Πίνακες εργαλείων Excel: Πώς να καταγράψετε την πρώτη σας μακροεντολή

Εάν είστε αρχάριοι στον αυτοματισμό του πίνακα εργαλείων στο Excel, είναι απίθανο να μπορείτε να γράψετε τον κώδικα VBA (Visual Basic for Applications) με το χέρι για να δημιουργήσετε μακροεντολές. Χωρίς πλήρη γνώση του μοντέλου αντικειμένου και της σύνταξης του Excel, η σύνταξη του απαραίτητου κώδικα θα ήταν αδύνατη για τους περισσότερους αρχάριους χρήστες.

Εδώ είναι χρήσιμη η εγγραφή μιας μακροεντολής. Η ιδέα είναι ότι καταγράφετε την επιθυμητή ενέργεια και, στη συνέχεια, εκτελείτε τη μακροεντολή κάθε φορά που θέλετε να εκτελεστεί αυτή η ενέργεια.

Για να ξεκινήσετε, πρέπει πρώτα να αποκρύψετε την καρτέλα Προγραμματιστής. Μπορείτε να βρείτε το πλήρες σύνολο εργαλείων μακροεντολών στο Excel 2013 στην καρτέλα Προγραμματιστής, η οποία είναι αρχικά κρυφή. Πρέπει να πείτε ρητά στο Excel για να το κάνει ορατό. Για να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Μεταβείτε στην Κορδέλα και κάντε κλικ στο κουμπί Αρχείο.

Για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή κορδέλας.

Στο πλαίσιο λίστας στα δεξιά, βλέπετε όλες τις διαθέσιμες καρτέλες.

Επιλέξτε την καρτέλα Προγραμματιστής, όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα.

Κάντε κλικ στο OK.

Τώρα που έχετε την καρτέλα Developer, επιλέξτε την και κάντε κλικ στην εντολή Record Macro. Αυτό ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Record Macro, όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα.

Ακολουθούν τα τέσσερα πεδία στο πλαίσιο διαλόγου Εγγραφή μακροεντολής:

• Όνομα μακροεντολής: Το Excel δίνει ένα προεπιλεγμένο όνομα στη μακροεντολή σας, όπως το Macro1, αλλά η καλύτερη πρακτική είναι να δώσετε στη μακροεντολή σας ένα όνομα πιο περιγραφικό για το τι κάνει στην πραγματικότητα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ονομάσετε μια μακροεντολή που μορφοποιεί έναν γενικό πίνακα ως AddDataBars.

• Πλήκτρο συντόμευσης: Αυτό το πεδίο είναι προαιρετικό. Κάθε μακροεντολή χρειάζεται ένα συμβάν ή κάτι να συμβεί, για να εκτελεστεί. Αυτό το συμβάν μπορεί να είναι ένα πάτημα κουμπιού, ένα άνοιγμα βιβλίου εργασίας ή σε αυτήν την περίπτωση, ένας συνδυασμός πληκτρολόγησης. Όταν εκχωρείτε ένα πλήκτρο συντόμευσης στη μακροεντολή σας, η εισαγωγή αυτού του συνδυασμού πλήκτρων ενεργοποιεί την εκτέλεση της μακροεντολής σας. Δεν χρειάζεται να εισάγετε ένα πλήκτρο συντόμευσης για να εκτελέσετε τη μακροεντολή σας.

• Αποθήκευση μακροεντολής σε: Αυτό το βιβλίο εργασίας είναι η προεπιλεγμένη επιλογή. Η αποθήκευση της μακροεντολής σας σε αυτό το βιβλίο εργασίας σημαίνει απλώς ότι η μακροεντολή αποθηκεύεται μαζί με το ενεργό αρχείο Excel. Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας, η μακροεντολή θα είναι διαθέσιμη για εκτέλεση.

  Ομοίως, εάν στείλετε το βιβλίο εργασίας σε άλλο χρήστη, αυτός ο χρήστης μπορεί επίσης να εκτελέσει τη μακροεντολή, υπό την προϋπόθεση ότι η ασφάλεια της μακροεντολής έχει ρυθμιστεί σωστά από τον χρήστη σας.

• Περιγραφή: Αυτό το πεδίο είναι προαιρετικό, αλλά είναι χρήσιμο εάν έχετε πολλές μακροεντολές σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή εάν πρέπει να δώσετε σε έναν χρήστη μια πιο λεπτομερή περιγραφή σχετικά με το τι κάνει η μακροεντολή.

Σε αυτό το πρώτο παράδειγμα, εισαγάγετε AddDataBars στο πεδίο Macro Name και επιλέξτε This Workbook από το αναπτυσσόμενο μενού Store Macro In, όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα. Πατήστε OK.

Το Excel καταγράφει τώρα τις ενέργειές σας. Κατά την εγγραφή του Excel, μπορείτε να εκτελέσετε όποιες ενέργειες θέλετε. Σε αυτό το σενάριο, καταγράφετε μια μακροεντολή για να προσθέσετε γραμμές δεδομένων σε μια στήλη αριθμών.

Ακολουθήστε ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Επισημάνετε τα κελιά C1:C21.

Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους___Νέος κανόνας.

Στο παράθυρο διαλόγου Νέος κανόνας μορφοποίησης, μεταβείτε στο αναπτυσσόμενο μενού Στυλ μορφοποίησης και επιλέξτε Γραμμή δεδομένων.

Εμφανίζεται ένα άλλο παράθυρο διαλόγου. Εδώ, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση μόνο γραμμής.

Πατήστε OK για να εφαρμόσετε την αλλαγή σας.

Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματιστής και κάντε κλικ στην εντολή Διακοπή εγγραφής.

Σε αυτό το σημείο, το Excel σταματά την εγγραφή. Τώρα έχετε μια μακροεντολή που αντικαθιστά τα δεδομένα στο C1:C21 με Γραμμές δεδομένων. Τώρα, μπορείτε να εγγράψετε μια νέα μακροεντολή για να αφαιρέσετε τις γραμμές δεδομένων.

Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματιστής και κάντε κλικ στην εντολή Εγγραφή μακροεντολής.

Εισαγάγετε το RemoveDataBars στο πεδίο Όνομα μακροεντολής και επιλέξτε Αυτό το βιβλίο εργασίας από το αναπτυσσόμενο μενού Store Macro In, όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα. Πατήστε OK.

Επισημάνετε τα κελιά C1:C21.

Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και επιλέξτε Conditional Formatting___Clear Rules___Clear Rules from Selected Cells.

Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματιστής και κάντε κλικ στην εντολή Διακοπή εγγραφής.

Και πάλι, το Excel σταματά την εγγραφή. Τώρα έχετε μια νέα μακροεντολή που καταργεί κανόνες μορφοποίησης υπό όρους από τα κελιά C1:C21.