Οι κίνδυνοι της χρήσης του Excel για χρηματοοικονομική μοντελοποίηση

Οι υπεύθυνοι οικονομικών μοντέλων, όπως οποιοσδήποτε εργάζεται εκτενώς με το Excel, γνωρίζουν πολύ καλά τους εγγενείς κινδύνους που ενέχονται. Σύμφωνα με μια μελέτη του Ray Panko, ο οποίος είναι ηγετική αρχή στις πρακτικές υπολογιστικών φύλλων, σχεδόν το 90 τοις εκατό των υπολογιστικών φύλλων περιέχουν σφάλματα.

Μερικοί διευθυντές αντιμετωπίζουν τα μοντέλα σαν να είναι σε θέση να παράγουν την απάντηση σε όλες τις επιχειρηματικές τους αποφάσεις και να λύσουν όλα τα επιχειρηματικά τους προβλήματα. Είναι τρομακτικό να βλέπεις την τυφλή πίστη που έχουν πολλοί μάνατζερ στα οικονομικά τους μοντέλα.

Το χρηματοοικονομικό μοντέλο είναι πολύ σημαντικό για τις επιχειρήσεις σήμερα. Η εξάρτηση από οικονομικά μοντέλα που βασίζονται στο Excel είναι τόσο εδραιωμένη στην κουλτούρα πολλών οργανισμών και η πρακτική της παράδοσης «μοντέλων παλαιού τύπου» σε κατώτερο προσωπικό που δεν κατανοεί πώς λειτουργούν τα μοντέλα είναι μια ευρέως διαδεδομένη πρακτική. Τα μοντέλα που έχουν χρησιμοποιηθεί ξανά και ξανά για πολλά χρόνια μεταβιβάζονται και επαναχρησιμοποιούνται. Ως σύμβουλος, έχω δει πολλές φορές — ο χρήστης δεν καταλαβαίνει πώς λειτουργεί το μοντέλο, αλλά είναι «αρκετά σίγουρος» ότι του δίνει τα σωστά αποτελέσματα.

Σύμφωνα με την PwC και την KPMG , περισσότερο από το 90 τοις εκατό των εταιρικών υπολογιστικών φύλλων περιέχουν σημαντικά σφάλματα. Λαμβάνοντας υπόψη τη σημασία των υπολογιστικών φύλλων στις επιχειρήσεις, αυτός ο κίνδυνος δεν πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπόψη. Η Ευρωπαϊκή Ομάδα Κινδύνου Υπολογιστικών Φύλλων (EuSpRIG) ιδρύθηκε το 1999 καθαρά με σκοπό την αντιμετώπιση ζητημάτων ακεραιότητας υπολογιστικών φύλλων. Ερευνούν και αναφέρουν ιστορίες τρόμου υπολογιστικών φύλλων, οι οποίες περιέχουν τα πιο πρόσφατα σφάλματα που σχετίζονται με υπολογιστικά φύλλα που αναφέρθηκαν στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί. Οι καταστροφικές συνέπειες της ανεξέλεγκτης χρήσης υπολογιστικών φύλλων είναι πάντα ανησυχητικές και προκαλούν κάπως φρικιαστική ανάγνωση.

Είναι πάντα λίγο τρομακτικό όταν οι άνθρωποι λένε ότι πρόκειται να προχωρήσουν σε ένα έργο πολλών εκατομμυρίων δολαρίων «εξαιτίας των αποτελεσμάτων του χρηματοοικονομικού μοντέλου». Είναι πολύ εύκολο να γίνει λάθος ένας τύπος ή οι υποθέσεις εισόδου να είναι μόνο μερικά σημεία βάσης, τα οποία μπορεί κάλλιστα να έχουν σημαντικό αντίκτυπο στην έξοδο. Η προσαρμογή των υποθέσεων εισροών με λίγα μόνο δολάρια με κάθε τρόπο μπορεί να έχει τεράστιο αντίκτυπο στις ταμειακές ροές, την κερδοφορία και την απόλυτη βιωσιμότητα ενός έργου!

Τόσο τα σφάλματα τύπου όσο και τα λογικά σφάλματα γίνονται πολύ εύκολα και επικρατούν στα εταιρικά οικονομικά μοντέλα. Ως οικονομικός μοντελιστής, θα πρέπει να ψάχνετε προσεκτικά για λάθη καθώς κατασκευάζετε το μοντέλο.

Αν και οι κύριοι κίνδυνοι από τη χρήση του Excel σχετίζονται με την ευαισθησία του σε σφάλματα, τα σχετικά ζητήματα χωρητικότητας και έλλειψης πειθαρχίας δικαιολογούν επίσης αναφορά.

Χωρητικότητα

Πριν από το Excel 2007, ο μέγιστος αριθμός σειρών που μπορούσε να χειριστεί το Excel ήταν 65.000. Αυτό μπορεί να φαίνεται πολύ, ειδικά αν μόλις ξεκινάτε με το Excel, αλλά δεν είναι αρκετά κοντά . Ο μέσος χρήστης του Excel θα ξεμείνει τακτικά από σειρές και θα έπρεπε να καταφύγει στη χρήση της Microsoft Access ή στη διατήρηση δεδομένων σε πολλά βιβλία εργασίας για την αποθήκευση των δεδομένων. Μου, πόσο έχουν αλλάξει τα πράγματα!

Από το Excel 2007 και μετά, ο αριθμός των σειρών αυξήθηκε σε πάνω από ένα εκατομμύριο, κάτι που φαινόταν σαν μια μεγάλη βελτίωση εκείνη την εποχή. Σε αυτήν την εποχή των μεγάλων δεδομένων, ωστόσο, εξακολουθεί να είναι πολύ εύκολο να ξεμείνετε από σειρές, ειδικά όταν αρχίζετε να εκτελείτε μερικούς τύπους στη στήλη. Ρεαλιστικά, οτιδήποτε περισσότερες από μισό εκατομμύριο σειρές γίνεται πολύ αργό χρησιμοποιώντας το συνηθισμένο Excel.

Η έλλειψη χωρητικότητας του Excel μπορεί ακόμα να θεωρηθεί ως κίνδυνος γιατί, παρά τις νέες δυνατότητες του σύγχρονου Excel, πολλά από αυτά εξακολουθούν να αναπτύσσονται και λίγοι άνθρωποι τα χρησιμοποιούν ακόμη στο μέγιστο των δυνατοτήτων τους. Για να αντιμετωπίσουν τους περιορισμούς μεγέθους του Excel όταν εργάζονται με μεγάλες ποσότητες δεδομένων, οι άνθρωποι εξακολουθούν να κόβουν τα δεδομένα σε διάφορα κομμάτια, εισάγουν και εξάγουν από την Access ή άλλες βάσεις δεδομένων για να αποφύγουν την αποθήκευση δεδομένων και τη διαγραφή αρχειοθετημένων δεδομένων, τα οποία είναι όλα επικίνδυνες πρακτικές επειδή είναι επιρρεπείς σε σφάλματα και είναι απίστευτα χρονοβόρες.

Έλλειψη πειθαρχίας

Το Excel είναι ένα εξαιρετικά ευέλικτο εργαλείο. Μπορείτε να κάνετε σχεδόν οτιδήποτε στο Excel, αλλά δεν σημαίνει ότι πρέπει! Ένας από τους λόγους που το αγαπώ τόσο πολύ είναι η έλλειψη ορίων ή περιορισμών. Τα περισσότερα λογισμικά σας αναγκάζουν να το χρησιμοποιήσετε με συγκεκριμένο τρόπο, αλλά το Excel σάς επιτρέπει να πληκτρολογήσετε οτιδήποτε σε οποιοδήποτε κελί.

Τώρα, όσο υπέροχο κι αν είναι να είσαι χωρίς όρια, είναι επίσης απίστευτα επικίνδυνο και κάπως ανησυχητικό. Ξέρετε πόση ζημιά μπορεί να προκληθεί με ένα λανθασμένο οικονομικό μοντέλο και το γεγονός ότι δεν υπάρχουν έλεγχοι και ισορροπίες —εκτός από αυτά που βάλατε εσείς ως μοντελιστής— είναι μια τρομακτική προοπτική.

Πολλές από τις βέλτιστες πρακτικές χρηματοοικονομικής μοντελοποίησης έχουν δημιουργηθεί με σκοπό την αντιμετώπιση αυτής της έλλειψης πειθαρχίας στα χρηματοοικονομικά μοντέλα. Οι έλεγχοι σφαλμάτων, η μορφοποίηση και οι κανόνες σχετικά με τη διάταξη, τη σχεδίαση και τη δομή του μοντέλου έχουν σχεδιαστεί για να θέτουν κάποια όρια γύρω από ένα μοντέλο, το οποίο, χωρίς αυτά, γίνεται ένα επικίνδυνο εργαλείο σε λάθος χέρια.