Οργάνωση της αλληλογραφίας σας στο Outlook 2016

Φούσκωμα ταχυδρομικής θυρίδας. Όλοι το παίρνουν με τον καιρό. Τα Εισερχόμενά σας του Outlook 2016 γεμίζουν με μηνύματα που παραλείψατε να διαγράψετε ή να αρχειοθετήσετε, και προτού το καταλάβετε, έχετε χιλιάδες μηνύματα, που καταλαμβάνουν χώρο στο αρχείο δεδομένων σας και σας εμποδίζουν να περιηγηθείτε εύκολα στο νέο περιεχόμενο. Ακολουθούν μερικές ιδέες για να διαλύσετε αυτό το φράγμα.

Καθαρίστε τις συνομιλίες

Μια συνομιλία είναι μια ανταλλαγή email που αποτελείται από πολλαπλά μηνύματα πίσω και πίσω. Επειδή οι περισσότεροι άνθρωποι απλώς πατούν Απάντηση για να συνεχίσουν μια συνομιλία χωρίς να διαγράψουν όλο το προηγούμενο κείμενο, καταλήγετε με πολλά μηνύματα που είναι βασικά υποσύνολα του περιεχομένου του άλλου. Η λειτουργία Εκκαθάριση συνομιλίας περνά και τα βρίσκει, διαγράφοντας τυχόν μηνύματα που περιέχονται πλήρως σε τουλάχιστον ένα άλλο μήνυμα.

Επιλέξτε Home→Clean Up→Clean Up Conversation για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα σε ένα συγκεκριμένο μήνυμα. (Επιλέξτε πρώτα το μήνυμα.) Για να καθαρίσετε έναν ολόκληρο φάκελο, επιλέξτε Home→Clean Up→Clean Up Folder. Ή, για να το κάνετε για όλους τους φακέλους αλληλογραφίας σας, επιλέξτε τα Εισερχόμενα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αρχική σελίδα→ Εκκαθάριση→ Εκκαθάριση φακέλου και υποφακέλων.

Αρχειοθετήστε παλιά μηνύματα

Μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook να αρχειοθετεί μηνύματα που έχουν συγκεκριμένες ιδιότητες, όπως αυτά που είναι παλαιότερα από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Η αρχειοθέτηση των μηνυμάτων τα μετακινεί σε ένα ξεχωριστό αρχείο δεδομένων που ονομάζεται Archive.pst. Η εκκαθάριση του κύριου αρχείου του Outlook το κάνει μικρότερο, έτσι ώστε το Outlook να ξεκινά πιο γρήγορα. Μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο δεδομένων Archive όποτε θέλετε να ανατρέξετε σε κάτι σε αυτό.

Για να αρχειοθετήσετε μηνύματα, επιλέξτε Αρχείο→ Πληροφορίες→ Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου→ Αρχειοθέτηση. Ορίστε τις προτιμήσεις σας στο παράθυρο διαλόγου Αρχειοθέτηση και κάντε κλικ στο OK.

Για να ανοίξετε αργότερα το αρχείο δεδομένων Αρχειοθέτησης για να ανακτήσετε κάτι, επιλέξτε Αρχείο→ Άνοιγμα & Εξαγωγή→ Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook. Περιηγηθείτε στο αρχείο αρχειοθέτησης, επιλέξτε το και κάντε κλικ στο OK. Το αρχείο αρχειοθέτησης εμφανίζεται τώρα στο παράθυρο πλοήγησης στα αριστερά. μπορείτε να το δουλέψετε εκεί ακριβώς όπως θα κάνατε στο κύριο αρχείο σας.

Για ακόμη πιο ενδελεχή εκκαθάριση, επιλέξτε Αρχείο→ Πληροφορίες→ Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου→ Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου. Στο πλαίσιο διαλόγου Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου, μπορείτε να καθορίσετε παραμέτρους για αυτόματη αρχειοθέτηση. Για παράδειγμα, μπορείτε να βρείτε αντικείμενα παλαιότερα από έναν ορισμένο αριθμό ημερών ή μεγαλύτερα από έναν ορισμένο αριθμό kilobyte.

Δημιουργία φακέλων αλληλογραφίας

Ένας αποτελεσματικός τρόπος για να οργανώσετε την αλληλογραφία σας είναι να δημιουργήσετε υποφακέλους για τα Εισερχόμενά σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να μετακινήσετε μηνύματα σε έναν από τους υποφακέλους για να τα βγάλετε από τα κύρια Εισερχόμενα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε έναν υποφάκελο για κάθε οργανισμό στον οποίο είστε εθελοντής ή έναν υποφάκελο για κάθε μέλος της οικογένειας που σας στέλνει μηνύματα.

Για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο Εισερχόμενα στο παράθυρο πλοήγησης και επιλέξτε Νέος φάκελος. Πληκτρολογήστε το νέο όνομα φακέλου και πατήστε Enter. Στη συνέχεια, σύρετε και αποθέστε μηνύματα από τα Εισερχόμενά σας στο όνομα του νέου φακέλου στο παράθυρο πλοήγησης.

Δημιουργία κανόνων διαχείρισης αλληλογραφίας

Το να έχετε πολλούς φακέλους αλληλογραφίας είναι υπέροχο, αλλά πρέπει να θυμάστε να σύρετε και να αποθέσετε μηνύματα σε αυτούς τους φακέλους. Ευτυχώς, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία δημιουργώντας κανόνες χειρισμού αλληλογραφίας. Ένας κανόνας μπορεί να αξιολογήσει τη διεύθυνση email του αποστολέα και να ανακατευθύνει το μήνυμα σε έναν υποφάκελο, εάν για παράδειγμα προέρχεται από ένα συγκεκριμένο άτομο.

Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα χειρισμού αλληλογραφίας, ξεκινήστε με ένα επιλεγμένο μήνυμα που πληροί τα επιθυμητά κριτήρια. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αρχική σελίδα→Κανόνες→Δημιουργία κανόνα. Στη συνέχεια, συμπληρώστε το πλαίσιο διαλόγου για να περιγράψετε το μήνυμα που θέλετε να στοχεύσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε τι περιέχει το θέμα ή σε ποιον αποστέλλεται. Κάντε κλικ στην επιλογή Σύνθετες επιλογές για περισσότερες επιλογές.

Για να το ρυθμίσετε, επιλέξτε Αρχείο → Κοινή χρήση → Παρουσίαση στο Διαδίκτυο → Παρουσίαση στο Διαδίκτυο. Θα εμφανιστεί ένας σύνδεσμος. αντιγράψτε αυτόν τον σύνδεσμο και στείλτε τον στα μέλη του κοινού σας μέσω μηνύματος κειμένου, email ή όποιας μεθόδου θέλετε. Περιμένετε να το λάβουν και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη παρουσίασης στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται για να ξεκινήσει η εκπομπή.