Πίνακες εργαλείων και αναφορές του Excel: Δημιουργήστε τον πρώτο σας συγκεντρωτικό πίνακα

Ένας συγκεντρωτικός πίνακας στο Excel σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στη συντήρηση των πινάκων εργαλείων και των αναφορών σας και περισσότερο χρόνο κάνοντας άλλα χρήσιμα πράγματα. Κανένα βοηθητικό πρόγραμμα σε ολόκληρο το Excel δεν σας επιτρέπει να επιτύχετε αυτό το αποδοτικό μοντέλο δεδομένων καλύτερα από έναν συγκεντρωτικό πίνακα.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να προχωρήσετε στη δημιουργία του πρώτου σας συγκεντρωτικού πίνακα:

Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε μεμονωμένο κελί μέσα στην πηγή δεδομένων σας — στον πίνακα που θα χρησιμοποιήσετε για να τροφοδοτήσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα.

Επιλέξτε την καρτέλα Εισαγωγή στην Κορδέλα. Εδώ, βρείτε το εικονίδιο Συγκεντρωτικού Πίνακα, όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα. Επιλέξτε Συγκεντρωτικός Πίνακας από την αναπτυσσόμενη λίστα κάτω από το εικονίδιο.

Αυτό ενεργοποιεί το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα, όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα. Όπως μπορείτε να δείτε, αυτό το παράθυρο διαλόγου σας ζητά να καθορίσετε τη θέση των δεδομένων προέλευσης και τη θέση που θέλετε να τοποθετήσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα.

Σημειώστε ότι στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα, το Excel κάνει μια προσπάθεια να συμπληρώσει το εύρος των δεδομένων σας για εσάς. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το Excel το κάνει σωστά. Ωστόσο, βεβαιωθείτε πάντα ότι έχει επιλεγεί το σωστό εύρος.

Θα σημειώσετε επίσης στο σχήμα ότι η προεπιλεγμένη θέση για έναν νέο συγκεντρωτικό πίνακα είναι Νέο φύλλο εργασίας. Αυτό σημαίνει ότι ο συγκεντρωτικός σας πίνακας θα τοποθετηθεί σε ένα νέο φύλλο εργασίας στο τρέχον βιβλίο εργασίας. Μπορείτε να το αλλάξετε επιλέγοντας την επιλογή Υπάρχον φύλλο εργασίας και προσδιορίζοντας το φύλλο εργασίας όπου θέλετε να τοποθετηθεί ο συγκεντρωτικός πίνακας.

Κάντε κλικ στο OK.

Σε αυτό το σημείο, έχετε μια κενή αναφορά συγκεντρωτικού πίνακα σε ένα νέο φύλλο εργασίας. Δίπλα στον κενό συγκεντρωτικό πίνακα, βλέπετε το πλαίσιο διαλόγου Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα, που φαίνεται σε αυτό το σχήμα.

Η ιδέα εδώ είναι να προσθέσετε τα πεδία που χρειάζεστε στον συγκεντρωτικό πίνακα χρησιμοποιώντας τις τέσσερις ζώνες πτώσης που βρίσκονται στη Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα — Φίλτρα, Στήλες, Σειρές και Τιμές. Ευχάριστα, αυτές οι ζώνες πτώσης αντιστοιχούν στις τέσσερις περιοχές του συγκεντρωτικού πίνακα που εξετάζετε στην αρχή αυτού του κεφαλαίου.

Εάν κάνοντας κλικ στον συγκεντρωτικό πίνακα δεν ενεργοποιείται το πλαίσιο διαλόγου Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα, μπορείτε να το ενεργοποιήσετε μη αυτόματα κάνοντας δεξί κλικ οπουδήποτε μέσα στον συγκεντρωτικό πίνακα και επιλέγοντας Εμφάνιση λίστας πεδίων.

Τώρα, πριν αρχίσετε να ρίχνετε πεδία στις διάφορες ζώνες πτώσης, είναι σημαντικό να κάνετε στον εαυτό σας δύο ερωτήσεις. «Τι μετράω;» και "Πώς θέλω να το δω;" Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις σας δίνουν κάποια καθοδήγηση όταν προσδιορίζετε ποια πεδία πηγαίνουν.

Για την πρώτη σας αναφορά συγκεντρωτικού πίνακα, θέλετε να μετρήσετε τις πωλήσεις σε δολάρια ανά αγορά. Αυτό σας λέει αυτόματα ότι θα χρειαστεί να εργαστείτε με το πεδίο Ποσό πωλήσεων και το πεδίο Αγορά.

Πώς θέλετε να το δείτε αυτό; Θέλετε οι αγορές να κατεβαίνουν στην αριστερή πλευρά της αναφοράς και το ποσό των πωλήσεων να υπολογίζεται δίπλα σε κάθε αγορά. Αν θυμάστε τις τέσσερις περιοχές του συγκεντρωτικού πίνακα, θα χρειαστεί να προσθέσετε το πεδίο Market στη ζώνη πτώσης Σειρών και το πεδίο Ποσό πωλήσεων στη ζώνη πτώσης Τιμές.

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αγορά στη λίστα, όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα.

Τώρα που έχετε περιοχές στον συγκεντρωτικό πίνακα, ήρθε η ώρα να προσθέσετε τις πωλήσεις σε δολάρια.

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ποσό πωλήσεων στη λίστα, όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα.

Η επιλογή ενός πλαισίου ελέγχου που δεν είναι αριθμητικό (κείμενο ή ημερομηνία) τοποθετεί αυτόματα αυτό το πεδίο στην περιοχή γραμμής του συγκεντρωτικού πίνακα. Η επιλογή ενός πλαισίου ελέγχου που είναι αριθμητικό τοποθετεί αυτόματα αυτό το πεδίο στην περιοχή τιμών του συγκεντρωτικού πίνακα.

Τι συμβαίνει εάν χρειάζεστε πεδία στις άλλες περιοχές του συγκεντρωτικού πίνακα; Λοιπόν, αντί να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου του πεδίου, μπορείτε να σύρετε οποιοδήποτε πεδίο απευθείας στις διαφορετικές ζώνες απόθεσης.

Κάτι ακόμα: Όταν προσθέτετε πεδία στις ζώνες πτώσης, μπορεί να δυσκολευτείτε να δείτε όλα τα πεδία σε κάθε ζώνη πτώσης. Μπορείτε να επεκτείνετε το πλαίσιο διαλόγου Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα κάνοντας κλικ και σύροντας τα περιγράμματα του πλαισίου διαλόγου.