Προβολή χρονοδιαγραμμάτων ομάδων στο Outlook 2002

Το Outlook 2002 σάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ομάδες έτσι ώστε να μπορείτε να προβάλλετε όλα τα προγράμματα των μελών της ομάδας με λίγα μόνο κλικ του ποντικιού. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα που θα περιέχει όλα τα μέλη της ομάδας του έργου σας. εάν προγραμματίζετε τακτικά συναντήσεις με ολόκληρη την ομάδα, μπορείτε να δείτε γρήγορα όλα αυτά τα χρονοδιαγράμματα για να βρείτε μια ώρα συνάντησης όταν είναι όλα διαθέσιμα. Δεν χρειάζεται πλέον να πληκτρολογείτε τα ονόματα των μελών της ομάδας μεμονωμένα για να λαμβάνετε τα προγράμματά τους. Και δεν χρειάζεται πλέον να θυμάστε το όνομα κάθε μέλους της ομάδας — και αναπόφευκτα να αφήσετε κάποιον εκτός λίστας!

Για την πλήρη χρήση των χρονοδιαγραμμάτων ομάδων, τα ημερολόγια όλων των μελών της ομάδας πρέπει να είναι διαθέσιμα για δημόσια προβολή. Επικοινωνήστε με τον γκουρού των συστημάτων πληροφοριών του οργανισμού σας για να δείτε εάν έχετε δημόσια πρόσβαση στα χρονοδιαγράμματα.

Για να δείτε όλα τα χρονοδιαγράμματα μιας ομάδας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Καλέστε το ημερολόγιο του Outlook 2002.

2. Επιλέξτε Ενέργειες, Προβολή χρονοδιαγραμμάτων ομάδας. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Group Schedules, όπου παρατίθενται όλες οι ομάδες που έχετε δημιουργήσει.

Εάν δεν έχετε δημιουργήσει ακόμη ομάδες, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Νέο για να το κάνετε. Ή μπορείτε να διαγράψετε παλιές ομάδες από τη λίστα σας.

3. Κάντε διπλό κλικ στην ομάδα που θέλετε να προβάλετε ή επισημάνετε την ομάδα και κάντε κλικ στο Άνοιγμα.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο χρονοδιαγράμματος, που δείχνει όλα τα χρονοδιαγράμματα για τα μέλη της ομάδας. Μπορείτε να προσθέσετε και να διαγράψετε μέλη της ομάδας.

4. Κάντε κλικ στο Save and Close για να αποθηκεύσετε τυχόν αλλαγές που κάνατε στην ομάδα.

Μπορείτε ακόμη και να προγραμματίσετε συναντήσεις από το παράθυρο ομαδικού προγράμματος. Απλώς επισημάνετε μια στιγμή κατά την οποία όλοι είναι διαθέσιμοι και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πραγματοποίηση συνάντησης και επιλέξτε Πραγματοποίηση συνάντησης για όλους. Εμφανίζεται ένα νέο παράθυρο συνάντησης με τα ονόματα όλων των μελών της ομάδας στο πεδίο Προς. Εάν θέλετε, αλλάξτε το θέμα και συμπεριλάβετε ένα μήνυμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή για να προσκαλέσετε όλους στην ομάδα στη συνάντησή σας.