Το να είσαι σχεδιαστής βάσεων δεδομένων της Access δεν είναι τόσο λαμπερό όσο το να είσαι σχεδιαστής μόδας, αλλά έχει τα οφέλη του. Εάν σχεδιάζετε τη βάση δεδομένων της Access προσεκτικά και σωστά, μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο σε εσάς και σε άλλους. Μπορείτε να εισάγετε πληροφορίες με ακρίβεια. Όταν έρθει η ώρα να αντλήσετε πληροφορίες από τη βάση δεδομένων, λαμβάνετε ακριβώς τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Οι παρακάτω πληροφορίες εξηγούν όλα όσα πρέπει να λάβετε υπόψη κατά το σχεδιασμό μιας βάσης δεδομένων της Access. Το πιο δύσκολο μέρος για το σχεδιασμό μιας βάσης δεδομένων της Access είναι να αποφασίσετε πώς να διανείμετε πληροφορίες σε πίνακες βάσεων δεδομένων και πόσους πίνακες βάσεων δεδομένων θα έχετε.
Η πρώτη ερώτηση που πρέπει να κάνετε είναι σχετικά με το είδος των πληροφοριών που θέλετε να λάβετε από τη βάση δεδομένων. Ονόματα και διευθύνσεις πελατών; Πληροφορίες πωλήσεων; Πληροφορίες για την παρακολούθηση του αποθέματος; Πάρτε συνέντευξη από τους συναδέλφους σας για να μάθετε ποιες πληροφορίες θα μπορούσαν να τους βοηθήσουν. Σκεφτείτε σοβαρά αυτό το θέμα. Ο στόχος σας είναι να δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων έτσι ώστε να καταγράφεται κάθε πληροφορία που χρειάζεται ο οργανισμός σας.
Ένας καλός τρόπος για να μάθετε τι είδους πληροφορίες έχουν σημασία για έναν οργανισμό είναι να εξετάσετε τις φόρμες που χρησιμοποιεί ο οργανισμός για να ζητήσει ή να καταγράψει πληροφορίες. Αυτά τα έντυπα δείχνουν ακριβώς αυτό που ο οργανισμός θεωρεί ότι αξίζει να παρακολουθηθεί σε μια βάση δεδομένων.
Ελέγξτε τις παρακάτω πληροφορίες.
Τα έντυπα έχουν επίσης πεδία.
Αυτή η εικόνα δείχνει τη χάρτινη φόρμα που συμπληρώνουν οι παίκτες για να εγγραφούν σε ένα πρωτάθλημα μπέιζμπολ του οποίου οι πίνακες βάσης δεδομένων εμφανίζονται παρακάτω. Συγκρίνετε τις εικόνες και μπορείτε να δείτε ότι οι πίνακες βάσης δεδομένων Παίκτες, Ομάδες και Κατηγορίες έχουν όλοι πεδία για την εισαγωγή πληροφοριών από αυτήν τη φόρμα.
Σχέδια για πίνακες βάσης δεδομένων και ονόματα πεδίων.
Αφού μάθετε τις πληροφορίες που θέλετε να καταγράψετε στη βάση δεδομένων της Access, σκεφτείτε πώς να διαχωρίσετε τις πληροφορίες σε πίνακες βάσης δεδομένων. Πολλοί μπαίνουν στον πειρασμό να τοποθετήσουν όλες τις πληροφορίες σε έναν ενιαίο πίνακα βάσης δεδομένων, αλλά επειδή η Access είναι μια σχεσιακή βάση δεδομένων, μπορείτε να υποβάλετε ερωτήματα σε περισσότερους από έναν πίνακες τη φορά και με αυτόν τον τρόπο να συγκεντρώσετε πληροφορίες από διαφορετικούς πίνακες.
Για να δείτε πώς λειτουργούν οι βάσεις δεδομένων της Access , εξετάστε την απλή βάση δεδομένων. Ο σκοπός αυτής της μικρής βάσης δεδομένων και των τεσσάρων πινάκων της είναι να αποθηκεύουν πληροφορίες για τους παίκτες, τους προπονητές και τις ομάδες σε ένα πρωτάθλημα μπέιζμπολ. Το πεδίο Όνομα ομάδας εμφανίζεται σε τρεις πίνακες. Χρησιμεύει ως σύνδεσμος μεταξύ των πινάκων και επιτρέπει σε περισσότερους από έναν να ερωτηθούν. Αναζητώντας μεμονωμένους πίνακες ή συνδυασμούς πινάκων σε αυτήν τη βάση δεδομένων, μπορείτε να συγκεντρώσετε ρόστερ ομάδων, να κάνετε μια λίστα με προπονητές και τα στοιχεία επικοινωνίας τους, να απαριθμήσετε ομάδες ανά κατηγορία, να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας όλων των παικτών, να μάθετε ποιοι παίκτες έχουν πληρώσει την αμοιβή τους και απαριθμήστε τους παίκτες ανά ηλικιακή ομάδα, μεταξύ άλλων. Αυτή η βάση δεδομένων περιλαμβάνει τέσσερις πίνακες:
Το να αποφασίσετε πόσους πίνακες βάσεων δεδομένων χρειάζεστε και πώς να διαχωρίσετε δεδομένα στους διαφορετικούς πίνακες είναι το πιο δύσκολο μέρος του σχεδιασμού μιας βάσης δεδομένων. Για να κάνετε την εργασία λίγο πιο εύκολη, κάντε την με τον παλιομοδίτικο τρόπο με μολύβι και γόμα. Ακολουθούν οι βασικοί κανόνες για το διαχωρισμό των δεδομένων σε διαφορετικούς πίνακες:
Έχουν γραφτεί ολόκληρα βιβλία σχετικά με το σχεδιασμό της βάσης δεδομένων της Access . Μπορείτε, ωστόσο, να αποθηκεύσετε όλα τα δεδομένα σας σε έναν μόνο πίνακα, εάν τα δεδομένα που θέλετε να αποθηκεύσετε δεν είναι πολύ περίπλοκα. Ο χρόνος που χάνετε εισάγοντας όλα τα δεδομένα σε έναν μόνο πίνακα καλύπτεται από το χρόνο που εξοικονομείτε χωρίς να χρειάζεται να σχεδιάσετε μια σύνθετη βάση δεδομένων με περισσότερους από έναν πίνακες.
Τα πεδία είναι κατηγορίες πληροφοριών. Κάθε πίνακας βάσης δεδομένων χρειάζεται τουλάχιστον ένα πεδίο. Εάν ο ίδιος ο πίνακας είναι θέμα, θα μπορούσατε να πείτε ότι τα πεδία του είναι γεγονότα για το θέμα. Ένας πίνακας βάσης δεδομένων διευθύνσεων χρειάζεται πεδία για την καταγραφή διευθύνσεων οδών, πόλεων, πολιτειών και ταχυδρομικών κωδίκων. Ένας πίνακας βάσης δεδομένων προϊόντων απαιτεί πεδία για αριθμούς αναγνωριστικού προϊόντος, ονόματα προϊόντων και τιμές μονάδας. Μόνο τα γεγονότα, κυρία. Εντός των ορίων του θέματος, ο πίνακας βάσης δεδομένων χρειάζεται ένα πεδίο για κάθε πληροφορία που είναι χρήσιμη για τον οργανισμό σας.
Όταν σχεδιάζετε ποια πεδία να συμπεριλάβετε σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων της Access, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες:
Κάθε πίνακας βάσης δεδομένων πρέπει να έχει ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού. Αυτό το πεδίο , γνωστό και ως πρωτεύον κλειδί, είναι το πεδίο στον πίνακα της βάσης δεδομένων όπου αποθηκεύονται μοναδικά, μοναδικά δεδομένα. Τα δεδομένα που εισάγονται σε αυτό το πεδίο — αριθμός αναγνωριστικού υπαλλήλου, αριθμός ανταλλακτικού, αριθμός προσφοράς — πρέπει να είναι διαφορετικά σε κάθε εγγραφή.
Εάν προσπαθήσετε να εισαγάγετε τα ίδια δεδομένα στο πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού δύο διαφορετικών εγγραφών, ένα πλαίσιο διαλόγου σας προειδοποιεί να μην το κάνετε αυτό. Τα πεδία του πρωτεύοντος κλειδιού σας εμποδίζουν να εισάγετε διπλότυπες εγγραφές. Κάνουν επίσης τα ερωτήματα πιο αποτελεσματικά. Σε ένα ερώτημα, λέτε στην Access τι να αναζητήσει στους πίνακες βάσης δεδομένων, η Access αναζητά στους πίνακες και το πρόγραμμα συγκεντρώνει πληροφορίες που πληρούν τα κριτήρια. Τα πεδία του πρωτεύοντος κλειδιού βοηθούν την Access να αναγνωρίζει τις εγγραφές και να μην συλλέγει τις ίδιες πληροφορίες περισσότερες από μία φορές σε ένα ερώτημα.
Οι αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης αποτελούν καλά πεδία πρωτεύοντος κλειδιού, επειδή κανένα άτομο δεν έχει τον ίδιο αριθμό κοινωνικής ασφάλισης. Οι αριθμοί τιμολογίων και οι αύξοντες αριθμοί αποτελούν επίσης εξαιρετικά πεδία πρωτεύοντος κλειδιού. Επιστρέφοντας στο δείγμα βάσης δεδομένων του πρωταθλήματος μπέιζμπολ, ποια πεδία στους πίνακες βάσης δεδομένων του Little League είναι πεδία πρωτεύοντος κλειδιού; Στον πίνακα Ομάδες, το Όνομα ομάδας μπορεί να είναι το κύριο πεδίο κλειδιού, επειδή καμία ομάδα δεν έχει το ίδιο όνομα. Ο αριθμός κατηγορίας μπορεί επίσης να είναι πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, επειδή τα τμήματα στο πρωτάθλημα είναι αριθμημένα και δεν υπάρχουν δύο τμήματα που να έχουν τον ίδιο αριθμό.
Οι πίνακες βάσης δεδομένων Παίκτες και Προπονητές, ωστόσο, παρουσιάζουν πρόβλημα όταν πρόκειται για την επιλογή ενός πεδίου πρωτεύοντος κλειδιού. Δύο παίκτες μπορεί να έχουν το ίδιο επίθετο, κάτι που αποκλείει το Επώνυμο ως βασικό πεδίο κλειδιού. Ένας αδερφός και μια αδερφή μπορεί να έχουν τον ίδιο αριθμό τηλεφώνου, κάτι που αποκλείει το πεδίο Αριθμός τηλεφώνου. Επειδή κανένα πεδίο δεν περιέχει τιμές που είναι βέβαιο ότι διαφέρουν από εγγραφή σε εγγραφή, έχουν εισαχθεί πεδία που ονομάζονται Αριθμός παίκτη και Αριθμός προπονητή. Για τους σκοπούς αυτής της βάσης δεδομένων, οι παίκτες και οι προπονητές λαμβάνουν αριθμούς.
Εάν η βάση δεδομένων της Access περιλαμβάνει περισσότερους από έναν πίνακες, πρέπει να χαρτογραφήσετε πώς σχετίζονται οι πίνακες μεταξύ τους. Συνήθως, σχηματίζονται σχέσεις μεταξύ του πεδίου πρωτεύοντος κλειδιού σε έναν πίνακα και του αντίστοιχου πεδίου σε έναν άλλο, που ονομάζεται ξένο κλειδί. Η παρακάτω εικόνα δείχνει τις σχέσεις μεταξύ των πινάκων στη βάση δεδομένων Little League. Επειδή αυτοί οι πίνακες συνδέονται με κοινά πεδία, μπορείτε να συλλέξετε πληροφορίες από περισσότερους από έναν πίνακες σε ένα ερώτημα ή μια αναφορά. Προς το παρόν, όταν σχεδιάζετε τη βάση δεδομένων σας, σκεφτείτε πώς να συνδέσετε τους διάφορους πίνακες με κοινά πεδία.
Σχέσεις πίνακα.
Πώς να αποκλείσετε το Microsoft Word από το άνοιγμα αρχείων σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση στα Windows Το Microsoft Word ανοίγει αρχεία σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση, καθιστώντας αδύνατη την επεξεργασία του; Μην ανησυχείτε, οι μέθοδοι είναι παρακάτω
Τρόπος διόρθωσης σφαλμάτων κατά την εκτύπωση λανθασμένων εγγράφων του Microsoft Word Τα σφάλματα στην εκτύπωση εγγράφων Word με αλλαγμένες γραμματοσειρές, ακατάστατες παραγράφους, κείμενο που λείπει ή χαμένο περιεχόμενο είναι αρκετά συνηθισμένα. Ωστόσο, μην το κάνετε
Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το στυλό ή το highlighter για να σχεδιάσετε στις διαφάνειες του PowerPoint κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα σχέδια για την επόμενη παρουσίαση ή να τα σβήσετε, ώστε την επόμενη φορά που θα το δείξετε να ξεκινήσετε με καθαρές διαφάνειες PowerPoint. Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες για να διαγράψετε σχέδια με στυλό και επισημάνσεις: Σβήσιμο γραμμών μία στο […]
Η βιβλιοθήκη στυλ περιέχει αρχεία CSS, αρχεία επεκτάσιμης γλώσσας φύλλου στυλ (XSL) και εικόνες που χρησιμοποιούνται από προκαθορισμένες κύριες σελίδες, διατάξεις σελίδων και στοιχεία ελέγχου στο SharePoint 2010. Για να εντοπίσετε αρχεία CSS στη βιβλιοθήκη στυλ μιας τοποθεσίας δημοσίευσης: Επιλέξτε Ενέργειες τοποθεσίας→ Προβολή Όλο το περιεχόμενο του ιστότοπου. Εμφανίζεται το περιεχόμενο του ιστότοπου. Η βιβλιοθήκη Style βρίσκεται στο […]
Μην κατακλύζετε το κοινό σας με τεράστιους αριθμούς. Στο Microsoft Excel, μπορείτε να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα των πινάκων εργαλείων και των αναφορών σας μορφοποιώντας τους αριθμούς σας ώστε να εμφανίζονται σε χιλιάδες ή εκατομμύρια.
Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία κοινωνικής δικτύωσης του SharePoints που επιτρέπουν σε άτομα και ομάδες να επικοινωνούν, να συνεργάζονται, να μοιράζονται και να συνδέονται.
Οι ημερομηνίες του Ιουλιανού χρησιμοποιούνται συχνά σε περιβάλλοντα παραγωγής ως χρονική σήμανση και γρήγορη αναφορά για έναν αριθμό παρτίδας. Αυτός ο τύπος κωδικοποίησης ημερομηνίας επιτρέπει στους λιανοπωλητές, τους καταναλωτές και τους αντιπροσώπους υπηρεσιών να προσδιορίσουν πότε κατασκευάστηκε ένα προϊόν και, επομένως, την ηλικία του προϊόντος. Οι ημερομηνίες του Ιουλιανού χρησιμοποιούνται επίσης στον προγραμματισμό, τον στρατό και την αστρονομία. Διαφορετικές […]
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εφαρμογή Ιστού στην Access 2016. Τι είναι λοιπόν μια εφαρμογή Ιστού; Λοιπόν, ο Ιστός σημαίνει ότι είναι διαδικτυακός και η εφαρμογή είναι απλώς συντομογραφία της «εφαρμογής». Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή Ιστού είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή βάσης δεδομένων στην οποία έχει πρόσβαση από το cloud χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης. Δημιουργείτε και συντηρείτε την εφαρμογή Ιστού στην έκδοση για υπολογιστές […]
Οι περισσότερες σελίδες στο SharePoint 2010 εμφανίζουν μια λίστα με συνδέσμους πλοήγησης στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Η γραμμή γρήγορης εκκίνησης εμφανίζει συνδέσμους προς επιλεγμένο περιεχόμενο ιστότοπου, όπως λίστες, βιβλιοθήκες, τοποθεσίες και σελίδες δημοσίευσης. Η γραμμή γρήγορης εκκίνησης περιλαμβάνει δύο πολύ σημαντικούς συνδέσμους: Σύνδεσμος όλου του περιεχομένου του ιστότοπου: Η […]
Για απλά προβλήματα, ο Επίλυση στο Excel συνήθως βρίσκει γρήγορα τις βέλτιστες τιμές μεταβλητής Επίλυσης για τη συνάρτηση αντικειμένου. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, ο Επίλυση δυσκολεύεται να βρει τις τιμές της μεταβλητής Επίλυσης που βελτιστοποιούν τη συνάρτηση στόχου. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο Επίλυση εμφανίζει συνήθως ένα μήνυμα ή ένα μήνυμα σφάλματος που περιγράφει ή συζητά το πρόβλημα που […]
