Ομαδοποίηση αντικειμένων στο Outlook 2007

Η ομαδοποίηση στο Outlook 2007 δημιουργεί δέσμες παρόμοιων στοιχείων που μπορείτε να ανοίξετε ή να κλείσετε. Μπορείτε να δείτε μόνο τα τσαμπιά που σας ενδιαφέρουν και να αγνοήσετε όλα τα άλλα τσαμπιά. Για παράδειγμα, κατά τη φορολογική περίοδο, ομαδοποιείτε τις επιταγές σας. κάνεις ένα σωρό από τις επιταγές για ιατρικά έξοδα, άλλο ένα σωρό επιταγές για φιλανθρωπικές κρατήσεις κ.ο.κ. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε τα ποσά που δαπανήσατε σε κάθε κατηγορία και να εισαγάγετε αυτά τα στοιχεία στη φορολογική σας δήλωση.

Ομαδοποίηση προβολών με μερικά κλικ του ποντικιού

Ο πιο γρήγορος τρόπος για να ομαδοποιήσετε στοιχεία είναι να κάνετε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης που θέλετε να ομαδοποιήσετε και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Ομαδοποίηση κατά αυτό το πεδίο. Εμφανίζεται αυτόματα το πλαίσιο Ομάδα κατά και το όνομα του πεδίου που επιλέξατε εμφανίζεται αυτόματα στο πλαίσιο Ομάδα κατά. Δεν είναι κηλίδα;

Ομαδοποίηση προβολών με μεταφορά και απόθεση

Ο επόμενος απλούστερος τρόπος ομαδοποίησης στοιχείων είναι να ανοίξετε το πλαίσιο Ομάδα κατά και να σύρετε μια στήλη που οδηγεί σε αυτό.

Για να ομαδοποιήσετε στοιχεία σύροντας και αποθέτοντας μια επικεφαλίδα στήλης, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Ανοίξτε τη γραμμή εργαλείων για προχωρημένους επιλέγοντας Προβολή –> Γραμμές εργαλείων –> Για προχωρημένους.

Η γραμμή εργαλείων για προχωρημένους εμφανίζει το κουμπί Group By Box, συνήθως το τρίτο κουμπί από τα δεξιά. Το κουμπί Group By Box περιέχει ένα εικονίδιο που μοιάζει με πλαίσιο με μερικές γραμμές μέσα.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Ομάδα ανά πλαίσιο στη γραμμή εργαλείων για προχωρημένους.

Ο πίνακας πέφτει ελαφρώς προς τα κάτω και εμφανίζεται ένα πλαίσιο πάνω από τον πίνακα, το οποίο δηλώνει Σύρετε μια κεφαλίδα στήλης εδώ για να ομαδοποιήσετε κατά αυτήν τη στήλη.

3. Σύρετε στο πλαίσιο Ομάδα κατά την κεφαλίδα της στήλης που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να ομαδοποιήσετε.

Μπορείτε να σύρετε πολλά πεδία μέχρι το πλαίσιο Ομάδα κατά για να δημιουργήσετε ομάδες που βασίζονται σε περισσότερες από μία στήλες.

Χρήση του παραθύρου διαλόγου Ομάδα κατά

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Ομάδα κατά για να ομαδοποιήσετε την καταχώρισή σας.

Για να ομαδοποιήσετε τη λίστα σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Προβολή –> Τρέχουσα προβολή –> Προσαρμογή τρέχουσας προβολής.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή προβολής. Εάν δείτε τις λέξεις Προσαρμογή τρέχουσας προβολής στο παράθυρο περιήγησης, μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ σε αυτές τις λέξεις για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Προβολή σύνοψης.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Ομαδοποίηση κατά.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Ομάδα κατά.

3. Επιλέξτε το πρώτο πεδίο κατά το οποίο θέλετε να ομαδοποιήσετε την προβολή.

Η λίστα έχει περισσότερα πεδία από αυτά που εμφανίζονται στον πίνακα. Εάν επιλέξετε να ομαδοποιήσετε ένα πεδίο που δεν εμφανίζεται στον πίνακά σας, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση πεδίου σε προβολή.

Μπορεί επίσης να θέλετε να επιλέξετε εάν θέλετε οι ομάδες σας να ταξινομούνται σε Αύξουσα ή Φθίνουσα σειρά.

4. Επιλέξτε οποιαδήποτε άλλα πεδία με τα οποία θέλετε να ομαδοποιήσετε την προβολή.

Εάν ομαδοποιήσετε κατά πάρα πολλές στήλες, κάνετε τη λίστα σας πιο δύσκολη, αντί πιο εύκολη, στη χρήση.

5. Κάντε κλικ στο OK.

Μπορείτε να ομαδοποιήσετε τη λίστα σας ανά όσα πεδία θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το σκοπό αυτό.