Πολλές, πολλές μορφές εγγράφων που είναι διαθέσιμες στο Word 2019

Το Word αναγνωρίζει με δυσαρέσκεια ότι δεν είναι ο μόνος επεξεργαστής κειμένου και ότι ο τύπος αρχείου εγγράφων του δεν είναι ο μόνος. Ως εκ τούτου, το πρόγραμμα συμβιβάζεται με το να επιτρέπει την προσαρμογή μικρότερων, θνητών μορφών εγγράφων. Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να διαβάζετε και να επεξεργάζεστε έγγραφα που δεν είναι Word, καθώς και να μοιράζεστε έγγραφα με χρήστες που δεν ανήκουν στο Word, οι οποίοι στοχεύουν να ευλογηθούν από την ευεργεσία του Word.

Κατανόηση των μορφών εγγράφων

Όταν αποθηκεύετε ένα έγγραφο, το Word τοποθετεί το κείμενο, τη μορφοποίηση και άλλες πληροφορίες του εγγράφου σε ένα αρχείο. Για να διατηρήσει τις πληροφορίες οργανωμένες, το Word χρησιμοποιεί μια συγκεκριμένη μορφή αρχείου . Η μορφή αρχείου κάνει ένα έγγραφο του Word μοναδικό και διαφορετικό από άλλους τύπους αρχείων που μαραζώνουν στο σύστημα αποθήκευσης του υπολογιστή σας.

Η μορφή εγγράφου του Word είναι δημοφιλής, αλλά δεν είναι η μόνη διαθέσιμη μορφή εγγράφου επεξεργασίας κειμένου. Άλλοι επεξεργαστές κειμένου, καθώς και βοηθητικά προγράμματα εγγράφων όπως το Adobe Acrobat, χρησιμοποιούν τις δικές τους μορφές. Το Word σάς επιτρέπει να ανοίγετε έγγραφα που είναι αποθηκευμένα σε αυτές τις μορφές καθώς και να αποθηκεύετε τα έγγραφά σας στο Word σε μορφές εξωγήινων. Δεν είμαι σίγουρος αν το λογισμικό είναι ευχαριστημένο να το κάνει, αλλά είναι ικανό.

• Ο καλύτερος τρόπος για να αποθηκεύσετε ένα αρχείο σε άλλη μορφή είναι να χρησιμοποιήσετε την εντολή Εξαγωγή.
• Η τυπική μορφή εγγράφου του Word χρησιμοποιεί την επέκταση ονόματος αρχείου .docx. Αυτή η επέκταση εφαρμόζεται αυτόματα σε όλα τα έγγραφα του Word που αποθηκεύετε, αν και μπορεί να μην είναι ορατή κατά την προβολή αρχείων σε έναν φάκελο. Η παλαιότερη μορφή εγγράφου του Word χρησιμοποιούσε την επέκταση ονόματος αρχείου .doc.

Άνοιγμα εγγράφου που δεν είναι Word

Το Word μπορεί να ανοίξει με μαγικό τρόπο και να εμφανίσει μια σειρά από περίεργα έγγραφα που δεν ανήκουν στο Word. Ετσι δουλευει:

Πατήστε Ctrl+F12 για να καλέσετε το παραδοσιακό παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα.

Επιλέξτε μια μορφή αρχείου από το κουμπί μενού.
Το κουμπί μενού δεν έχει ετικέτα, αν και μπορεί να λέει Όλα τα έγγραφα του Word, όπως φαίνεται στο σχήμα. Όταν επιλέγετε μια συγκεκριμένη μορφή αρχείου, το Word περιορίζει τον αριθμό των αρχείων που εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα. εμφανίζονται μόνο αρχεία που ταιριάζουν με τη συγκεκριμένη μορφή αρχείου.

Εάν δεν γνωρίζετε τη μορφή, επιλέξτε Όλα τα αρχεία από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Κάντε κλικ για να επιλέξετε το αρχείο.
Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε τα στοιχεία ελέγχου στο πλαίσιο διαλόγου για να βρείτε άλλο μέσο αποθήκευσης ή φάκελο που περιέχει το αρχείο.

Κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

Αλλάξτε τους τύπους αρχείων στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα.

Το αρχείο εξωγήινων εμφανίζεται στην οθόνη, έτοιμο για επεξεργασία, όπως κάθε άλλο έγγραφο του Word — ή όχι. Το Word κάνει ό,τι καλύτερο μπορεί για να ανοίξει άλλες μορφές αρχείων, αλλά μπορεί να μην τα έχει όλα 100% okey-doke.

• Για ορισμένους τύπους εγγράφων, το Word εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου μετατροπής αρχείου. Χρησιμοποιήστε τα στοιχεία ελέγχου για να κάνετε προεπισκόπηση του εγγράφου, αν και το να κάνετε κλικ στο κουμπί OK είναι συνήθως το καλύτερο στοίχημά σας.
• Η επιλογή Ανάκτηση κειμένου από οποιοδήποτε αρχείο είναι χρήσιμη για την αναζήτηση άγνωστων αρχείων, ειδικά από αντίκες και σκοτεινές μορφές αρχείων επεξεργασίας κειμένου.
• Το Word θυμάται τον τύπο αρχείου! Όταν χρησιμοποιείτε ξανά το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, ο ίδιος τύπος αρχείου έχει ήδη επιλεγεί από την αναπτυσσόμενη λίστα Files of Type. Αυτό σημαίνει ότι το κανονικό σας έγγραφο του Word μπορεί να ανοίξει ως έγγραφο απλού κειμένου, το οποίο φαίνεται πραγματικά άσχημο. Θυμηθείτε να ελέγξετε την αναπτυσσόμενη λίστα Files of Type εάν σας συμβεί κάτι τέτοιο.
• Αντίστοιχα, όταν ανοίγετε ένα έγγραφο του Word μετά το άνοιγμα ενός εγγράφου HTML ή ειδικά όταν χρησιμοποιείτε την επιλογή Ανάκτηση κειμένου από οποιοδήποτε αρχείο, πρέπει να επιλέξετε Έγγραφα του Word από τη λίστα. Διαφορετικά, το Word ενδέχεται να ανοίξει έγγραφα με τρόπο που σας φαίνεται περίεργο.
• Ενδέχεται να δείτε μια προειδοποίηση όταν ανοίγετε ένα έγγραφο που έχετε λάβει από το Διαδίκτυο. Το Word είναι απλώς ασφαλές. το έγγραφο τοποθετείται σε Προστατευμένη προβολή. Μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση του εγγράφου, αλλά για να το επεξεργαστείτε, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Ενεργοποίηση επεξεργασίας.
• Μην κατηγορείτε τον εαυτό σας όταν το Word δεν μπορεί να ανοίξει ένα έγγραφο. Πολλές, πολλές μορφές αρχείων είναι άγνωστες στο Word. Όταν κάποιος σας στέλνει αυτόν τον τύπο εγγράφου, ζητήστε από το άτομο να το στείλει ξανά χρησιμοποιώντας μια κοινή μορφή αρχείου, όπως HTML ή RTF.

Ενημέρωση παλαιότερου εγγράφου του Word

Το Microsoft Word υπάρχει εδώ και αιώνες. Χρησιμοποιούσε την ίδια μορφή αρχείου .doc από τις πρώτες μέρες, όταν το Word λειτουργούσε σε υπολογιστές με ατμό που χρειάζονταν τρία άτομα για να ανυψωθούν σε ένα τραπέζι.

Το 2007, το Word άλλαξε τη μορφή του αρχείου του εγγράφου. Έφυγε η μορφή .doc και αντικαταστάθηκε από τη μορφή .docx. Επειδή πολλοί άνθρωποι εξακολουθούν να χρησιμοποιούν παλαιότερες εκδόσεις του Word και δεδομένης της πληθώρας παλαιότερων αρχείων .doc που είναι ακόμα διαθέσιμα, κατέστη απαραίτητο να εργαστείτε και να μετατρέψετε αυτά τα παλαιότερα έγγραφα.

Η εργασία με ένα παλαιότερο έγγραφο του Word είναι cinchy: Ανοίξτε το έγγραφο. Βλέπετε το κείμενο [Compatibility Mode] μετά το όνομα του αρχείου στο επάνω μέρος του παραθύρου. Αυτό το κείμενο είναι μια μεγάλη ένδειξη ότι χρησιμοποιείτε ένα παλαιότερο έγγραφο του Word. Μια άλλη ένδειξη είναι ότι πολλές δυνατότητες του Word, όπως η δυνατότητα προεπισκόπησης αλλαγών μορφής και θεμάτων εγγράφων, δεν λειτουργούν κατά την επεξεργασία ενός παλαιότερου εγγράφου.

Για να ενημερώσετε ένα παλαιότερο έγγραφο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

Στην οθόνη πληροφοριών, κάντε κλικ στο κουμπί Μετατροπή.
Εμφανίζεται ένα περιγραφικό πλαίσιο διαλόγου. Εάν όχι, μεταβείτε στο Βήμα 5.

Στο παράθυρο διαλόγου Microsoft Word, κάντε κλικ για να τοποθετήσετε ένα σημάδι επιλογής από το στοιχείο Να μην με ρωτάτε ξανά σχετικά με τη μετατροπή εγγράφων.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε το έγγραφο.
Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως. Εάν κοιτάξετε το μενού Τύπος αρχείου, θα δείτε ότι η επιλεγμένη μορφή αρχείου είναι Έγγραφο του Word (*.docx). Το έγγραφο ενημερώνεται.

Το παλαιότερο έγγραφο δεν καταργείται όταν ακολουθήσετε αυτά τα βήματα, αν και μπορείτε να το διαγράψετε.