Η Access 2013 διευκολύνει τη διαχείριση των δεδομένων σας, συνδυάζοντας μια οπτική διεπαφή με τη δύναμη μιας σχεσιακής βάσης δεδομένων. Ανακαλύψτε πώς να οργανώνετε δεδομένα σε πίνακες, να σχεδιάζετε φόρμες και αναφορές για επεξεργασία και παρουσίαση πληροφοριών και να δημιουργείτε ερωτήματα για την επιλογή και το συνδυασμό πληροφοριών. Τα επόμενα βήματα είναι η σύνταξη μακροεντολών και σεναρίων της Visual Basic for Applications (VBA) για να γίνει έξυπνη η βάση δεδομένων σας και η χρήση του SharePoint για τη δημοσίευση δεδομένων στον Ιστό.
Όταν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων όπως η Access 2013, δεν μπορείτε απλώς να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων. Αντίθετα, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο σχεσιακής βάσης δεδομένων, διαιρώντας τις πληροφορίες σας σε έναν ή περισσότερους πίνακες, καθένας από τους οποίους αποτελείται από πεδία (τα οποία είναι σαν τις στήλες σε ένα υπολογιστικό φύλλο). Οι πίνακες συνδέονται με σχεσιακές ενώσεις, στις οποίες ένα πεδίο σε έναν πίνακα ταιριάζει (σχετίζεται με) ένα πεδίο σε άλλο. Εδώ είναι η γενική ιδέα:
Προσδιορίστε τα δεδομένα σας.
Δημιουργήστε μια λίστα με τα πιθανά πεδία (πληροφορίες), συμπεριλαμβανομένων κειμένου, αριθμών, ημερομηνίας, αληθούς/λάθους και άλλων τύπων δεδομένων.
Καταργήστε τα περιττά πεδία.
Μην αποθηκεύετε τις ίδιες πληροφορίες σε περισσότερα από ένα μέρη. Εάν μπορείτε να υπολογίσετε ένα πεδίο από ένα άλλο, αποθηκεύστε μόνο ένα. (Αποθηκεύστε την ημερομηνία γέννησης ή την ηλικία, αλλά όχι και τα δύο, για παράδειγμα.)
Οργανώστε τα πεδία σε πίνακες.
Ομαδοποιήστε τα πεδία σας σύμφωνα με αυτά που περιγράφουν, ώστε κάθε ομάδα να γίνει ένας πίνακας. Μια βάση δεδομένων καταχώρισης παραγγελιών για ένα κατάστημα μπορεί να έχει έναν πίνακα για πελάτες, έναν για προϊόντα και έναν για παραγγελίες.
Προσθέστε πίνακες για κωδικούς και συντομογραφίες.
Σχεδιάστε να συμπεριλάβετε έναν πίνακα με ονόματα καταστάσεων και κωδικούς δύο γραμμάτων και έναν πίνακα με κάθε άλλο κωδικό ή συντομογραφία που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε στη βάση δεδομένων. Θα χρησιμοποιήσετε αυτούς τους πίνακες για να δημιουργήσετε αναπτυσσόμενα μενού τιμών που μπορείτε να επιλέξετε κατά την εισαγωγή εγγραφών.
Επιλέξτε ένα πρωτεύον κλειδί για κάθε πίνακα.
Το πρωτεύον κλειδί είναι το πεδίο που προσδιορίζει μοναδικά κάθε εγγραφή στον πίνακα. Μπορείτε να πείτε στην Access να εκχωρήσει έναν μοναδικό αριθμό αναγνωριστικού σε κάθε εγγραφή χρησιμοποιώντας ένα πεδίο AutoNumber.
Συνδέστε τους πίνακες.
Δείτε ποιοι πίνακες περιέχουν πεδία που ταιριάζουν με πεδία σε άλλους πίνακες. Σε μια βάση δεδομένων εισαγωγής παραγγελιών, ο πίνακας Παραγγελίες πρέπει να περιέχει ένα πεδίο που προσδιορίζει τον πελάτη που υπέβαλε την παραγγελία — ένα πεδίο που ταιριάζει με το πεδίο του πρωτεύοντος κλειδιού στον πίνακα Πελάτες. Οι περισσότερες σχέσεις είναι ένα προς πολλά , στις οποίες μια εγγραφή σε έναν πίνακα μπορεί να ταιριάζει με περισσότερες από μία (ή καμία) εγγραφές σε έναν άλλο πίνακα.
Όταν σχεδιάζετε μια βάση δεδομένων στην Access 2013, αποφασίζετε ποιος τύπος θα είναι κάθε πεδίο. Η Access παρέχει 12 τύπους πεδίων στους οποίους μπορείτε να επιλέξετε. Επιλέξτε τον τύπο πεδίου που περιγράφει καλύτερα τα δεδομένα που θέλετε να αποθηκεύσετε στο πεδίο και που λειτουργεί για τον τύπο ανάλυσης που χρειάζεστε για να χρησιμοποιήσετε το πεδίο. Ακολουθούν συμβουλές για το πότε να χρησιμοποιείτε ποιον τύπο πεδίου.
| Τύπος πεδίου | Τι Κρατάει |
|---|---|
| Σύντομο κείμενο | Κείμενο με μήκος έως 255 χαρακτήρες (συμπεριλαμβανομένων των διαστημάτων και των σημείων στίξης). Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο κειμένου, όχι ένα πεδίο Αριθμός, για κωδικούς, ακόμα κι αν μοιάζουν με αριθμούς, όπως αριθμούς τηλεφώνου, ταχυδρομικούς κώδικες και άλλους ταχυδρομικούς κώδικες. |
| Μακρύ κείμενο | Κείμενο έως 65.536 χαρακτήρες. Ένα πεδίο Long Text μπορεί να περιέχει εμπλουτισμένο κείμενο (μορφοποιημένο κείμενο) και μπορείτε να το ορίσετε σε Προσάρτηση μόνο έτσι ώστε να μπορεί να συγκεντρώνει σημειώσεις κειμένου χωρίς να επιτρέπεται στον χρήστη να διαγράψει ό,τι υπάρχει ήδη εκεί. |
| Αριθμός | Μόνο αριθμοί. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε + ή – πριν από τον αριθμό, καθώς και μια υποδιαστολή. Εάν σκοπεύετε να κάνετε μαθηματικά με ένα πεδίο, χρησιμοποιήστε ένα πεδίο Αριθμός ή Νόμισμα. |
| Νόμισμα | Αριθμοί με ένα σύμβολο νομίσματος μπροστά τους ($, ¥, και ούτω καθεξής ). |
| Αυτόματος Αριθμός | Αριθμοί μοναδικοί σε κάθε εγγραφή και εκχωρούνται από την Access καθώς προσθέτετε εγγραφές, ξεκινώντας από το 1. Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο AutoNumber ως πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού για τους περισσότερους πίνακες. |
| Ημερομηνία ώρα | Ημερομηνίες, ώρες ή και τα δύο. |
| Υπερσύνδεσμος | Συμβολοσειρά κειμένου μορφοποιημένη ως υπερσύνδεσμος. (Εάν κάνετε κλικ στον σύνδεσμο, θα μεταφερθείτε στη σελίδα.) Αυτός ο τύπος πεδίου είναι ιδιαίτερα χρήσιμος εάν σχετικές πληροφορίες είναι διαθέσιμες στον Ιστό. |
| Ναι όχι | Ναι ή όχι (μια συγκεκριμένη συνθήκη ισχύει ή δεν ισχύει) — ή άλλα σύνολα δύο λέξεων, όπως Σωστό/Λάθος, Ενεργοποίηση/Απενεργοποίηση και Άνδρας/Γυναίκα. Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο Ναι/Όχι εάν θέλετε να εμφανιστεί το πεδίο ως πλαίσιο ελέγχου στις φόρμες. |
| Συνημμένο | Αποθηκεύει ένα ή περισσότερα ολόκληρα αρχεία — εικόνες, ήχος, έγγραφα Word , ακόμη και βίντεο — σε ένα πεδίο Συνημμένο. |
| Υπολογίστηκε | Δεδομένα που δημιουργούνται με τύπο. Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο Υπολογισμένο όταν μια υπολογισμένη τιμή θα χρησιμοποιηθεί σε πολλά ερωτήματα, φόρμες και αναφορές. |
Μερικοί άνθρωποι προτιμούν να χρησιμοποιούν το πληκτρολόγιο παρά το ποντίκι και η Access 2013 έχει πολλές συντομεύσεις πληκτρολογίου για αυτούς τους ανθρώπους. Οι ακόλουθες συντομεύσεις πληκτρολογίου είναι ιδιαίτερα χρήσιμες στην Access 2013. Ορισμένες πληκτρολογήσεις λειτουργούν οπουδήποτε στην Access 2013. άλλοι λειτουργούν μόνο σε συγκεκριμένες απόψεις, όπως σημειώθηκε.
| Συνδυασμός κλειδιών | Δράση |
|---|---|
| F1 | Εμφανίζει το παράθυρο Βοήθεια |
| Ctrl+F1 | Κρύβει ή εμφανίζει την Κορδέλα |
| F5 | Μεταβαίνει στην εγγραφή με τον αριθμό εγγραφής που πληκτρολογείτε |
| F6 | Μετακινεί την εστίαση σε άλλη περιοχή του παραθύρου |
| F7 | Ελέγχει την ορθογραφία στο επιλεγμένο αντικείμενο |
| F11 | Αποκρύπτει ή εμφανίζει το Παράθυρο πλοήγησης |
| Del | Διαγράφει το επιλεγμένο αντικείμενο |
| Alt+Enter | Στην προβολή σχεδίασης, εμφανίζει τις ιδιότητες του επιλεγμένου αντικειμένου |
| Ctrl+C | Αντιγράφει το επιλεγμένο κείμενο ή αντικείμενα στο πρόχειρο |
| Ctrl+F | Βρίσκει κείμενο (με την επιλογή αντικατάστασής του) στον ανοιχτό πίνακα, το ερώτημα ή τη φόρμα |
| Ctrl+N | Ξεκινά μια νέα βάση δεδομένων |
| Ctrl+O | Ανοίγει μια βάση δεδομένων |
| Ctrl+P | Εκτυπώνει το επιλεγμένο αντικείμενο |
| Ctrl+S | Αποθηκεύει το επιλεγμένο αντικείμενο |
| Ctrl+V | Επικολλά τα περιεχόμενα του πρόχειρου στο ενεργό παράθυρο |
| Ctrl+X | Διαγράφει το επιλεγμένο κείμενο ή αντικείμενο και το αποθηκεύει στο πρόχειρο |
| Ctrl+Z | Αναιρεί την τελευταία ενέργεια που μπορεί να αναιρεθεί (το αγαπημένο μας όλων των εποχών !) |
| Ctrl+; | Τύποι σημερινή ημερομηνία |
| Ctrl+” | Αντιγράφει την καταχώρηση από το ίδιο πεδίο στην προηγούμενη εγγραφή |
| Esc | Ακυρώνει αυτό που πληκτρολογείτε. |
Ακολουθούν οι Πέντε Εντολές του σχεδιασμού της βάσης δεδομένων, είτε χρησιμοποιείτε Access 2013 είτε άλλο πρόγραμμα βάσης δεδομένων. Μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων διευκολύνει τη διατήρηση των δεδομένων σας.
Αποθηκεύστε τις πληροφορίες εκεί που ανήκουν, όχι εκεί που εμφανίζονται. Το πού αποθηκεύετε πληροφορίες δεν έχει καμία σχέση με το πού εμφανίζονται. Σε ένα υπολογιστικό φύλλο, πληκτρολογείτε πληροφορίες όπου θέλετε να εμφανίζονται όταν εκτυπώνετε το υπολογιστικό φύλλο, αλλά οι βάσεις δεδομένων λειτουργούν διαφορετικά. Σε μια βάση δεδομένων, αποθηκεύετε πληροφορίες σε πίνακες με βάση τη δομή των πληροφοριών. Μια πληροφορία μπορεί να εμφανίζεται σε πολλές αναφορές, αλλά την αποθηκεύετε μόνο σε ένα πεδίο σε έναν πίνακα.
Αποθηκεύστε τις πληροφορίες όπως πραγματικά υπάρχουν, όχι όπως θέλετε να εμφανίζονται σε μια συγκεκριμένη αναφορά. Αυτός ο κανόνας είναι απόρροια του πρώτου κανόνα. Εάν θέλετε οι τίτλοι των βιβλίων να εμφανίζονται με όλα τα κεφαλαία (κεφαλαία) γράμματα στις παραγγελίες αγοράς σας, η Access μπορεί να χρησιμοποιήσει τους τίτλους με κεφαλαία για εσάς. Αποθηκεύστε τους τίτλους των βιβλίων με σωστή χρήση κεφαλαίων, έτσι ώστε να μην σας κολλάει με όλα τα κεφαλαία σε κάθε αναφορά. Η Access έχει πολλές ενσωματωμένες λειτουργίες που μπορούν να προσαρμόσουν τον τρόπο μορφοποίησης του κειμένου, των αριθμών και των ημερομηνιών.
Αποφύγετε τα σκουπίδια μέσα, τα σκουπίδια έξω (GIGO). Εάν δεν μπείτε στον κόπο να δημιουργήσετε ένα καλό, λογικό σχέδιο για τη βάση δεδομένων σας — και αν δεν προσέχετε να εισάγετε σωστά, καθαρά δεδομένα — η βάση δεδομένων σας θα καταλήξει γεμάτη σκουπίδια. Μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων είναι ευκολότερο να διατηρηθεί από μια κακοσχεδιασμένη, επειδή κάθε πληροφορία αποθηκεύεται μόνο μία φορά, σε ένα σαφώς ονομαζόμενο πεδίο σε έναν σαφώς ονομασμένο πίνακα, με τους κατάλληλους κανόνες επικύρωσης. Ναι, ακούγεται σαν πολλή δουλειά, αλλά ο καθαρισμός μιας βάσης δεδομένων με 10.000 εσφαλμένες εγγραφές είναι (συγγνώμη για την υποτίμηση) ακόμη περισσότερη δουλειά.
Διαχωρίστε τα δεδομένα σας από τα προγράμματά σας. Εάν δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων για κοινή χρήση ή διανομή σε άλλα άτομα, αποθηκεύστε όλους τους πίνακες σε μια βάση δεδομένων (το πίσω μέρος) και όλα τα άλλα αντικείμενα σε μια άλλη βάση δεδομένων (το μπροστινό μέρος). Στη συνέχεια, μπορείτε να συνδέσετε αυτές τις δύο βάσεις δεδομένων για να λειτουργήσουν όλα. Ο διαχωρισμός των πινάκων από οτιδήποτε άλλο εξορθολογίζει ολόκληρο το ριχτάρι της ενημέρωσης ερωτημάτων, φορμών, αναφορών και άλλων στοιχείων αργότερα χωρίς να διαταραχθούν τα δεδομένα στους πίνακες.
Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας νωρίς και συχνά. Εντάξει, αυτή η συμβουλή δεν αφορά το σχεδιασμό, αλλά είναι πολύ σημαντικό να παραλείψετε: Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας κάθε μέρα. Με τύχη, το γραφείο σας διαθέτει ήδη ένα σύστημα τακτικών (πιθανώς νυχτερινών) αντιγράφων ασφαλείας που περιλαμβάνει τη βάση δεδομένων σας. Εάν όχι, δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας σε τακτά χρονικά διαστήματα και οπωσδήποτε δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας πριν κάνετε σημαντικές αλλαγές. Κρατήστε πολλά αντίγραφα ασφαλείας, όχι μόνο το πιο πρόσφατο, σε περίπτωση που χρειαστεί λίγος χρόνος για να ανακαλύψετε ένα πρόβλημα.
Εάν τα δεδομένα που μεταφέρονται στη βάση δεδομένων σας μέσω πινάκων και φορμών είναι σκουπίδια, οποιαδήποτε έξοδος ή ανάλυση κάνετε με ερωτήματα και αναφορές θα σας δώσει επίσης σκουπίδια. Ευτυχώς, η Access προσφέρει πολλά εργαλεία για να σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που πηγαίνουν σε κάθε πεδίο είναι τα δεδομένα που υποτίθεται ότι υπάρχουν σε αυτό το πεδίο. Μπορείτε να βρείτε πολλά από τα εργαλεία που κρατούν τα σκουπίδια έξω στην προβολή Σχεδίαση πίνακα:
Τύπος δεδομένων: Χρησιμοποιήστε τον σωστό τύπο δεδομένων για να αποτρέψετε την εισαγωγή δεδομένων λανθασμένου τύπου.
Μέγεθος πεδίου: Αυτή η ιδιότητα περιορίζει τον αριθμό των χαρακτήρων. Εάν γνωρίζετε ότι ένα πεδίο δεν πρέπει ποτέ να υπερβαίνει τους τέσσερις χαρακτήρες, για παράδειγμα, ορίστε το Μέγεθος πεδίου σε 4.
Μορφή: Αυτή η ιδιότητα κάνει τα δεδομένα να φαίνονται σωστά. Μπορείτε να αλλάξετε το κείμενο σε όλα τα κεφαλαία ή όλα τα πεζά, για παράδειγμα.
Μάσκα εισαγωγής: Μια μάσκα εισαγωγής περιορίζει τις πληροφορίες που επιτρέπονται σε ένα πεδίο, προσδιορίζοντας τους χαρακτήρες που μπορείτε να εισαγάγετε. Χρησιμοποιήστε μια μάσκα εισαγωγής όταν γνωρίζετε τη μορφή που πρέπει να έχουν τα δεδομένα — εάν ένας αριθμός παραγγελίας έχει δύο γράμματα ακολουθούμενα από τέσσερα ψηφία, για παράδειγμα. Οι αριθμοί τηλεφώνου και οι ταχυδρομικοί κώδικες είναι άλλα παραδείγματα πεδίων στα οποία είναι χρήσιμες οι μάσκες εισαγωγής. Οι μάσκες εισόδου λειτουργούν με την ιδιότητα πεδίου Μορφοποίηση.
Προεπιλεγμένη τιμή: Αυτή η ιδιότητα ορίζει μια τιμή που εμφανίζεται από προεπιλογή εάν δεν έχει εισαχθεί άλλη τιμή. Η προεπιλεγμένη τιμή εμφανίζεται στο πεδίο μέχρι να εισαχθεί άλλη τιμή.
Κανόνας επικύρωσης πεδίου ή εγγραφής : Τα δεδομένα πρέπει να περάσουν αυτόν τον κανόνα πριν εισαχθούν. Αυτή η ιδιότητα λειτουργεί με τον κανόνα ιδιότητας κειμένου επικύρωσης.
Απαιτείται: Αυτή η ιδιότητα προσδιορίζει ότι το πεδίο πρέπει να έχει μια τιμή για να αποθηκεύσετε την εγγραφή. Όταν δεν έχει εισαχθεί καμία τιμή, η Access δεν δημιουργεί νέα εγγραφή όταν πατηθεί το Tab ή το Enter και το κουμπί Νέα εγγραφή είναι γκριζαρισμένο.
Να επιτρέπεται το μηδέν μήκος: Αυτή η ιδιότητα καθορίζει εάν επιτρέπεται μια καταχώρηση μηδενικού μήκους, όπως "" (εισαγωγικά χωρίς κενό μεταξύ τους) (μόνο για τα πεδία Κείμενο, Μεγάλο κείμενο και Υπερσύνδεση). Ένα πεδίο μηδενικού μήκους σάς επιτρέπει να διαφοροποιήσετε τις πληροφορίες που δεν υπάρχουν και μια μηδενική τιμή (κενή) που είναι άγνωστη ή δεν έχει εισαχθεί. Όταν οριστεί αυτή η επιλογή, επιτρέπει μια συμβολοσειρά μηδενικού μήκους σε ένα απαιτούμενο πεδίο. Μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια μάσκα εισαγωγής για να κάνετε ένα πεδίο μηδενικού μήκους να φαίνεται διαφορετικό από μια μηδενική τιμή όταν επιτρέπονται και τα δύο.
Ευρετηριασμένο: Όταν επιλέγετε να δημιουργήσετε ευρετήριο σε ένα πεδίο, μπορείτε να καθορίσετε ότι δεν επιτρέπονται διπλότυπες τιμές στο πεδίο. Αυτή η ιδιότητα είναι επίσης προσβάσιμη από την προβολή φύλλου δεδομένων. είναι ένα πλαίσιο ελέγχου στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων της Κορδέλας.
Πεδία αναζήτησης: Αυτή η ιδιότητα επιτρέπει στο χρήστη να επιλέξει μια τιμή για ένα πεδίο που είναι αποθηκευμένο σε άλλο πεδίο, εξαλείφοντας έτσι πολλά ορθογραφικά λάθη και τυποποιώντας τις επιλογές για το πεδίο. Χρησιμοποιήστε τον Οδηγό αναζήτησης για να δημιουργήσετε ένα πεδίο αναζήτησης.
Όταν αυτοματοποιείτε μια εφαρμογή βάσης δεδομένων της Access 2013 χρησιμοποιώντας τη Visual Basic for Applications (VBA), μπορείτε να χαθείτε με μια κενή σελίδα για να αρχίσετε να γράφετε κώδικα. Από πού ξεκινάς; Ακολουθούν μερικές απλές οδηγίες που πρέπει να ακολουθήσετε που θα σας κάνουν να γράφετε κώδικα VBA σαν επαγγελματίας:
Ζήτα βοήθεια.
Πατήστε F1 ανά πάσα στιγμή για να ξεκινήσετε τη βοήθεια της Microsoft Access, όπου μπορείτε να δείτε παραδείγματα κώδικα VBA.
Χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα περιήγησης αντικειμένων.
Το Object Browser σάς επιτρέπει να εξερευνήσετε τις ιδιότητες και τις μεθόδους των αντικειμένων στο VBA. Στο πρόγραμμα επεξεργασίας της Visual Basic, επιλέξτε Προβολή και, στη συνέχεια, Πρόγραμμα περιήγησης αντικειμένων ή απλώς πατήστε F2.
Λάβετε περισσότερη βοήθεια.
Σίγουρα, τα ενσωματωμένα εργαλεία βοήθειας στο VBA είναι υπέροχα, αλλά μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το αγαπημένο σας πρόγραμμα περιήγησης για να αναζητήσετε βοήθεια στο Διαδίκτυο σχετικά με τη σύνταξη κώδικα VBA. Μπορείτε ακόμη να βρείτε παραδείγματα που μπορείτε να κλέψετε — ή να δανειστείτε — για το δικό σας έργο.
Χειριστείτε τα λάθη σας.
Ακόμη και ο πιο τέλειος προγραμματιστής δεν μπορεί να εμποδίσει την εμφάνιση σφαλμάτων, αλλά μπορεί να τους σταματήσει από το να σταματήσουν ένα πρόγραμμα. Χρησιμοποιήστε τον ενσωματωμένο χειρισμό σφαλμάτων της VBA με τις δηλώσεις On Error Goto και Resume για να παγιδεύσετε σφάλματα και να αλλάξετε τη ροή του προγράμματος, ώστε οι εφαρμογές σας να μην απογοητεύουν τους χρήστες που τις χρησιμοποιούν.
Χρησιμοποιήστε συναρτήσεις και υποδιαδικασίες.
Χρησιμοποιήστε λειτουργίες και υποδιαδικασίες για να χειριστείτε εργασίες που θα εκτελεστούν από διαφορετικές περιοχές του προγράμματός σας. Κατά γενικό κανόνα, εάν αντιγράφετε και επικολλάτε κώδικα από μια περιοχή ενός προγράμματος σε άλλη, ίσως θέλετε να βάλετε αυτόν τον κώδικα στη δική του διαδικασία.
Μετατροπή μακροεντολών σε κώδικα VBA.
Ο σχεδιαστής μακροεντολών στην Access 2013 σάς επιτρέπει να επιλέξετε ανάμεσα σε λίστες προκαθορισμένων εργασιών για την αυτοματοποίηση της εφαρμογής σας. Δημιουργήστε μια μακροεντολή που κάνει αυτό που θέλετε και, στη συνέχεια, μετατρέψτε αυτήν τη μακροεντολή σε κώδικα VBA, ώστε να μπορείτε να δείτε πώς θα ήταν αν την πληκτρολογούσατε από την αρχή.
Η Access 2013 είναι μια εξαιρετική εφαρμογή βάσης δεδομένων από μόνη της, αλλά παίζει επίσης καλά με άλλες, επιτρέποντάς σας να εμφανίζετε και να ανακτάτε δεδομένα από πολλά άλλα προγράμματα. Εάν ένα πρόγραμμα υποστηρίζει Visual Basic for Applications (VBA), μπορείτε να το ελέγξετε από την Access. Ακολουθεί μια σύντομη λίστα εφαρμογών με τις οποίες μπορείτε να ελέγξετε και να μοιραστείτε δεδομένα:
Microsoft Excel: Πολλοί χρήστες του Excel καταλήγουν να εμπλέκονται με την Access επειδή χρειάζονται περισσότερη δομή για την αποθήκευση των δεδομένων τους. Ωστόσο, ορισμένα από αυτά τα άτομα δεν κάνουν το άλμα στην Access, επομένως εξακολουθεί να υπάρχει ισχυρός δεσμός μεταξύ της Access και του Excel. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel ως πίνακα στην Access ή να αναλάβετε πλήρως τον έλεγχο μιας εφαρμογής Excel από τη VBA.
Microsoft SQL Server: Ο SQL Server είναι σαν την Access σε στεροειδή — τουλάχιστον από την άποψη του πίνακα και των ερωτημάτων. Μπορείτε να μετακινήσετε τα δεδομένα σας από την Access στον SQL Server για να βελτιώσετε την ταχύτητα και την απόδοση όταν χρησιμοποιείτε μεγάλες ποσότητες δεδομένων. Αφού τα δεδομένα βρίσκονται στον SQL Server, μπορείτε να δημιουργήσετε τις φόρμες, τις αναφορές, τις μακροεντολές και τις λειτουργικές μονάδες της Access για να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα από τον SQL Server.
Microsoft Word: Τα περισσότερα άτομα που χρησιμοποιούν την Access έχουν χρησιμοποιήσει επίσης το Word. Είτε γράφετε ένα γράμμα είτε κάνετε μια λίστα εργασιών που πρέπει να κάνετε, το Word είναι το σημείο όπου ίσως έχετε συνηθίσει να γυρίζετε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Word ως εργαλείο αναφοράς, όπου μπορείτε να δημιουργήσετε σελιδοδείκτες για να τοποθετήσετε δεδομένα από την Access και κάποιος άλλος — που μπορεί να μην είναι εξοικειωμένος με την Access — μπορεί να επεξεργαστεί τις άλλες πληροφορίες στο έγγραφο του Word.
Microsoft SharePoint: Το SharePoint είναι το όραμα της Microsoft για κοινή χρήση και συνεργασία με δεδομένα στον Ιστό. Από την Access 2013, μπορείτε να μοιράζεστε δεδομένα με έναν διακομιστή SharePoint. Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη εφαρμογή ιστού που αποθηκεύει πίνακες, ερωτήματα, φόρμες της Access (ως προβολές) και μακροεντολές σε έναν διακομιστή SharePoint 2013 και επιτρέπει σε εσάς ή σε οποιονδήποτε άλλον να έχετε πρόσβαση σε αυτές τις φόρμες στον Ιστό — όλα αυτά χωρίς να έχετε εγκαταστήσει την Access 2013.
Microsoft Outlook: Το Outlook είναι κάτι περισσότερο από ένα απλό εργαλείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. είναι επίσης ένα σύστημα διαχείρισης επαφών. Μπορείτε να μοιραστείτε πληροφορίες επαφών, ημερολογίου και εργασιών με την εφαρμογή Access, έτσι ώστε να πρέπει να τις καταχωρίσετε μόνο σε ένα μέρος.
Πώς να αποκλείσετε το Microsoft Word από το άνοιγμα αρχείων σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση στα Windows Το Microsoft Word ανοίγει αρχεία σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση, καθιστώντας αδύνατη την επεξεργασία του; Μην ανησυχείτε, οι μέθοδοι είναι παρακάτω
Τρόπος διόρθωσης σφαλμάτων κατά την εκτύπωση λανθασμένων εγγράφων του Microsoft Word Τα σφάλματα στην εκτύπωση εγγράφων Word με αλλαγμένες γραμματοσειρές, ακατάστατες παραγράφους, κείμενο που λείπει ή χαμένο περιεχόμενο είναι αρκετά συνηθισμένα. Ωστόσο, μην το κάνετε
Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το στυλό ή το highlighter για να σχεδιάσετε στις διαφάνειες του PowerPoint κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα σχέδια για την επόμενη παρουσίαση ή να τα σβήσετε, ώστε την επόμενη φορά που θα το δείξετε να ξεκινήσετε με καθαρές διαφάνειες PowerPoint. Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες για να διαγράψετε σχέδια με στυλό και επισημάνσεις: Σβήσιμο γραμμών μία στο […]
Η βιβλιοθήκη στυλ περιέχει αρχεία CSS, αρχεία επεκτάσιμης γλώσσας φύλλου στυλ (XSL) και εικόνες που χρησιμοποιούνται από προκαθορισμένες κύριες σελίδες, διατάξεις σελίδων και στοιχεία ελέγχου στο SharePoint 2010. Για να εντοπίσετε αρχεία CSS στη βιβλιοθήκη στυλ μιας τοποθεσίας δημοσίευσης: Επιλέξτε Ενέργειες τοποθεσίας→ Προβολή Όλο το περιεχόμενο του ιστότοπου. Εμφανίζεται το περιεχόμενο του ιστότοπου. Η βιβλιοθήκη Style βρίσκεται στο […]
Μην κατακλύζετε το κοινό σας με τεράστιους αριθμούς. Στο Microsoft Excel, μπορείτε να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα των πινάκων εργαλείων και των αναφορών σας μορφοποιώντας τους αριθμούς σας ώστε να εμφανίζονται σε χιλιάδες ή εκατομμύρια.
Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία κοινωνικής δικτύωσης του SharePoints που επιτρέπουν σε άτομα και ομάδες να επικοινωνούν, να συνεργάζονται, να μοιράζονται και να συνδέονται.
Οι ημερομηνίες του Ιουλιανού χρησιμοποιούνται συχνά σε περιβάλλοντα παραγωγής ως χρονική σήμανση και γρήγορη αναφορά για έναν αριθμό παρτίδας. Αυτός ο τύπος κωδικοποίησης ημερομηνίας επιτρέπει στους λιανοπωλητές, τους καταναλωτές και τους αντιπροσώπους υπηρεσιών να προσδιορίσουν πότε κατασκευάστηκε ένα προϊόν και, επομένως, την ηλικία του προϊόντος. Οι ημερομηνίες του Ιουλιανού χρησιμοποιούνται επίσης στον προγραμματισμό, τον στρατό και την αστρονομία. Διαφορετικές […]
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εφαρμογή Ιστού στην Access 2016. Τι είναι λοιπόν μια εφαρμογή Ιστού; Λοιπόν, ο Ιστός σημαίνει ότι είναι διαδικτυακός και η εφαρμογή είναι απλώς συντομογραφία της «εφαρμογής». Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή Ιστού είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή βάσης δεδομένων στην οποία έχει πρόσβαση από το cloud χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης. Δημιουργείτε και συντηρείτε την εφαρμογή Ιστού στην έκδοση για υπολογιστές […]
Οι περισσότερες σελίδες στο SharePoint 2010 εμφανίζουν μια λίστα με συνδέσμους πλοήγησης στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Η γραμμή γρήγορης εκκίνησης εμφανίζει συνδέσμους προς επιλεγμένο περιεχόμενο ιστότοπου, όπως λίστες, βιβλιοθήκες, τοποθεσίες και σελίδες δημοσίευσης. Η γραμμή γρήγορης εκκίνησης περιλαμβάνει δύο πολύ σημαντικούς συνδέσμους: Σύνδεσμος όλου του περιεχομένου του ιστότοπου: Η […]
Για απλά προβλήματα, ο Επίλυση στο Excel συνήθως βρίσκει γρήγορα τις βέλτιστες τιμές μεταβλητής Επίλυσης για τη συνάρτηση αντικειμένου. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, ο Επίλυση δυσκολεύεται να βρει τις τιμές της μεταβλητής Επίλυσης που βελτιστοποιούν τη συνάρτηση στόχου. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο Επίλυση εμφανίζει συνήθως ένα μήνυμα ή ένα μήνυμα σφάλματος που περιγράφει ή συζητά το πρόβλημα που […]
