-D, κυλίνδρων, κώνων και πυραμίδων.

• Γραμμή: Τα δεδομένα εμφανίζονται ως μεμονωμένα σημεία που συνδέονται με διάφορους τύπους γραμμών.

• Πίτα: Τα δεδομένα εμφανίζονται ως φέτες σε μια κυκλική πίτα.

• Γραμμή: Το ίδιο με ένα γράφημα στηλών, με τη διαφορά ότι οι στήλες είναι τοποθετημένες οριζόντια αντί για κάθετα.

• Περιοχή: Παρόμοια με ένα γράφημα γραμμών, με τη διαφορά ότι οι περιοχές κάτω από τις γραμμές είναι σκιασμένες.

• XY (Scatter): Σχεδιάζει μεμονωμένα σημεία χρησιμοποιώντας δύο τιμές για να αναπαραστήσει τις συντεταγμένες X, Y.

• Απόθεμα: Οικόπεδα υψηλές/χαμηλές/κλειστές αξίες.

• Επιφάνεια: Παρόμοιο με γραμμικό διάγραμμα, αλλά αντιπροσωπεύει τα δεδομένα ως τρισδιάστατη επιφάνεια.

• Ντόνατ: Παρόμοιο με ένα γράφημα πίτας, αλλά με μια τρύπα στη μέση.

• Bubble: Παρόμοιο με ένα γράφημα scatter, αλλά χρησιμοποιεί μια τρίτη τιμή για να καθορίσει το μέγεθος της φυσαλίδας.

• Ραντάρ: Σχεδιάζει δεδομένα σχετικά με ένα κεντρικό σημείο αντί για άξονες Χ και Υ.

4. Κάντε κλικ στο OK.

Η λέξη στριφογυρίζει και αλέθει για μια στιγμή και στη συνέχεια εισάγει το γράφημα στη σελίδα. Ο λόγος για όλη τη φασαρία είναι ότι για να εισαγάγει το γράφημα, το Word πρέπει να βρει αν το Excel εκτελείται ήδη. Εάν όχι, το Word εκκινεί το Excel και αναδιατάσσει την οθόνη σας έτσι ώστε το Word και το Excel να εμφανίζονται δίπλα-δίπλα.

Εάν το Excel τυχαίνει να εκτελείται ήδη κατά την εισαγωγή του γραφήματος, δεν θα τοποθετηθεί δίπλα στο Word. Αντίθετα, θα παραμείνει εκεί που είναι — πιθανότατα μεγιστοποιημένο στο δικό του παράθυρο πλήρους οθόνης. Μπορείτε να πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Tab για εναλλαγή μεταξύ Word και Excel.

5. Αλλάξτε τα δείγματα δεδομένων σε κάτι πιο ρεαλιστικό.

Τα δεδομένα για το γράφημα εμφανίζονται στο Excel, δίπλα στο Word. Πρέπει να αλλάξετε αυτό το φύλλο εργασίας για να παρέχετε τα δεδομένα που θέλετε να διαγράψετε. Σημειώστε ότι το ίδιο το γράφημα αλλάζει για να αντικατοπτρίζει τα νέα δεδομένα μόλις επιστρέψετε στο Word (κάνοντας κλικ οπουδήποτε στο παράθυρο του Word).

6. Προσαρμόστε το γράφημα με όποιον τρόπο θέλετε.

Επικόλληση γραφήματος από το Excel

Εάν τα δεδομένα που θέλετε να διαγράψετε υπάρχουν ήδη σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, ο ευκολότερος τρόπος για να τα γραφτάσετε στο Word είναι να δημιουργήσετε πρώτα το γράφημα στο Excel. Στη συνέχεια, αντιγράψτε το γράφημα στο πρόχειρο, μεταβείτε στο Word και επικολλήστε το γράφημα στην κατάλληλη σελίδα. Όταν το κάνετε αυτό, το γράφημα εμφανίζεται στο Word ακριβώς όπως στο Excel.

Όταν επικολλάτε ένα γράφημα του Excel στο Word, ένα ειδικό εικονίδιο έξυπνης ετικέτας εμφανίζεται δίπλα στο γράφημα. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτήν την έξυπνη ετικέτα για να εμφανίσετε ένα μενού με τις ακόλουθες επιλογές:

• Επικόλληση ως εικόνα: Μετατρέπει το γράφημα σε μια συλλογή αντικειμένων σχήματος Word, χωρίς σύνδεση με το αρχικό γράφημα ή δεδομένα του Excel.

• Γράφημα Excel: Αυτή η επιλογή δημιουργεί ένα αντίγραφο των δεδομένων του Excel και το αποθηκεύει ως αντικείμενο βιβλίου εργασίας στο αρχείο Word. Αυτό διαχωρίζει αποτελεσματικά το γράφημα στο έγγραφο του Word από το αρχικό βιβλίο εργασίας, επομένως τυχόν αλλαγές που κάνετε στα δεδομένα του αρχικού βιβλίου εργασίας δεν αντικατοπτρίζονται στο γράφημα του Word (και αντίστροφα).

• Σύνδεση με γράφημα Excel: Αυτή η επιλογή αντιγράφει το γράφημα στο έγγραφο του Word, αλλά δημιουργεί έναν σύνδεσμο προς τα δεδομένα στο αρχικό βιβλίο εργασίας του Excel. Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνετε στα δεδομένα του αρχικού βιβλίου εργασίας του Excel αντικατοπτρίζονται στο γράφημα (και αντίστροφα).

• Διατήρηση μορφοποίησης πηγής: Αυτή η επιλογή διατηρεί όλη τη μορφοποίηση που εφαρμόσατε στο αρχικό γράφημα του Excel. Έτσι, το γράφημα του Word μοιάζει ακριβώς με το γράφημα του Excel.

• Χρήση θέματος προορισμού: Αυτή η επιλογή επαναδιαμορφώνει το γράφημα σύμφωνα με το Θέμα εγγράφου που χρησιμοποιείται στο έγγραφο του Word. Λαμβάνετε ένα γράφημα που είναι μορφοποιημένο με συνέπεια με το υπόλοιπο έγγραφό σας.

Αλλαγή του τύπου γραφήματος

Το Word σάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε 14 βασικούς τύπους γραφημάτων. Κάθε τύπος μεταφέρει πληροφορίες με διαφορετική έμφαση. Τα δεδομένα πωλήσεων που απεικονίζονται σε ένα γράφημα στήλης μπορεί να τονίζουν τη σχετική απόδοση διαφορετικών περιοχών, για παράδειγμα, και τα ίδια δεδομένα που απεικονίζονται ως γραμμικό γράφημα μπορεί να τονίζουν μια αύξηση ή μείωση των πωλήσεων με την πάροδο του χρόνου. Ο τύπος γραφήματος που είναι καλύτερος για τα δεδομένα σας εξαρτάται από τη φύση των δεδομένων και από ποιες πτυχές τους θέλετε να τονίσετε.

Ευτυχώς, το Word δεν σας αναγκάζει να αποφασίσετε εκ των προτέρων τον τελικό τύπο γραφήματος. Μπορείτε να αλλάξετε εύκολα τον τύπο γραφήματος ανά πάσα στιγμή χωρίς να αλλάξετε τα δεδομένα του γραφήματος. Αυτά τα βήματα σας δείχνουν πώς:

1. Κάντε κλικ στο γράφημα για να το επιλέξετε.

Η καρτέλα Σχεδίαση εργαλείων γραφήματος εμφανίζεται στην κορδέλα.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Αλλαγή τύπου γραφήματος στην ομάδα Τύπος.

Το Word εμφανίζει μια συλλογή τύπων γραφημάτων.

3. Κάντε κλικ στον τύπο γραφήματος που θέλετε.

4. Κάντε κλικ στο OK και είστε έτοιμοι.