Προσαρμογή πεδίων κόστους στο Microsoft Project 2007

Όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Project και εμφανίζετε τον πίνακα Κόστος με πεδία — όπως το Τυπικό ποσοστό πόρων — μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιαδήποτε στήλη κόστους και να εισαγάγετε μια τιμή για κάθε πόρο. Μια τακτοποιημένη συντόμευση είναι να προσαρμόσετε αυτά τα πεδία με έναν πίνακα αναζήτησης.

Ένας πίνακας αναζήτησης σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα τιμών σε ένα πεδίο από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε. Έτσι, εάν η εταιρεία σας έχει μερικές τυπικές ωριαίες χρεώσεις ή κόστος ανά χρήση για υλικά, η προσαρμογή αυτών των πεδίων μπορεί να κάνει την εισαγωγή των πληροφοριών σας πιο γρήγορη και επίσης να βοηθήσει στην αποφυγή λαθών κατά την εισαγωγή δεδομένων που μπορεί να προκύψουν όταν εισάγετε όλες τις χρεώσεις με μη αυτόματο τρόπο.

Για να προσαρμόσετε ένα πεδίο κόστους στο Project 2007, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Εμφανίστε έναν πίνακα με τη στήλη που θέλετε να προσαρμόσετε.

Εμφανίζετε πίνακες επιλέγοντας Προβολή –> Πίνακας και επιλέγοντας έναν από τη λίστα που εμφανίζεται.

2. Κάντε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης και επιλέξτε Προσαρμογή πεδίων από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Προσαρμοσμένα πεδία.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία πίνακα αναζήτησης.

4. Εισαγάγετε μια τιμή (εάν συμπληρώνετε ένα πεδίο κόστους, αυτό θα είναι ένα ποσό σε δολάρια) στη στήλη Αξία.

5. Εισαγάγετε μια περιγραφή (για παράδειγμα, εργάτης εργοστασίου ή μηχανικός για την κατηγορία των πόρων που χρεώνονται με αυτήν την τιμή) στη στήλη Περιγραφή.

6. Επαναλάβετε τα βήματα 4 και 5 για να εισαγάγετε πρόσθετες τιμές για αυτό το πεδίο.

7. Εάν θέλετε να περιορίσετε το πεδίο ώστε να δέχεται μόνο τις τιμές αυτής της λίστας, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Καταχώριση δεδομένων Να επιτρέπεται η εισαγωγή πρόσθετων στοιχείων στο πλαίσιο ελέγχου Πεδία δεν είναι επιλεγμένη.

Ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ στο σύμβολο συν στα αριστερά των Επιλογών εισαγωγής δεδομένων για να δείτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου.

8. Κάντε κλικ σε ένα κουμπί επιλογής για να επιλέξετε μια παραγγελία για τη λίστα.

Ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ στο σύμβολο συν στα αριστερά του Εμφάνιση παραγγελίας για τον πίνακα αναζήτησης για να δείτε αυτές τις επιλογές:

• Με αριθμό σειράς: Εμφανίζει τα στοιχεία όπως τα έχετε καταχωρίσει σε αυτό το παράθυρο διαλόγου

• Αύξουσα: Τα παραθέτει με αύξουσα σειρά αξίας, πρώτα τη χαμηλότερη τιμή

• Φθίνουσα: Τα παραθέτει σε φθίνουσα σειρά αξίας με πρώτη την υψηλότερη τιμή

9. Κάντε κλικ στο Κλείσιμο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τη λίστα και να κλείσετε όλα τα παράθυρα διαλόγου.

Μια καλή προβολή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εάν θέλετε να δείτε όλες τις πληροφορίες ανάθεσης εργασίας ενός πόρου είναι η προβολή Κατανομή πόρων. Μπορείτε να το εμφανίσετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Προβολή κατανομής πόρων στη γραμμή εργαλείων Διαχείριση πόρων ή μπορείτε να το επιλέξετε από το πλαίσιο διαλόγου Περισσότερες προβολές.