Πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά το σχεδιασμό μιας βάσης δεδομένων MS Access

Το να είσαι σχεδιαστής βάσεων δεδομένων της Access δεν είναι τόσο λαμπερό όσο το να είσαι σχεδιαστής μόδας, αλλά έχει τα οφέλη του. Εάν σχεδιάζετε τη βάση δεδομένων της Access προσεκτικά και σωστά, μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο σε εσάς και σε άλλους. Μπορείτε να εισάγετε πληροφορίες με ακρίβεια. Όταν έρθει η ώρα να αντλήσετε πληροφορίες από τη βάση δεδομένων, λαμβάνετε ακριβώς τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Οι παρακάτω πληροφορίες εξηγούν όλα όσα πρέπει να λάβετε υπόψη κατά το σχεδιασμό μιας βάσης δεδομένων της Access. Το πιο δύσκολο μέρος για το σχεδιασμό μιας βάσης δεδομένων της Access είναι να αποφασίσετε πώς να διανείμετε πληροφορίες σε πίνακες βάσεων δεδομένων και πόσους πίνακες βάσεων δεδομένων θα έχετε.

Αποφασίστε ποιες πληροφορίες χρειάζεστε στη βάση δεδομένων MS Access

Η πρώτη ερώτηση που πρέπει να κάνετε είναι σχετικά με το είδος των πληροφοριών που θέλετε να λάβετε από τη βάση δεδομένων. Ονόματα και διευθύνσεις πελατών; Πληροφορίες πωλήσεων; Πληροφορίες για την παρακολούθηση του αποθέματος; Πάρτε συνέντευξη από τους συναδέλφους σας για να μάθετε ποιες πληροφορίες θα μπορούσαν να τους βοηθήσουν. Σκεφτείτε σοβαρά αυτό το θέμα. Ο στόχος σας είναι να δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων έτσι ώστε να καταγράφεται κάθε πληροφορία που χρειάζεται ο οργανισμός σας.

Ένας καλός τρόπος για να μάθετε τι είδους πληροφορίες έχουν σημασία για έναν οργανισμό είναι να εξετάσετε τις φόρμες που χρησιμοποιεί ο οργανισμός για να ζητήσει ή να καταγράψει πληροφορίες. Αυτά τα έντυπα δείχνουν ακριβώς αυτό που ο οργανισμός θεωρεί ότι αξίζει να παρακολουθηθεί σε μια βάση δεδομένων.

Ελέγξτε τις παρακάτω πληροφορίες.

Τα έντυπα έχουν επίσης πεδία.

Αυτή η εικόνα δείχνει τη χάρτινη φόρμα που συμπληρώνουν οι παίκτες για να εγγραφούν σε ένα πρωτάθλημα μπέιζμπολ του οποίου οι πίνακες βάσης δεδομένων εμφανίζονται παρακάτω. Συγκρίνετε τις εικόνες και μπορείτε να δείτε ότι οι πίνακες βάσης δεδομένων Παίκτες, Ομάδες και Κατηγορίες έχουν όλοι πεδία για την εισαγωγή πληροφοριών από αυτήν τη φόρμα.

Σχέδια για πίνακες βάσης δεδομένων και ονόματα πεδίων.

Διαχωρισμός πληροφοριών σε διαφορετικούς πίνακες βάσης δεδομένων της Access

Αφού μάθετε τις πληροφορίες που θέλετε να καταγράψετε στη βάση δεδομένων της Access, σκεφτείτε πώς να διαχωρίσετε τις πληροφορίες σε πίνακες βάσης δεδομένων. Πολλοί μπαίνουν στον πειρασμό να τοποθετήσουν όλες τις πληροφορίες σε έναν ενιαίο πίνακα βάσης δεδομένων, αλλά επειδή η Access είναι μια σχεσιακή βάση δεδομένων, μπορείτε να υποβάλετε ερωτήματα σε περισσότερους από έναν πίνακες τη φορά και με αυτόν τον τρόπο να συγκεντρώσετε πληροφορίες από διαφορετικούς πίνακες.

Για να δείτε πώς λειτουργούν οι βάσεις δεδομένων της Access , εξετάστε την απλή βάση δεδομένων. Ο σκοπός αυτής της μικρής βάσης δεδομένων και των τεσσάρων πινάκων της είναι να αποθηκεύουν πληροφορίες για τους παίκτες, τους προπονητές και τις ομάδες σε ένα πρωτάθλημα μπέιζμπολ. Το πεδίο Όνομα ομάδας εμφανίζεται σε τρεις πίνακες. Χρησιμεύει ως σύνδεσμος μεταξύ των πινάκων και επιτρέπει σε περισσότερους από έναν να ερωτηθούν. Αναζητώντας μεμονωμένους πίνακες ή συνδυασμούς πινάκων σε αυτήν τη βάση δεδομένων, μπορείτε να συγκεντρώσετε ρόστερ ομάδων, να κάνετε μια λίστα με προπονητές και τα στοιχεία επικοινωνίας τους, να απαριθμήσετε ομάδες ανά κατηγορία, να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας όλων των παικτών, να μάθετε ποιοι παίκτες έχουν πληρώσει την αμοιβή τους και απαριθμήστε τους παίκτες ανά ηλικιακή ομάδα, μεταξύ άλλων. Αυτή η βάση δεδομένων περιλαμβάνει τέσσερις πίνακες:

• Παίκτες: Περιλαμβάνει πεδία για την παρακολούθηση των ονομάτων, διευθύνσεων, γενεθλίων των παικτών, σε ποιες ομάδες συμμετέχουν και αν πλήρωσαν τα τέλη τους
• Προπονητές: Περιλαμβάνει πεδία για την παρακολούθηση των ονομάτων των προπονητών, τις διευθύνσεις και τα ονόματα των ομάδων που προπονούν
• Ομάδες: Περιλαμβάνει πεδία για την παρακολούθηση ονομάτων ομάδων και σε ποια κατηγορία ανήκει κάθε ομάδα
• Divisions: Περιλαμβάνει πεδία για την παρακολούθηση αριθμών και ονομάτων τμημάτων

Το να αποφασίσετε πόσους πίνακες βάσεων δεδομένων χρειάζεστε και πώς να διαχωρίσετε δεδομένα στους διαφορετικούς πίνακες είναι το πιο δύσκολο μέρος του σχεδιασμού μιας βάσης δεδομένων. Για να κάνετε την εργασία λίγο πιο εύκολη, κάντε την με τον παλιομοδίτικο τρόπο με μολύβι και γόμα. Ακολουθούν οι βασικοί κανόνες για το διαχωρισμό των δεδομένων σε διαφορετικούς πίνακες:

• Περιορισμός ενός πίνακα μόνο σε ένα θέμα: Κάθε πίνακας βάσης δεδομένων πρέπει να περιέχει πληροφορίες για ένα μόνο θέμα — πελάτες, υπαλλήλους, προϊόντα κ.λπ. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διατηρήσετε δεδομένα σε έναν πίνακα ανεξάρτητα από δεδομένα σε έναν άλλο πίνακα. Σκεφτείτε τι θα συνέβαινε στη βάση δεδομένων του Little League εάν τα δεδομένα του προπονητή και της ομάδας διατηρούνταν σε έναν ενιαίο πίνακα και ο προπονητής μιας ομάδας αντικαταστάθηκε από κάποιον νέο. Θα πρέπει να διαγράψετε το ρεκόρ του παλιού προπονητή, να διαγράψετε πληροφορίες για την ομάδα, να εισαγάγετε πληροφορίες για τον νέο προπονητή και να εισαγάγετε ξανά πληροφορίες για την ομάδα που μόλις διαγράψατε. Ωστόσο, διατηρώντας τις πληροφορίες της ομάδας ξεχωριστές από τις πληροφορίες προπονητή, μπορείτε να ενημερώσετε τις πληροφορίες προπονητή και να διατηρήσετε τις πληροφορίες της ομάδας.
• Αποφύγετε διπλότυπες πληροφορίες: Προσπαθήστε να μην διατηρείτε διπλότυπες πληροφορίες στον ίδιο πίνακα βάσης δεδομένων ή διπλότυπες πληροφορίες σε διαφορετικούς πίνακες. Διατηρώντας τις πληροφορίες σε ένα μέρος, πρέπει να τις εισαγάγετε μόνο μία φορά, και εάν πρέπει να τις ενημερώσετε, μπορείτε να το κάνετε σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων, όχι σε πολλούς.

Έχουν γραφτεί ολόκληρα βιβλία σχετικά με το σχεδιασμό της βάσης δεδομένων της Access . Μπορείτε, ωστόσο, να αποθηκεύσετε όλα τα δεδομένα σας σε έναν μόνο πίνακα, εάν τα δεδομένα που θέλετε να αποθηκεύσετε δεν είναι πολύ περίπλοκα. Ο χρόνος που χάνετε εισάγοντας όλα τα δεδομένα σε έναν μόνο πίνακα καλύπτεται από το χρόνο που εξοικονομείτε χωρίς να χρειάζεται να σχεδιάσετε μια σύνθετη βάση δεδομένων με περισσότερους από έναν πίνακες.

Επιλογή πεδίων για πίνακες βάσης δεδομένων της Access

Τα πεδία είναι κατηγορίες πληροφοριών. Κάθε πίνακας βάσης δεδομένων χρειάζεται τουλάχιστον ένα πεδίο. Εάν ο ίδιος ο πίνακας είναι θέμα, θα μπορούσατε να πείτε ότι τα πεδία του είναι γεγονότα για το θέμα. Ένας πίνακας βάσης δεδομένων διευθύνσεων χρειάζεται πεδία για την καταγραφή διευθύνσεων οδών, πόλεων, πολιτειών και ταχυδρομικών κωδίκων. Ένας πίνακας βάσης δεδομένων προϊόντων απαιτεί πεδία για αριθμούς αναγνωριστικού προϊόντος, ονόματα προϊόντων και τιμές μονάδας. Μόνο τα γεγονότα, κυρία. Εντός των ορίων του θέματος, ο πίνακας βάσης δεδομένων χρειάζεται ένα πεδίο για κάθε πληροφορία που είναι χρήσιμη για τον οργανισμό σας.

Όταν σχεδιάζετε ποια πεδία να συμπεριλάβετε σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων της Access, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες:

• Χωρίστε τις πληροφορίες σε μικρά στοιχεία. Για παράδειγμα, αντί για ένα πεδίο Όνομα, δημιουργήστε ένα πεδίο Όνομα και ένα πεδίο Επώνυμο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ταξινομήσετε πιο εύκολα τους πίνακες βάσης δεδομένων κατά επώνυμο.
• Δώστε περιγραφικά ονόματα στα πεδία για να ξέρετε ποια είναι αργότερα. Ένα πιο περιγραφικό όνομα, όπως ο σειριακός αριθμός, είναι πιο ξεκάθαρο από
• Σκεφτείτε εκ των προτέρων και συμπεριλάβετε ένα πεδίο για κάθε πληροφορία που χρειάζεται ο οργανισμός σας. Η προσθήκη ενός πεδίου σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων αργά στο παιχνίδι είναι μια αγγαρεία. Πρέπει να επιστρέψετε σε κάθε εγγραφή, να αναζητήσετε τις πληροφορίες και να τις εισαγάγετε.
• Μην συμπεριλάβετε πληροφορίες που μπορούν να προκύψουν από έναν υπολογισμό. Οι υπολογισμοί μπορούν να εκτελεστούν ως μέρος ενός ερωτήματος ή να γίνουν μέρος ενός πίνακα. Για παράδειγμα, μπορείτε να αθροίσετε τους αριθμούς σε δύο πεδία στην ίδια εγγραφή ή να εκτελέσετε μαθηματικούς υπολογισμούς σε τιμές σε πεδία.

Απόφαση για ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού για κάθε πίνακα βάσης δεδομένων της Access

Κάθε πίνακας βάσης δεδομένων πρέπει να έχει ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού. Αυτό το πεδίο , γνωστό και ως πρωτεύον κλειδί, είναι το πεδίο στον πίνακα της βάσης δεδομένων όπου αποθηκεύονται μοναδικά, μοναδικά δεδομένα. Τα δεδομένα που εισάγονται σε αυτό το πεδίο — αριθμός αναγνωριστικού υπαλλήλου, αριθμός ανταλλακτικού, αριθμός προσφοράς — πρέπει να είναι διαφορετικά σε κάθε εγγραφή.

Εάν προσπαθήσετε να εισαγάγετε τα ίδια δεδομένα στο πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού δύο διαφορετικών εγγραφών, ένα πλαίσιο διαλόγου σας προειδοποιεί να μην το κάνετε αυτό. Τα πεδία του πρωτεύοντος κλειδιού σας εμποδίζουν να εισάγετε διπλότυπες εγγραφές. Κάνουν επίσης τα ερωτήματα πιο αποτελεσματικά. Σε ένα ερώτημα, λέτε στην Access τι να αναζητήσει στους πίνακες βάσης δεδομένων, η Access αναζητά στους πίνακες και το πρόγραμμα συγκεντρώνει πληροφορίες που πληρούν τα κριτήρια. Τα πεδία του πρωτεύοντος κλειδιού βοηθούν την Access να αναγνωρίζει τις εγγραφές και να μην συλλέγει τις ίδιες πληροφορίες περισσότερες από μία φορές σε ένα ερώτημα.

Οι αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης αποτελούν καλά πεδία πρωτεύοντος κλειδιού, επειδή κανένα άτομο δεν έχει τον ίδιο αριθμό κοινωνικής ασφάλισης. Οι αριθμοί τιμολογίων και οι αύξοντες αριθμοί αποτελούν επίσης εξαιρετικά πεδία πρωτεύοντος κλειδιού. Επιστρέφοντας στο δείγμα βάσης δεδομένων του πρωταθλήματος μπέιζμπολ, ποια πεδία στους πίνακες βάσης δεδομένων του Little League είναι πεδία πρωτεύοντος κλειδιού; Στον πίνακα Ομάδες, το Όνομα ομάδας μπορεί να είναι το κύριο πεδίο κλειδιού, επειδή καμία ομάδα δεν έχει το ίδιο όνομα. Ο αριθμός κατηγορίας μπορεί επίσης να είναι πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, επειδή τα τμήματα στο πρωτάθλημα είναι αριθμημένα και δεν υπάρχουν δύο τμήματα που να έχουν τον ίδιο αριθμό.

Οι πίνακες βάσης δεδομένων Παίκτες και Προπονητές, ωστόσο, παρουσιάζουν πρόβλημα όταν πρόκειται για την επιλογή ενός πεδίου πρωτεύοντος κλειδιού. Δύο παίκτες μπορεί να έχουν το ίδιο επίθετο, κάτι που αποκλείει το Επώνυμο ως βασικό πεδίο κλειδιού. Ένας αδερφός και μια αδερφή μπορεί να έχουν τον ίδιο αριθμό τηλεφώνου, κάτι που αποκλείει το πεδίο Αριθμός τηλεφώνου. Επειδή κανένα πεδίο δεν περιέχει τιμές που είναι βέβαιο ότι διαφέρουν από εγγραφή σε εγγραφή, έχουν εισαχθεί πεδία που ονομάζονται Αριθμός παίκτη και Αριθμός προπονητή. Για τους σκοπούς αυτής της βάσης δεδομένων, οι παίκτες και οι προπονητές λαμβάνουν αριθμούς.

Αντιστοίχιση των σχέσεων μεταξύ πινάκων στην Access

Εάν η βάση δεδομένων της Access περιλαμβάνει περισσότερους από έναν πίνακες, πρέπει να χαρτογραφήσετε πώς σχετίζονται οι πίνακες μεταξύ τους. Συνήθως, σχηματίζονται σχέσεις μεταξύ του πεδίου πρωτεύοντος κλειδιού σε έναν πίνακα και του αντίστοιχου πεδίου σε έναν άλλο, που ονομάζεται ξένο κλειδί. Η παρακάτω εικόνα δείχνει τις σχέσεις μεταξύ των πινάκων στη βάση δεδομένων Little League. Επειδή αυτοί οι πίνακες συνδέονται με κοινά πεδία, μπορείτε να συλλέξετε πληροφορίες από περισσότερους από έναν πίνακες σε ένα ερώτημα ή μια αναφορά. Προς το παρόν, όταν σχεδιάζετε τη βάση δεδομένων σας, σκεφτείτε πώς να συνδέσετε τους διάφορους πίνακες με κοινά πεδία.

Σχέσεις πίνακα.