Οργάνωση του email σας στο Outlook: Καθαρισμός των φακέλων σας

Η απαλλαγή από τα περιττά στοιχεία στους φακέλους του Outlook είναι απαραίτητη για την καλή ψυχική υγεία. Όλη αυτή η ακαταστασία στα εισερχόμενά σας στο Outlook μπορεί να είναι ενοχλητική. Αυτές οι πληροφορίες εξηγούν δύο ακόμη τεχνικές για την οργάνωση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook 2019 και την αφαίρεση υπολειμμάτων από φακέλους — την αρχειοθέτηση και την εντολή Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.

Αρχειοθέτηση του παλιού περιεχομένου στα εισερχόμενά σας στο Outlook

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το Outlook τοποθετεί μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εργασίες και συναντήσεις παλαιότερα των έξι μηνών στο φάκελο Archive, έναν ειδικό φάκελο για στοιχεία που το Outlook πιστεύει ότι είναι μπαγιάτικα και δεν αξίζει να διατηρηθούν πια. Το Outlook καλεί την αποστολή αυτών των στοιχείων στον φάκελο "Αρχειοθέτηση" "αυτόματη αρχειοθέτηση". Τα στοιχεία που έχουν αρχειοθετηθεί δεν χάνονται για πάντα. Μπορείτε να τα επισκεφτείτε ανοίγοντας το φάκελο Αρχειοθέτηση φακέλων και τους υποφακέλους του στο παράθυρο Φάκελος. Αυτοί οι φάκελοι και οι υποφάκελοι δημιουργούνται αυτόματα την πρώτη φορά που αρχειοθετείτε στοιχεία.

Η αρχειοθέτηση είναι ένας τρόπος να αφαιρέσετε τους φακέλους αλληλογραφίας, τις λίστες εργασιών και το ημερολόγιο από στοιχεία που δεν έχουν πλέον σημασία. Το πώς και πότε αρχειοθετούνται τα στοιχεία εξαρτάται από εσάς. Για να αρχειοθετήσετε στοιχεία, μπορείτε να τα αρχειοθετήσετε μόνοι σας, να δημιουργήσετε ένα προεπιλεγμένο σύνολο κανόνων αρχειοθέτησης που ισχύει για όλους τους φακέλους ή, εάν ένας φάκελος χρειάζεται ατομική προσοχή και δεν πρέπει να υπόκειται στους προεπιλεγμένους κανόνες αρχειοθέτησης, να ορίσετε ειδικούς κανόνες για αυτό ντοσιέ. Κάθε φάκελος μπορεί να έχει το δικό του σύνολο κανόνων αρχειοθέτησης ή να υπόκειται στους προεπιλεγμένους κανόνες.

Για να πείτε στο Outlook πώς να αρχειοθετεί παλιά πράγματα:

• Καθιέρωση προεπιλεγμένων κανόνων αρχειοθέτησης: Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook. Στη συνέχεια, στην καρτέλα Για προχωρημένους, κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης. Βλέπετε το πλαίσιο διαλόγου AutoArchive.
• Καθιέρωση κανόνων για έναν συγκεκριμένο φάκελο: Επιλέξτε το φάκελο, μεταβείτε στην καρτέλα Φάκελος και κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης. Βλέπετε την καρτέλα AutoArchive του πλαισίου διαλόγου Ιδιότητες, όπως φαίνεται στο

Δημιουργία των προεπιλεγμένων κανόνων αρχειοθέτησης (αριστερά) και κανόνων για έναν φάκελο (δεξιά).

Προεπιλεγμένοι κανόνες αρχειοθέτησης στο Outlook

Διαπραγματευτείτε αυτές τις επιλογές στο παράθυρο διαλόγου AutoArchive για να δημιουργήσετε προεπιλεγμένους κανόνες αρχειοθέτησης:

• Εκτέλεση AutoArchive Every: Εισαγάγετε έναν αριθμό για να ενημερώσετε το Outlook πόσο συχνά να αρχειοθετεί στοιχεία.
• Ερώτηση πριν από την εκτέλεση της αρχειοθέτησης: Εάν είναι επιλεγμένο αυτό το πλαίσιο ελέγχου, θα δείτε ένα πλαίσιο μηνύματος πριν ξεκινήσει η αρχειοθέτηση και μπορείτε να απορρίψετε την αρχειοθέτηση, εάν θέλετε, επιλέγοντας Όχι στο πλαίσιο μηνύματος.
• Διαγραφή ληγμένων αντικειμένων (Μόνο φάκελοι email): Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να διαγράψετε όλα τα μηνύματα email όταν λήξει η χρονική περίοδος.
• Αρχειοθέτηση ή Διαγραφή παλαιών αντικειμένων: Καταργήστε αυτήν την επιλογή εάν δεν θέλετε να αρχειοθετήσετε στοιχεία.
• Εμφάνιση φακέλου αρχειοθέτησης στη λίστα φακέλων: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να διατηρήσετε την αρχειοθετημένη έκδοση του φακέλου στο παράθυρο Φάκελος. Τα αρχειοθετημένα στοιχεία διατηρούνται σε αυτόν τον φάκελο, ώστε να μπορείτε να τα ελέγξετε.
• Εκκαθάριση αντικειμένων παλαιότερων από: Επιλέξτε μια χρονική περίοδο αποκοπής μετά την οποία θα αρχειοθετηθούν τα στοιχεία.
• Μετακίνηση παλαιών αντικειμένων σε: Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και επιλέξτε έναν φάκελο εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο Αρχειοθέτησης σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία.
• Μόνιμη διαγραφή παλαιών αντικειμένων: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να διαγράψετε, όχι να αρχειοθετήσετε, παλιά στοιχεία.

Κανόνες αρχειοθέτησης για έναν φάκελο του Outlook

Επιλέξτε μεταξύ αυτών των επιλογών στο πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες για να δημιουργήσετε κανόνες αρχειοθέτησης για έναν συγκεκριμένο φάκελο:

• Να μην αρχειοθετούνται τα στοιχεία σε αυτόν τον φάκελο: Ορίστε αυτήν την επιλογή εάν τα στοιχεία του φακέλου δεν αξίζει να αρχειοθετηθούν.
• Αρχειοθέτηση στοιχείων σε αυτόν τον φάκελο με χρήση των προεπιλεγμένων ρυθμίσεων: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να μεταβείτε στους προεπιλεγμένους κανόνες αρχειοθέτησης για το φάκελο.
• Αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου με χρήση αυτών των ρυθμίσεων: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να ορίσετε κανόνες αρχειοθέτησης για το φάκελο.
• Εκκαθάριση αντικειμένων παλαιότερων από: Επιλέξτε μια χρονική περίοδο αποκοπής μετά την οποία θα αρχειοθετήσετε τα στοιχεία στο φάκελο.
• Μετακίνηση παλαιών στοιχείων στον προεπιλεγμένο φάκελο αρχειοθέτησης: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να μετακινήσετε στοιχεία στον φάκελο που επιλέξατε ως προεπιλογή.
• Μετακίνηση παλαιών αντικειμένων σε: Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και επιλέξτε έναν φάκελο εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τα αρχειοθετημένα στοιχεία σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία.
• Μόνιμη διαγραφή παλαιών αντικειμένων: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να διαγράψετε, όχι να αρχειοθετήσετε, στοιχεία σε αυτόν τον φάκελο.

Εκτός από την αρχειοθέτηση, ένας άλλος τρόπος αυτόματης κατάργησης bric-a-brac είναι να εκμεταλλευτείτε τον Οδηγό κανόνων για να διαγράψετε ορισμένα είδη μηνυμάτων email όταν φτάσουν.

Εκτέλεση της εντολής Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου του Outlook

Η εντολή Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου είναι μια εντολή γενικής χρήσης για την εύρεση μηνυμάτων email, την αρχειοθέτηση στοιχείων, τη διαγραφή στοιχείων και τη διαγραφή εναλλακτικών εκδόσεων στοιχείων. Για να χρησιμοποιήσετε την εντολή, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Πληροφορίες, κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλεία και επιλέξτε Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου. Βλέπετε το πλαίσιο διαλόγου Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου. Το πλαίσιο διαλόγου προσφέρει μια γρήγορη είσοδο σε αυτές τις διαφορετικές εργασίες του Outlook :

• Δείτε πόσο χώρο στο δίσκο καταλαμβάνουν οι φάκελοι: Κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή μεγέθους γραμματοκιβωτίου και, στη συνέχεια, σημειώστε τα μεγέθη φακέλων στο πλαίσιο διαλόγου Μέγεθος φακέλου.
• Εύρεση στοιχείων: Επιλέξτε ένα κουμπί επιλογής για να βρείτε στοιχεία παλαιότερα από έναν ορισμένο αριθμό ημερών ή μεγαλύτερα από έναν ορισμένο αριθμό kilobyte, εισαγάγετε έναν αριθμό ημερών ή kilobyte και κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση. Προσγειώνεστε στο πλαίσιο διαλόγου Advanced Find.
• Αρχειοθέτηση στοιχείων: Κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματη αρχειοθέτηση για να αρχειοθετήσετε τα στοιχεία στους φακέλους σας.
• Άδειασμα του φακέλου διαγραμμένων στοιχείων: Κάντε κλικ στο κουμπί Άδειασμα για να αδειάσετε το φάκελο Διαγραμμένα.
• Διαγραφή όλων των εναλλακτικών εκδόσεων στοιχείων: Κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή εάν πραγματοποιείτε αποστολή email μέσω λογαριασμού Exchange Server και θέλετε να διαγράψετε εναλλακτικές εκδόσεις στοιχείων που δημιουργήθηκαν κατά τον συγχρονισμό.

Μαζεύοντας τα γραμματοκιβώτια.