Προβολή επαφών του Outlook ανά ομάδα

Οι λίστες επαφών μπορεί να πάρουν πολύ καιρό μετά από λίγο. μπορείτε εύκολα να συλλέξετε μερικές χιλιάδες επαφές σε λίγα χρόνια. Η ταξινόμηση μιας λίστας τόσο μεγάλης σημαίνει ότι αν ψάχνετε για πράγματα που ξεκινούν με το γράμμα M, για παράδειγμα, πρέπει να πάτε περίπου τρία πόδια κάτω από το κάτω μέρος της οθόνης της οθόνης σας για να βρείτε αυτήν την επαφή, ανεξάρτητα από το τι κάνετε.

Οι ομάδες είναι η απάντηση (όχι, δεν χρειάζεται να εγγραφείτε στο Outlook Anonymous). Το Outlook σάς προσφέρει ήδη αρκετές προκαθορισμένες λίστες που χρησιμοποιούν ομαδοποίηση.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορους τύπους προβολής στο Outlook:

• Ταξινομημένη λίστα: Αυτή η προβολή μοιάζει με μια τράπουλα με αριθμητική σειρά, ξεκινώντας από τα δυάρια, μετά τα τρία, μετά τα τέσσερα και ούτω καθεξής μέσα από τις καρτέλες με εικόνες.

• Ομαδοποιημένη προβολή: Αυτή η προβολή είναι σαν να βλέπεις τα χαρτιά τακτοποιημένα με όλες τις καρδιές σε μια σειρά, μετά όλα τα μπαστούνια, μετά τα διαμάντια και μετά τα μπαστούνια.

• Άλλες προβολές: Το Outlook διαθέτει επίσης αρκετούς άλλους τύπους προβολών που δεν ισχύουν για τις επαφές, όπως το Χρονολόγιο και οι κάρτες διευθύνσεων.

Μπορεί να βρείτε τη συλλογή αντικειμένων παρόμοιου τύπου σε ομάδες χρήσιμη για εργασίες όπως η εύρεση όλων των ατόμων στη λίστα σας που εργάζονται για μια συγκεκριμένη εταιρεία όταν θέλετε να στείλετε συγχαρητήρια για μια νέα επιχείρηση. Επειδή οι χρήστες του Outlook βρίσκουν την ομαδοποίηση ανά εταιρεία τόσο συχνά χρήσιμη, η προβολή Κατά εταιρεία ρυθμίζεται ως προκαθορισμένη προβολή στο Outlook.

Για να χρησιμοποιήσετε την προβολή Κατά εταιρεία, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Επαφές στο παράθυρο περιήγησης.

Η λειτουργική μονάδα Επαφές ανοίγει με την τρέχουσα προβολή της να εμφανίζεται.

2. Επιλέξτε την προβολή Κατά εταιρεία από τη λίστα στο παράθυρο περιήγησης.

Κάθε γκρι γραμμή με την ένδειξη Εταιρεία: (όνομα της εταιρείας) έχει ένα μικρό κουτί στα αριστερά με το σύμβολο συν ή πλην πάνω του. Κάντε κλικ στο σύμβολο συν για να δείτε επιπλέον ονόματα κάτω από την επικεφαλίδα της εταιρείας. ένα σύμβολο μείον υποδεικνύει ότι δεν υπάρχουν άλλες διαθέσιμες καταχωρήσεις.

3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο συν για να δείτε καταχωρήσεις για την εταιρεία που αναφέρεται στη γκρι γραμμή.

Αυτό το πράγμα ομαδοποίησης είναι πολύ βολικό εάν αντιστοιχίσετε κατηγορίες στις επαφές σας καθώς δημιουργείτε αντικείμενα. Εάν είστε έξυπνοι σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε και προσθέτετε κατηγορίες που ταιριάζουν στην εργασία που κάνετε, μπορείτε να βρείτε την ομαδοποίηση ανά κατηγορία μια τεράστια εξοικονόμηση χρόνου.

Εάν οι προκαθορισμένες ομαδικές προβολές δεν ανταποκρίνονται στις ανάγκες σας, μπορείτε να ομαδοποιήσετε τα στοιχεία σύμφωνα με σχεδόν οτιδήποτε θέλετε, με την προϋπόθεση ότι έχετε εισαγάγει τα δεδομένα.

Για να δείτε την προβολή Κατά κατηγορία, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Επαφές στο παράθυρο περιήγησης.

Εμφανίζεται η προβολή Επαφών.

2. Επιλέξτε την προβολή Κατά κατηγορία από τη λίστα στο παράθυρο περιήγησης.

Κάθε γκρι γραμμή έχει ένα εικονίδιο στην αριστερή πλευρά με ένα συν ή ένα μείον, ακολουθούμενο από Κατηγορία: (όνομα κατηγορίας). Το μείον υποδεικνύει ότι δεν υπάρχουν καταχωρήσεις κρυφές κάτω από αυτήν την επικεφαλίδα κατηγορίας. ένα συν σημαίνει ότι είναι διαθέσιμες περισσότερες συμμετοχές.

3. Κάντε κλικ σε ένα εικονίδιο με το σύμβολο συν για να δείτε περισσότερες καταχωρήσεις για την Κατηγορία που παρατίθεται στη γκρι γραμμή.

Η ομαδοποίηση είναι ένας καλός τρόπος διαχείρισης όλων των στοιχείων του Outlook, ειδικά των επαφών. Αφού καταλάβετε τη χρήση ομάδων, μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο όταν προσπαθείτε να βρείτε πράγματα.