Πλοήγηση στην κύρια οθόνη στο Outlook 2003

Η κύρια οθόνη στο Microsoft Outlook, όπως φαίνεται στο Σχήμα 1, έχει όλα τα συνηθισμένα μέρη μιας οθόνης των Windows, αλλά με μερικές σημαντικές προσθήκες. Στην αριστερή πλευρά της οθόνης, βλέπετε το Παράθυρο πλοήγησης. Δίπλα στο παράθυρο περιήγησης, μπορείτε να βρείτε το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών, το τμήμα της οθόνης που καταλαμβάνει το μεγαλύτερο μέρος του χώρου.

Εικόνα 1: Η κύρια οθόνη στο Microsoft Outlook.

Το παράθυρο πλοήγησης

Το παράθυρο περιήγησης (το τμήμα της οθόνης του Outlook που παλαιότερα ονομαζόταν γραμμή του Outlook) είναι η στήλη στην αριστερή πλευρά της οθόνης του Outlook. Περιέχει πολλά κουμπιά με ονόματα όπως Αλληλογραφία, Ημερολόγιο, Επαφές, Εργασίες και Σημειώσεις — τις βασικές μονάδες του Outlook.

Το παράθυρο περιήγησης αποτελείται από δύο ενότητες:

• Ένα άνω τμήμα παραθύρου. Αυτή η ενότητα του παραθύρου πλοήγησης εμφανίζει διαφορετικά είδη πληροφοριών σε διαφορετικές χρονικές στιγμές. Μερικές φορές το επάνω μισό του παραθύρου πλοήγησης εμφανίζει τη λίστα φακέλων, μερικές φορές εμφανίζει μια λίστα με τις διαθέσιμες προβολές και μερικές φορές περιέχει φράσεις με μπλε γράμματα. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε μια φράση για να κάνετε αυτό που περιγράφει αυτή η φράση, όπως "Άνοιγμα κοινόχρηστου ημερολογίου". Εάν θέλετε να εμφανίσετε τη λίστα φακέλων σε αυτήν την ενότητα του επάνω παραθύρου, επιλέξτε Μετάβαση –> Λίστα φακέλων.

• Ένα κάτω τμήμα που αποτελείται από κουμπιά. Κάθε κουμπί στην κάτω ενότητα συνδέεται με μία από τις κύριες λειτουργικές μονάδες του Outlook — αλληλογραφία, ημερολόγιο, επαφές, εργασίες κ.λπ. Απλώς κάντε κλικ σε ένα κουμπί και δείτε τι συμβαίνει. Κάνοντας κλικ στο κουμπί αλλάζει το περιεχόμενο στην κύρια οθόνη για να ταιριάζει με αυτό που περιγράφει αυτό το κουμπί. Κάντε κλικ στο κουμπί Ημερολόγιο, για παράδειγμα, και εμφανίζεται μια οθόνη Ημερολογίου. Κάντε κλικ στις Επαφές και θα εμφανιστεί μια οθόνη για ονόματα και διευθύνσεις. Η διαδικασία είναι σαν να αλλάζετε τα κανάλια στην τηλεόραση. Εάν μεταβείτε σε ένα κανάλι που δεν θέλετε, μεταβείτε σε άλλο — δεν υπάρχει πρόβλημα.

Ακριβώς πάνω από το εικονίδιο αλληλογραφίας στο παράθυρο περιήγησης, μπορείτε να δείτε ένα γκρι περίγραμμα που χωρίζει τα κουμπιά στο κάτω μέρος από το επάνω μέρος της γραμμής. Εάν σύρετε αυτό το γκρι περίγραμμα προς τα κάτω με το ποντίκι σας, τα κουμπιά στο παράθυρο περιήγησης εξαφανίζονται ένα προς ένα. Μπορεί να θέλετε να κάνετε αυτό το σύρσιμο για να έχετε καλύτερη προβολή της λίστας φακέλων σας. Μπορείτε να κάνετε αυτά τα κουμπιά να εμφανίζονται ξανά σύροντας ξανά το γκρι περίγραμμα προς τα πάνω.

The Information Viewer: Το hotspot του Outlook

Το μεγαλύτερο μέρος της ενέργειας συμβαίνει στο Outlook στο πρόγραμμα προβολής πληροφοριών. Εάν το παράθυρο περιήγησης μοιάζει με τον επιλογέα καναλιών στην τηλεόρασή σας, το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών είναι σαν την οθόνη της τηλεόρασης. Όταν διαβάζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κοιτάζετε στο πρόγραμμα προβολής πληροφοριών για να διαβάσετε τα μηνύματά σας. εάν προσθέτετε ή αναζητάτε επαφές, βλέπετε ονόματα επαφών εδώ. Μπορείτε να κάνετε όλα τα φανταχτερά κόλπα ταξινόμησης που κάθε λειτουργική μονάδα στο Outlook σάς επιτρέπει να εκτελείτε στο πρόγραμμα προβολής πληροφοριών.

Επειδή μπορείτε να αποθηκεύσετε περισσότερες πληροφορίες στο Outlook από όσες θέλετε να δείτε ανά πάσα στιγμή, το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών σάς εμφανίζει μόνο ένα τμήμα των διαθέσιμων πληροφοριών. Το Ημερολόγιο, για παράδειγμα, μπορεί να αποθηκεύσει ημερομηνίες από το έτος 1601 έως και το 4500. (Έχετε σχέδια το Σάββατο το βράδυ σε 2.500 χρόνια από τώρα;) Το Outlook αναλύει αυτόν τον χρόνο και σας τον εμφανίζει σε διαχειρίσιμα τμήματα στο το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών. Το μικρότερο κομμάτι Ημερολογίου που μπορείτε να δείτε είναι μια μέρα. η μεγαλύτερη φέτα είναι ένας μήνας.

Το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών οργανώνει τα στοιχεία που σας εμφανίζει σε μονάδες που ονομάζονται προβολές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις προβολές που περιλαμβάνονται στο Outlook κατά την εγκατάσταση ή μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προβολές και να τις αποθηκεύσετε.

Μπορείτε να πλοηγηθείτε μεταξύ των τμημάτων πληροφοριών που σας εμφανίζει το Outlook κάνοντας κλικ σε διάφορα μέρη του προγράμματος προβολής πληροφοριών. Μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν τη λέξη περιήγηση για τη διαδικασία μετακίνησης στο πρόγραμμα προβολής πληροφοριών — είναι λίγο σαν να κοιτάτε τις σελίδες του βιβλίου ημερομηνιών τσέπης σας.

Για να περιηγηθείτε στα δεδομένα του Ημερολογίου στο πρόγραμμα προβολής πληροφοριών ανά εβδομάδα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Ημερολόγιο στο παράθυρο περιήγησης (ή πατήστε Ctrl+2).

2. Επιλέξτε Προβολή –> Εβδομάδα.

Δοκιμάστε αυτά τα κόλπα για να δείτε πώς συμπεριφέρεται το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών:

• Κάντε κλικ σε μια ημερομηνία στο μικρό ημερολόγιο στην επάνω δεξιά γωνία. Το μεγάλο ημερολόγιο αλλάζει σε προβολή μιας ημέρας.

• Κάντε κλικ στο W για την Τετάρτη στο επάνω μέρος ενός από τα μικρά ημερολόγια. Το μεγάλο ημερολόγιο αλλάζει σε μηνιαία προβολή.

Μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση του προγράμματος προβολής πληροφοριών με άπειρους τρόπους για να κάνετε την εργασία που κάνετε στο Outlook να έχει νόημα για εσάς. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να δείτε τα ραντεβού για μια μέρα ή μόνο τα στοιχεία που εκχωρείτε σε μια συγκεκριμένη κατηγορία. Οι προβολές μπορούν να σας βοηθήσουν να ρίξετε μια γρήγορη ματιά ακριβώς στο τμήμα των πληροφοριών που χρειάζεστε.