Πρόσβαση σε Φόρμες & Αναφορές 2007 For LuckyTemplates Cheat Sheet

Η χρήση της Access 2007 για τη δημιουργία ερωτημάτων, φορμών και αναφορών μπορεί να απλοποιηθεί εάν γνωρίζετε κοινά χρησιμοποιούμενα ερωτήματα στην Access, εργαλεία φόρμας και αναφοράς και μερικές χρήσιμες λειτουργίες. Με ένα ισχυρό εργαλείο όπως η Access 2007, θα οργανώνετε τα δεδομένα σας σε χρόνο μηδέν και καθ' οδόν προς τη δημιουργία καλύτερων φορμών και αναφορών.

8 Ερωτήματα που χρησιμοποιούνται συνήθως στην Access 2007

Τα ερωτήματα είναι σημαντικά κλειδιά που μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε τους τύπους φορμών και αναφορών που θέλετε στην Access 2007. Ακολουθεί μια λίστα με τα οκτώ ερωτήματα που χρησιμοποιούνται συνήθως:

• Προσάρτηση: Προσθέτει εγγραφές σε έναν υπάρχοντα πίνακα.

• Crosstab: Υπολογίζει και εμφανίζει συνοπτικά αποτελέσματα χρησιμοποιώντας μια διάταξη που μοιάζει με υπολογιστικό φύλλο.

• Διαγραφή: Καταργεί οριστικά ένα καθορισμένο σύνολο εγγραφών.

• Make-Table: Δημιουργεί έναν νέο πίνακα και προσθέτει εγγραφές στον νέο πίνακα.

• Παράμετρος: Προτρέπει τα κριτήρια επιλογής εγγραφής κάθε φορά που εκτελείται το ερώτημα.

• Επιλογή: Εμφανίζει εγγραφές που ταιριάζουν με ένα καθορισμένο σύνολο κριτηρίων.

• Ειδικά για SQL: Ερωτήματα που μπορούν να δημιουργηθούν μόνο με εντολές SQL.

• Ενημέρωση: Τροποποιεί τις υπάρχουσες εγγραφές σε μια βάση δεδομένων.

Πρόσβαση στα Εργαλεία Φόρμας και Αναφοράς 2007

Η δημιουργία της πρώτης σας φόρμας Access από την αρχή στην Προβολή σχεδίασης μπορεί να φαίνεται λίγο τρομακτική. Όταν επιλέγετε αυτήν την επιλογή, βρίσκεστε αντιμέτωποι με ένα κενό πλέγμα, μια Κορδέλα γεμάτη με παράξενα εργαλεία εικονιδίων πάνω από αυτό και δεν έχετε ιδέα για το τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια.

Ακολουθεί μια γρήγορη περιγραφή των διαφόρων εργαλείων που θα συναντήσετε στην Κορδέλα:

• Επιλογή αντικειμένων: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να χρησιμοποιήσετε το δείκτη του ποντικιού για να επιλέξετε αντικείμενα που έχετε προσθέσει σε μια φόρμα.

• Οδηγοί ελέγχου: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να ενεργοποιήσετε τους οδηγούς που σας βοηθούν να προσθέσετε ορισμένους τύπους αντικειμένων, όπως σύνθετα πλαίσια και κουμπιά εντολών στις φόρμες σας. Τόσο τα σύνθετα πλαίσια όσο και τα κουμπιά εντολών επεξηγούνται αλλού σε αυτήν τη λίστα.

• Ετικέτα: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε μια απλή ετικέτα κειμένου οπουδήποτε στη φόρμα σας.

• Πλαίσιο κειμένου: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε ένα πλαίσιο κειμένου στη φόρμα. Σε αντίθεση με μια ετικέτα, ένα πλαίσιο κειμένου μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να αλλάζει τις πληροφορίες που εμφανίζει όταν χρησιμοποιείται η φόρμα. Τα πλαίσια κειμένου έχουν στην πραγματικότητα δύο μέρη — μια ετικέτα και το πλαίσιο όπου ο χρήστης μπορεί να εισάγει πληροφορίες.

• Ομάδα επιλογών: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να δημιουργήσετε ένα σύνολο σχετικών κουμπιών επιλογών (όπως Φορολογητέα και Απαλλαγή από φόρους). Τα κουμπιά λειτουργούν ως ομάδα και μπορείτε να επιλέξετε μόνο μία επιλογή κάθε φορά. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε Φορολογητέα ή Αφορολόγητη για μια παραγγελία, αλλά όχι και τα δύο.

• Κουμπί εναλλαγής: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε ένα κουμπί που έχει δύο καταστάσεις — επάνω για απενεργοποίηση και κάτω για ενεργοποίηση. Για παράδειγμα, επάνω για Φορολογητέα και κάτω για Μη Φορολογητέα.

• Κουμπί επιλογής: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε κουμπιά επιλογών που λειτουργούν όπως ένα κουμπί εναλλαγής ή ένα πλαίσιο ελέγχου. Γενικά, χρησιμοποιείτε κουμπιά επιλογών σε μια ομάδα επιλογών για να περιορίσετε έναν χρήστη από το να επιλέξει περισσότερα από ένα στοιχεία σε μια ομάδα.

• Πλαίσιο ελέγχου: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε ένα στοιχείο που μπορεί να επιλεγεί ή να αποεπιλεγεί ανεξάρτητα από άλλες επιλογές.

• Combo Box: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε ένα πλαίσιο στο οποίο ο χρήστης μπορεί να επιλέξει από μια λίστα επιλογών ή να εισαγάγει μια νέα τιμή. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια λίστα βιβλίων από τον αγαπημένο σας συγγραφέα ως αντικείμενα για να προτείνετε, αλλά και να επιτρέψετε στον χρήστη να εισαγάγει το όνομα ενός βιβλίου που δεν περιλαμβάνεται στη λίστα.

• Πλαίσιο λίστας: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να δημιουργήσετε ένα πλαίσιο λίστας από το οποίο ένας χρήστης μπορεί να επιλέξει ένα σύνολο από προϋπάρχουσες τιμές. Ένα πλαίσιο λίστας μοιάζει με σύνθετο πλαίσιο, αλλά δεν επιτρέπει στον χρήστη να εισάγει νέες τιμές.

• Κουμπί εντολών (ή απλώς απλό κουμπί): Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε ένα κουμπί που εκτελεί μια μακροεντολή ή μια διαδικασία VBA (Visual Basic για Εφαρμογές).

• Εικόνα: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε μια ψηφιακή εικόνα (όπως ένα λογότυπο εταιρείας) στη φόρμα.

• Unbound Object Frame: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε αντικείμενα όπως κείμενο ή εικόνες που δεν αλλάζουν κατά τη μετακίνηση μεταξύ των εγγραφών.

• Πλαίσιο δεσμευμένου αντικειμένου: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε αντικείμενα που αλλάζουν όταν αλλάζουν οι πληροφορίες στη βάση δεδομένων — όπως εικόνες που αποθηκεύονται σε πεδία του πίνακα.

• Αλλαγή σελίδας: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να δημιουργήσετε φόρμες πολλών σελίδων όταν έχετε πάρα πολλά αντικείμενα για εμφάνιση σε μία σελίδα.

• Έλεγχος καρτέλας: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να δημιουργήσετε μια φόρμα με δύο ή περισσότερες καρτέλες που ομαδοποιούν σχετικά αντικείμενα.

• Υποφόρμα/Υποφόρμα: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε μια δευτερεύουσα φόρμα, ώστε ο χρήστης να μπορεί να δει εγγραφές από έναν σχετικό πίνακα — όπως τα μεμονωμένα στοιχεία γραμμής σε μια παραγγελία.

• Γραμμή: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε γραμμές στη φόρμα για να διαφοροποιήσετε τις διαφορετικές ομάδες αντικειμένων στη φόρμα.

• Ορθογώνιο: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να σχεδιάσετε ένα ορθογώνιο στη φόρμα, ώστε οι χρήστες να μπορούν να δουν πώς σχετίζονται τα αντικείμενα.

Χρήσιμες λειτουργίες στην Access 2007

Παρόλο που η Access 2007 έχει πολλές ενσωματωμένες λειτουργίες, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περισσότερες από μερικές από αυτές στις αναφορές σας. Ωστόσο, εάν δεν γνωρίζετε ότι είναι διαθέσιμες, μπορεί να χάσετε πολλές από τις λειτουργίες που μπορεί να σας φανούν πολύ χρήσιμες.

Αν και αυτή η λίστα απέχει πολύ από το να είναι περιεκτική, αυτός ο πίνακας δείχνει έναν αριθμό λειτουργιών που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε όταν θέλετε κάτι περισσότερο από ένα απλό άθροισμα.